Autor: SEAD


Este artigo foi editado originalmente na publicação SEAD - Órgão de Divulgação da Secretaria de Estado da Administração - Gestão 95/98.

SEAD coordena o Programa Automação de Escritório, que envolve também as demais Secretarias.

Para solucionar parte dos problemas existentes, devido ao grande volume de papéis que tramitam nos órgãos públicos em forma de ofícios, solicitações de serviço, memorandos e comunicados internos, o governo do Estado adquiriu a ferramenta Lotus Notes, já adotada como padrão da comunicação no Paraná. No que tange à Automação de Escritório, a ferramenta vem cumprindo seu papel na troca de informações, sendo utilizada também como aplicativo que envolve fluxos de trabalho (workflow), quadros de avisos de setores e formulários (solicitação de assistência técnica, requisição de materiais, de veículos, inscrição em treinamento, entre outros).

Em muitos órgãos, a correspondência eletrônica já é uma rotina; em outros, por questão de aculturamento ou mesmo porque estão em fase de instalação, o uso não é freqüente. Entretanto, os projetos futuros para a automação de escritórios são mais ambiciosos.

O objetivo é padronizar os processos administrativos e a integração da Secretaria da Administração com os demais órgãos estaduais, através de programas de disseminação, encontros, Workshops, treinamento e disponibilização de aplicativos comuns a todos. A finalidade é maximizar a troca de informações e de documentos por meio magnético, agendamentos e também o compartilhamento de aplicativos ou bases de dados que contenham informações de interesse geral.

Automação na SEAD

O gerenciamento eletrônico de processos da SEAD contempla: serviços, informações gerenciais, por unidade, visando a facilidade de navegação e localização do usuário dentro do ambiente integrado.

Serviços: requisição de material, de vale-transporte, de veículos, autorização de entrada no prédio, movimentação interna de bens, utilização da sala de reuniões, alteração cadastral, cancelamento de contribuição, quadro de freqüência, solicitação de férias, solicitação de realocamento, inscrição para treinamento, solicitações de serviços de informática, solicitação de acesso aos sistemas corporativos, solicitação de serviços de sistemas, previsão orçamentária.

Informes: Tabelas salariais, tabelas de serviços do Estado, orçamento discriminado de RH, realocação, notícias, cadastro de materiais, lista telefônica, súmulas de legislação.