Autor: Raul Osvaldo Menanteaux Moreno - GPA

Foi exatamente a partir da primeira gestão da atual diretoria da CELEPAR, em início de 1995, quando, por sua iniciativa, começou a ser estruturado um processo que possibilitasse ações coordenadas para o atendimento a projetos, objetivando sua integração e o acompanhamento e controle sistemáticos. Isto, como conseqüência, e quase desde sempre, pela falta de mecanismos que permitissem o conhecimento e a visibilidade ampla e total das demandas dos clientes e seu atendimento. Historicamente, era comum que, em empresas do ramo que caracteristicamente operavam seus processos produtivos na forma de projetos, não existisse um meio organizado de identificação e acompanhamento de projetos e, principalmente, que fosse do conhecimento de toda a organização.

Em diversas empresas pesquisadas na época nada foi encontrado que servisse de referência ou que orientasse a estruturação desse processo; vale lembrar que os projetos eram acompanhados apenas por pequenos grupos de técnicos que tinham o conhecimento dos compromissos com clientes, e estes apenas dominavam a situação de parte desses compromissos. Por outro lado, os técnicos mais graduados na estrutura da organização tomavam conhecimento dos compromissos e projetos de maior relevância, ou de maior comprometimento e até de maior complexidade, porém, sempre com uma visão parcial do conjunto de projetos. Havia os casos em que o líder era convocado a prestar contas da evolução dos trabalhos e qualquer comentário ou desculpa era aceita, até porque não havia um acompanhamento metódico que permitisse, de forma sistemática, comparar, avaliar e até questionar os trabalhos e progresso das atividades. De fato existiam alguns métodos, muito particulares, de acompanhamento, porém, sempre num âmbito restrito à equipe ou, como na maioria dos casos, ao único integrante da equipe do projeto.

O que fazer: de uma certa forma, como atender a esta iniciativa da empresa já estava mais ou menos claro: identificar, registrar, acompanhar e avaliar projetos de forma sistemática. Faltava o por quem, o como fazer, e com que meios.

O por quem: foi estruturando na CELEPAR a Gerência de Planejamento e Avaliação - GPA. Subordinada diretamente à Presidência da empresa, cujo principal propósito foi o de estabelecer e manter a metodologia de sustentação do processo de Gerenciamento de Projetos para o acompanhamento e avaliação eficientes, visando antecipar e relatar, em tempo oportuno, eventuais desvios para desenvolver ações corretivas e obter informações que possibilitem, entre outros benefícios, a integração entre as diversas áreas da empresa, a formalização na obtenção de recursos e soluções que dependam de outras áreas e a disponibilização de ferramentas para o controle gerencial de projetos.

Significativo impulso a esta iniciativa foi dado pela Diretoria da CELEPAR ao estabelecer reuniões semanais de acompanhamento de projetos, evidentemente, apoiada por recursos limitados se comparados com os utilizados atualmente. Assim, com esta iniciativa, estimulou-se o resto da empresa a começar a, pelo menos, dar visibilidade aos seus trabalhos e organização. O rompimento da cultura e práticas existentes na condução de projetos foi demorado e exigiu alto grau de persistência e tempo até que se conseguisse internalizar os princípios de acompanhamento e, como conseqüência, de gerência de projetos.

O engajamento determinado do corpo funcional, principalmente da Gerência de Atendimento a Clientes - GAC num primeiro momento, possibilitou à CELEPAR organizar rapidamente o cadastro de projetos e iniciar o processo de acompanhamento.

O como fazer: primeiramente, identificar e registrar todos os projetos (e às vezes serviços) que se encontravam em execução, com vistas a formar um cadastro que permitisse começar a "analisar a situação" e identificar os objetivos de cada um. Isto numa forma bastante convencional, ou seja, registrando cada um deles em documentos WORD para, periodicamente, serem elaboradas "avaliações" da organização e evolução dos projetos. Este processo de avaliação estava muito mais voltado à complementação de informações do que à análise propriamente. Era o momento de constituir um cadastro completo de projetos em execução e, se possível, consistente, de cada um.

O com que meios: tem sido o fator de maior transformação em todo este tempo. Iniciou-se, primeiramente, elaborando as avaliações em documentos WORD os quais, formando uma pasta, eram colocados à disposição das reuniões semanais de avaliação com a Diretoria e cujos pareceres ou observações eram transmitidos, posteriormente, aos responsáveis através da GPA.

Quase ao mesmo tempo contratava-se o software MS-Project e treinavam-se técnicos para sua utilização, na idéia que através deste mecanismo poder-se-ia ter o instrumento de acompanhamento de projetos. O tempo veio demonstrar ser este um instrumento eficiente para elaborar o planejamento de um projeto, porém de difícil operação como mecanismo de registro e avaliação de projetos, pela própria dinâmica dos processos, dificuldade de acesso aos comentários e, principalmente, pela dificuldade de constituir o histórico da evolução dos trabalhos. E, ainda, pela limitação dos campos de comentários e vulnerabilidade das informações. Em razão disto, os "cronogramas" elaborados através do Project passaram a ser mais um instrumento de análise para elaboração das avaliações, que, porém, continuaram a ser elaboradas em documentos Word.

Foi em final de 1995 quando, a partir da instalação do Lotus Notes na CELEPAR, começou a evoluir a idéia de transformar a então base de projetos, estática e incomunicável, para uma base Notes, porém sem utilizar, ainda, e de forma plena, os benefícios de comunicação e work-flow.

Assim, veio a primeira versão, ainda rudimentar, do que seria, através do tempo e experiências acumuladas, uma autêntica base de dados Notes como está concebida hoje, reunindo todas as potencialidades e facilidades do software que permite que as pessoas de um grupo, de uma instituição, ou de diversas instituições, se comuniquem entre si e possam criar, compartilhar e acessar informações orientadas a documentos através de redes, Internet e linhas discadas.

