Autores: Jumara Bernert Bostelmann, Maria Alexandra V. C. da Cunha e Maria Teresa Rodrigues Pahl


PALESTRA:

APRESENTADOR: Antonio Geraldo Rocha Vidal

Entidade: FEA/USP

INFORMATIZAÇÃO DE PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS

Esta palestra foi apresentada sob a área de interesse “Informatização e Pequenas e Médias Empresas”. O apresentador tem experiência de vários anos em consultoria nesse tipo de empresa, e alguns livros publicados microinformática.

MICROCOMPUTADORES

Os microcomputadores permitiram o acesso à tecnologia de informação. Permitiram a automatização de procedimentos de pequeno porte, já que hoje eles representam custos pequenos, aliados a facilidades de operação e simplicidade de instalação. Tornaram-se ferramentas indispensáveis, e a informática disponível, atual e confiável tornou-se um recurso de competitividade.

APLICAÇÕES

As aplicações do microcomputador e da micro informática são das mais variadas naturezas, em todas as áreas da atividade humana. Existem milhares de softwares aplicativos já desenvolvidos para microcomputadores:

. Em 1990 foram ofertados aproximadamente 6.500 pacotes de software administrativo para microcomputadores.

. De 1989 para 1990 esta oferta cresceu cerca de 86% no que se refere ao número de fornecedores (de 90 para 91 espera-se um crescimento ainda grande, mas menos acentuado).

PROCESSO DE INFORMATIZAÇÃO

Alguns passos a serem cumpridos por uma empresa no processo de informatização:

1.Definição das necessidades de informação.
2.Aquisição dos programas aplicativos (software) adequados.
3.Aquisição dos equipamentos (hardwares) ADEQUADOS.
4.Implantação do sistema adquirido (hardware + software).
5.Treinamento dos usuários.
6.Operação e manutenção do sistema.

Definição das necessidades de informação

A definição das necessidades de informação sempre deve ser o primeiro passo, tanto para empresas que optem pela aquisição de pacotes como para empresas que optem por desenvolvimento próprio. Devem ser cumpridas as etapas abaixo:

Etapa 1: Análise dos problemas a empresa e identificação dos fatores críticos de sucesso.
Que informações contribuem para a empresa ter sucesso? Se a empresa, por exemplo, vende produtos fabricados e tem que sempre ter estoque, um sistema de controle de estoque é crítico. Se é uma empresa que faz produtos por encomenda e recebe a prazo, um sistema de contas a receber deve ser mais importante.

Etapa 2: Levantamento das áreas de aplicação e necessidades de informação.

Etapa 3: Consolidação das aplicações e definição das classes de dados (Como existem dados comuns a várias aplicações, é necessário evitar redundância, por exemplo).

Etapa 4: Levantamento do volume de dados cadastrais e transacionais.

Etapa 5: Priorização e seleção das aplicações que efetivamente vão ser informatizadas.2.AQUISIÇÃO DOS PROGRAMAS APLICATIVOS (SOFTWARE) ADEQUADOS

Para ter o software aplicativo adequado, podemos optar por desenvolvimento próprio, por desenvolvimento específico, pela aquisição de pacote de software aplicativo flexível ou rígido.

. Desenvolvimento próprio – É o projeto e desenvolvimento do software na própria empresa por funcionários especializados (CPD próprio).

. Desenvolvimento específico – É o projeto e desenvolvimento do software por um especialista externo, exatamente de acordo com os requisitos desejados pela empresa.

. Pacote de software aplicativo flexível – Pacote com algum grau de adaptação aos objetivos e necessidades da empresa.

. Pacote de software aplicativo rígido – Devemos adaptar os objetivos e necessidades da empresa aos recursos oferecidos pelo software.

DESENVOLVIMENTO PRÓPRIO

Se a empresa optar pelo desenvolvimento próprio do seu software aplicativo, o apresentador sugere algumas etapas:

Etapa 1: Levantamento das necessidades de informação e aplicações a serem automatizadas.

Etapa 2: Especificações dos requisitos essenciais e desejáveis do sistema a ser implantado (requisito essencial e aquele, que se não estiver presente, o software não serve para a empresa; requisito desejável é um não obrigatório, por exemplo, um help 0n-line).

Etapa 3: Constituição da equipe de desenvolvimento e elaboração do cronograma.

Etapa 4: Análise e projeto do sistema a ser desenvolvido (só podem ser feitos se já tivermos os requisitos do sistema).

Etapa 5: Desenvolvimento do sistema.

Etapa 6: Testes e revisões das especificações.

Etapa 7: Implantação do Sistema.

DESENVOLVIMENTO ESPECÍFICO:

Abaixo as etapas a serem cumpridas por aqueles que optarem pelo desenvolvimento específico(a empresa define os requisitos do software, o projeto e o desenvolvimento são executados por um especialista externo). Repare-se que as etapas 6,7,8 e 9 são idênticas às etapas 4,5,6 e 7 relacionadas para o desenvolvimento próprio.

Etapa 1: Levantamento das necessidades de informação e aplicações a serem automatizadas.

Etapa 2: Especificações dos requisitos essenciais e desejáveis do sistema a ser implantado (reparar que as etapas 1 e 2 são iguais para qualquer solução que se escolha).

Etapa 3: Identificação dos possíveis desenvolvedores (profissionais liberais ou software-houses, por indicação, por reputação,... Existem outros itens, outras formas de identificação dos possíveis desenvolvedores, que o apresentador não abordou devido à falta de tempo).

