Autores: Wilson Mauri de Bonfim ,Cleber Wilson Genero (Estagiário) e Hellenson Buisa (ex-estagiário)

A organização interna de uma empresa visa, essencialmente, ordenar a rede de circulação de informações. A introdução dos meios automáticos de processamento de informações causou, e ainda irá causar, efeitos sobre a organização da empresa, mas, também, e, sobretudo, sobre os homens que a dirigem.

O artigo desta edição, preparado com muito cuidado, dá uma visão bastante ampla da informática na automação de escritórios, como fator econômico e de alta produtividade no desempenho das funções administrativas e organizacionais. Escrito pelo Cleber, estagiário que já deu sua contribuição em Clipper, Natural e atualmente desenvolve aplicativos em Lotus Notes, e o Buisa, que estagiou na Celepar no ano passado, o artigo mostra como a informática tem exercido o seu papel no auxílio desta difícil tarefa.

Boa leitura !

Wilson Mauri de Bonfim

AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS

Com a era da informática, a agilização dos dados e das informações vem sendo feita através da informatização, que permite a captação da informação mais rapidamente com dados atualizados. No escritório isto se faz presente nas diversas tarefas inerentes, que podem ser subdivididas nos seguintes enfoques: área de negócios e área administrativa.

Área de Negócios

A rapidez das informações influi diretamente na segurança das decisões, dinamizando os dados vindos de outros níveis gerenciais. A precisão dos dados para a competitividade do mercado é fundamental para a tomada de decisões. Isto significa um aumento de rentabilidade diretamente ligada à velocidade da informação como suporte à tomada de decisões, com melhoria de qualidade e resultados.

A integração de unidades proporciona maior participação ativa dos integrantes de maneira mais eficaz, aumentando a produtividade.

Área Administrativa

O profissional da área administrativa é responsável pela centralização e controle do fluxo de informações que servirão de base para a tomada de decisões. Com a informatização, estes profissionais e a empresa poderão ser beneficiados da seguinte forma:

- A agilização de envio/recebimento de informações. (economia de tempo);

- A redução do volume de papéis, necessidades de cópias, telefonemas, reuniões, etc.;

- A diminuição da burocracia é ainda maior com a informatização. Além de diminuir o volume de papéis que circulam na empresa tradicional, permite que a documentação eletrônica seja passível de administração por tempo de retenção;

- Tarefas como arquivamento e recuperação de documentos exigem uma perda considerável de tempo e motivação. Com estas tarefas informatizadas a perda de tempo é quase inexistente, e a motivação é aumentada com a disponibilidade de tempo para tarefas mais nobres. Isto influi diretamente no aumento de produtividade individual e liberação de tempo;

- No conceito tradicional da empresa, a distância entre as entidades "produção" e "escritório" é muito acentuada. Com a informatização estas entidades trabalham mais próximas, devido à facilidade de comunicação entre elas, o que poderá ser traduzido como uma interação a caminho da excelência.

ABRANGÊNCIAS

• Facilidade de comunicação

  Correio eletrônico, Telex, Fax, teleconferência, quadro de avisos, formulários, eletrônicos, são as ferramentas que devem ser utilizadas para possibilitar a facilidade de comunicação de uma forma simples e de fácil acesso.

• Apoio à decisão

  Objetiva permitir a realização de consultas e operações (simulações, cálculos e projeções) com os dados corporativos e do mercado. É a disponibilidade de informações de interesse gerencial a partir dos sistemas de nível operacional da empresa, e daqueles existentes na rede pública.

• Geração, arquivamento e recuperação de informações

  As informações devem ser armazenadas em arquivos pessoais ou públicos, com possibilidade de definição de seu ciclo de vida.

A pesquisa e recuperação das informações através de chaves permitem uma rápida localização e acesso aos dados existentes.

O sistema deverá assegurar ao gerador das informações a definição de sua confidencialidade, permitindo acesso somente às pessoas envolvidas no processo.

Administração do tempo

Agenda pessoal - Através dos meios de comunicação, interno e externo, é possível a consulta cruzada para estabelecimento de compromissos.

Reuniões - A consulta cruzada permite, rapidamente, detectar horários livres comuns a todos os participantes.

Recursos - As agendas de recursos, como salas, dispositivos, etc., permitem a simples alocação deste pelo mesmo sistema de consulta cruzada.

Controle de tarefas - Acompanhamento e controle de cronogramas e projetos.

Comunicações interorganizacionais

A mudança no modelo individualista das empresas para a competitividade traz o fator da conectividade de software e hardware entre as instalações. Ao mesmo tempo deve se preocupar com a proteção de seus dados internos.

Aspectos Organizacionais

• Posicionamento na Estrutura
• Sugere-se que seu posicionamento na estrutura organizacional seja um fator importante e definitivo a ser considerado pois a "Automatização de Escritório" mexe com as informações e a estrutura da organização.
• O posicionamento ideal é a ligação direta à alta gerência, o que garante uma maior influência nas áreas envolvidas e maior aceitabilidade do projeto aos demais órgãos.
• Treinamento
• Aspectos comportamentais
• Na informatização do escritório devemos considerar, sob a ótica do comportamento humano, as ocorrências causadas pela mudança de cultura, de métodos e processos tradicionais existentes no ambiente empresarial. As reações provocadas por essas mudanças exigem uma estratégia cuidadosamente planejada, de forma a minimizar os seus efeitos.
• O uso pela alta gerência é um fator de sucesso da implementação, sendo, portanto, necessário tratar estes casos individualmente e com a importância devida.
• Aspectos políticos
• Eliminação de intermediários no trânsito da informação como: marcar reuniões, submeter à aprovação, receber e outras tarefas, levam as secretárias e assessores a "trabalhar" contra o processo.

ONDE AS EMPRESAS ECONOMIZAM

Pesquisa de mercado estudou 400 companhias para ver onde os sistemas de automação de escritórios cortavam os gastos.Percentual de entrevistados que cortavam custo de 10% ou mais.

• Pequenas Cias: de 100 - 999 empregados
• Grandes Cias: mais de 1000 empregados
• Fonte: Business Wed