As potencialidades do Lotus Notes contribuíram e continuam a contribuir (ou exigir) com constantes melhorias do processo de acompanhamento de projetos, principalmente pela necessidade de estabelecer procedimentos cada vez mais efetivos de apoio aos processos de gestão e melhoria da qualidade dos resultados dos projetos.

Isto significa a necessidade de estabelecer, manter e aperfeiçoar o work-flow do processo de registro e acompanhamento de projetos, definir os critérios mínimos e os procedimentos de avaliação, também em constante evolução e melhoria.

O processo de evolução do acompanhamento de projetos, materializado pela Base de Projetos, fica demonstrado pelas cinco (5) versões do aplicativo já disponibilizadas nesses, coincidentemente, cinco (5) anos de prática deste processo. A cada nova versão implementada, começam a surgir novas idéias e novas sugestões, seja por iniciativas dos seus usuários ou pelo aprofundamento na matéria relacionada a Gerência de Projetos.

E a gerência de projetos: deve-se considerar que o acompanhamento de projetos é um dos macroprocessos do Gerenciamento de Projetos proposto pelo PMBOK - Controlar - que concentra os resultados de outros macroprocessos (Iniciar, Planejar, Executar e Encerrar), e tem como objetivo monitorar e avaliar o progresso do projeto para assegurar que os seus objetivos estão sendo atingidos, tomando as ações corretivas se e quando necessárias.

Indiscutivelmente, a adoção do Lotus Notes como software para desenvolvimento da aplicação Base de Projetos, contribuiu para a estruturação de uma ferramenta bastante dinâmica, de fácil desenvolvimento, onde o único requisito é a criatividade aliada a princípios consolidados de gestão de projetos, cumprindo com uma das suas principais missões: dar visibilidade aos projetos e à sua gestão. Outro, compromisso que está em efetivo alcance, e contribuir para alavancar o processo de gerenciamento de projetos a partir de um bem estruturado processo de acompanhamento.

Todos os projetos, tanto internos quanto de clientes, são conhecidos e o seu progresso e condições de execução são acompanhados pela CELEPAR em geral e pelo cliente durante todo o seu ciclo de vida, desde o momento em que caracterizam-se apenas como demanda, passam por um processo de definição consistente do problema e estabelecimento dos objetivos, pelo reconhecimento e comprometimento da CELEPAR como um compromisso a ser atendido. Isto, através da análise e parecer de aceitação das áreas envolvidas na execução em relação a recursos, tecnologia e prazos, pela formalização da proposta ao cliente, pela apreciação da Diretoria, pela contratação interáreas e pelo planejamento e execução em cada uma das áreas envolvidas no projeto.

Atualmente, o gerenciamento de projetos está sendo entendido, definitivamente, como um dos principais fatores de sucesso das empresas, por ser um conjunto de disciplinas que permite executar, com sucesso, seus desafios. Incluídos aqui todos os processos metodológicos que garantam qualidade ao produto. Daí desprende-se o conceito de projeto de qualidade como sendo aquele que consegue atingir os objetivos dentro do prazo, custos e qualidade acordados, atingir os requisitos estabelecidos e deixar o cliente satisfeito com os resultados, quando suas necessidades e expectativas são atendidas.

Neste sentido, e através do processo de acompanhamento de projetos, alavancado fundamentalmente pela Base de Projetos, pela determinação da direção da CELEPAR e pela cooperação e participação de todos, espera-se contribuir grandemente com o desenvolvimento e práticas de Gerenciamento de Projetos na empresa. Mudar velhos hábitos, introduzir novos conceitos de como conduzir e organizar projetos é uma tarefa árdua que exige persistência, dedicação, esforço e prática, porém, espera-se, e já estamos obtendo êxito, melhorar a qualidade do atendimento aos clientes.

A Base de Projetos constituiu-se numa ferramenta imprescindível de apoio à gestão e acompanhamento de projetos. Deu visibilidade aos projetos da empresa permitindo seu acompanhamento aos diversos agentes que participam da sua execução, aos clientes, à Diretoria, e, principalmente, proporciona momentos de reflexão ao Responsável pelo Projeto, ao Líder, e ao Gerente do Projeto em relação à condução do projeto quando, periodicamente, deve registrar a evolução dos trabalhos do projeto e as condições de execução. Já a análise dos fatos registrados e o cumprimento do planejamento exigem, de quem avalia e acompanha a evolução dos trabalhos, também um momento de reflexão para elaborar os seus diagnósticos ou sugerir eventuais ações de qualidade ou cumprimento e observância do processo de gestão praticado.

As facilidades de compartilhamento de informações e de comunicação incorporadas na base em função do Lotus Notes, permitiram não apenas dar visibilidade aos projetos e ao acompanhamento da gestão e evolução dos trabalhos, como também organizar as informações nas mais diversas formas para facilitar pesquisas, obter diversos indicadores de desempenho dos projetos e a formação de séries históricas.

As facilidades de incorporação de procedimentos programados, que caracterizem dotar o aplicativo de uma certa inteligência, auxilia na identificação de situações inadequadas de gestão e acompanhamento do projeto. Dada a facilidade de comunicação, estimulou a geração de comunicados, de forma automática, nos casos em que num projeto não tenham sido atendidos quaisquer dos requisitos de acompanhamento, de planejamento, de cumprimento de ritos, que caracterizem ou possam caracterizar condição suficiente de situação inadequada de condução ou de registro de informações do projeto.

Tudo isto como contribuição para o firme propósito da CELEPAR em assegurar uma melhoria constante da prestação de serviços com qualidade.