Etapa 4: Solicitação de propostas aos desenvolvedores selecionados.

Etapa 5: Seleção do desenvolvedor através do estabelecimento de critérios e aplicações de uma metodologia para avaliação (exemplo de critérios: anos no mercado, número de clientes, número de clientes no nosso ramo de negócio, quantas pessoas na equipe de desenvolvimento...)

Etapa 6: Análise e projeto do sistema a ser desenvolvido.

Etapa 7: Desenvolvimento do sistema.

Etapa 8: Testes e revisões das especificações.

Etapa 9: Implantação do sistema.

PACOTES DE SOFTWARE E APLICATIVOS

Quais as etapas a serem cumpridas por aqueles que optam por adquirir softwares aplicativos?

Etapa 1: Levantamento das necessidades de informação e aplicações a serem automatizadas.

Etapa 2: Especificações dos requisitos essenciais e desejáveis do sistema a ser implantado.

Etapa 3: Identificação dos possíveis fornecedores (por exemplo, empresas com clientes do mesmo porte, e do mesmo ramo).

Etapa 4: Solicitação de propostas aos fornecedores selecionados (explicitar os requisitos do sistema e até uma breve descrição da empresa, para que o fornecedor a conheça).

Etapa 5: Seleção do software através do estabelecimento de critérios de avaliação de software e aplicação de uma metodologia para avaliação.

Etapa 6: Testes do software selecionado (uma forma é exigir que, para que seja efetuada a compra, o fornecedor deixe o software para testes.

Etapa 7: Escolha e implantação do pacote de software.

PROCESSO DE SELEÇÃO DE PACOTES DE SOFTWARE

Para selecionar os pacotes de software, o apresentador enfatizou a necessidade de se ter uma metodologia simples, tal como uma soma ponderada de notas, que alia simplicidade e facilidade de aplicação.

Alguns elementos de avaliação a serem considerados (para serem atribuídas as notas):

- atendimento às necessidades da empresa;
- método, funcionalidade e modularidade;
- desempenho e segurança;
- capacidade de auditoria;
- capacidade de expansão
- flexibilidade e capacidade de adaptação;
- suporte e assistência técnica;
- facilidade de aprendizagem e de uso;
- documentação;
- testabilidade;
- nível de consumo de recursos computacionais;
- portabilidade, integração e compatibilidade;
- qualidade do fornecedor;
- custo e condições de pagamento.

METODOLOGIA

Uma tecnologia simples de avaliação pode ser:

a – Atribuir pesos aos elementos de avaliação (os definidos dentro dos itens apresentados acima);
b – Atribuir notas para cada fornecedor e para cada elemento. (3 pessoas da empresa devem atribuir essas notas);
c – Verificar o cumprimento dos critérios essenciais. Se o software não preencher algum critério essencial, o software tem que ser descartado.

Observação: A teses de mestrado do apresentador é sobre metodologias de avaliação de software. Para maiores informações, entrar em contato com ele. Não houve tempo de entrar no assunto durante a palestra.

VANTAGENS E DESVANTAGENS DE CADA MODALIDADE

Cada forma de uma empresa obter o software que necessita tem suas vantagens e desvantagens. Não existe o software certo, existe o software melhor naquele momento. A seguir são mostradas as principais vantagens e desvantagens de cada modalidade.

DESENVOLVIMENTO PRÓPRIO

Vantagens

. Garantia de que todos os requisitos do sistema serão atendidos.
. Facilidade de manutenção do sistema a qualquer momento.
. O sistema poderá acompanhar a dinâmica da empresa (não só mudanças, mas também sofisticação das necessidades de informação).

Desvantagens

. Alto custo de manutenção de uma equipe especializada para o desenvolvimento dos sistemas.
. Dificuldades no acompanhamento da evolução tecnológica (0 pessoal externo está recém acompanhando o desenvolvimento tecnológico)
. Dificuldades na substituição dos membros da equipe de desenvolvimento.

DESENVOLVIMENTO ESPECÍFICO

Vantagens

. Garantia de que todos os requisitos do sistema serão atendidos
. Evita a manutenção de uma equipe de profissionais especializados na empresa.
. O sistema poderá acompanhar a dinâmica da empresa.
. Acompanhamento da evolução tecnológica da área por parte do desenvolvedor (às vezes, ele até troca a linguagem por conta própria pois custa-lhe mais caro ficar mantendo o sistema na linguagem em que foi feito).

Desvantagens

. Alto custo dos serviços de profissionais especializados para o desenvolvimento de sistemas.
. Dificuldades no relacionamento com o desenvolvedor do sistema quanto à sua evolução e adaptação à dinâmica da empresa.

Observação: É importante fazer parcerias com Empresa e Desenvolvedor, no sentido de minimizar estas desvantagens.

COMPRA DE PACOTES APLICATIVOS

Vantagens

. Baixo custo do sistema e rapidez de implantação.
. Evita a manutenção de uma equipe de profissionais especializados na empresa.
. Garantia de que o sistema já foi suficientemente testado e funciona corretamente.
. Acompanhamento da evolução tecnológica da área por parte do fornecedor.

Vantagens

. Não atendimento dos requisitos do sistema poderá haver excesso ou falta no manual, arquivos, espaço em disco, para uma coisa que “poderá” vir a ser usada).
. Dificuldades no relacionamento com o fornecedor (assistência técnica, manutenção, alteração do sistema, etc).
. Completa dependência em relação ao fornecedor do sistema quanto à sua evolução e adaptação à dinâmica da empresa.