FERRAMENTAS GROUPWARE PARA INTRANETS

Autor: Ozir Francisco de Andrade Zotto

RESUMO::

O crescimento exponencial da Internet e o uso da World Wide Web como tecnologia integradora e denominador comum entre diferentes plataformas possibilitou o advento das intranets corporativas - um ambiente de trabalho inovador que oferece facilidades inéditas para a autoria, gerenciamento e publicação de informações distribuídas, e mudanças até mesmo no modo como as pessoas interagem trabalhando em grupos.

A complexidade e o tamanho das tarefas do mundo atual exigem maior interação entre as pessoas, e entre grupos de pessoas de talentos multidisciplinares. Proporcionar o suporte operacional para que pessoas possam interagir cooperativamente é o objetivo da disciplina que se convencionou chamar CSCW (Computer Supported Cooperative Work), e groupware tem sido usado para designar os softwares que implementam essa tecnologia [BOR 95].

Este artigo, que será apresentado no Bate Byte em 2 partes, realiza um levantamento das principais ferramentas comerciais groupware para intranets corporativas.

A versão completa do artigo, que foi apresentado como um Trabalho Individual no Curso de Pós-Graduação em Ciência da Computação da Universidade Federal do Rio Grande do Sul, pode ser encontrada na biblioteca da Celepar.

Nesta edição são apresentados 3 capítulos: A introdução descreve os desafios que as empresas têm enfrentado para gerenciar os vastos fluxos de dados e informações gerados diariamente, e os recentes desenvolvimentos que parecem ter concorrido para colocar esses objetivos ao alcance de qualquer organização. O segundo capítulo apresenta conceitos básicos sobre groupware e CSCW. O terceiro descreve a mudança de paradigma provocada pela evolução da Internet, o advento das intranets corporativas e tecnologias associadas, que estão forçando as empresas produtoras de software groupware a adaptarem seus sistemas para esse novo ambiente.

A parte final desse artigo deverá ser apresentada na próxima edição do Bate Byte, onde serão analisadas algumas ferramentas groupware para intranets disponíveis no mercado, e também feitas considerações sobre a situação atual desse mercado, procurando apontar possíveis caminhos para a evolução no uso dessas tecnologias.

Palavras-chave: Groupware, Internet, intranet, CSCW, trabalho cooperativo, extranet.

1 INTRODUÇÃO::

A despeito dos tremendos esforços despendidos para diminuir custos e melhorar a produtividade, as empresas ainda estão enfrentando os mesmos problemas há mais de 30 anos, desde os primórdios da informática comercial: como comunicar e gerenciar o vasto fluxo de dados e informações gerados diariamente.

É surpreendente como, apesar das inúmeras inovações tecnológicas, a forma de trabalho e de comunicação nas empresas mudou muito pouco.

Mesmo com investimentos contínuos em automação de escritório, e na persistente busca do sonho do "escritório sem papel", o volume de papel despendido diariamente é assombroso. Outra parte do problema é que os sistemas de informações tradicionais tratam de apenas uma pequena parte das informações utilizadas nas organizações. Para automatizar o resto dos processos, além de abrir espaço para o tráfego extra nos sistemas e tornar o uso de computadores muito fácil para qualquer pessoa, também significaria tornar as redes de dados tão abertas e fáceis de usar como, por exemplo, o sistema telefônico [BER 96].

De certa forma, recentes desenvolvimentos parecem ter concorrido para colocar esses objetivos ao alcance de qualquer organização.

Embora a Internet não seja uma tecnologia emergente, o aumento de popularidade e crescimento da "rede das redes" nos anos recentes é um fenômeno mundial que extrapola aos circunscritos ambientes dos negócios e dos computadores.

O crescimento exponencial da Internet e da World Wide Web trouxe para dentro das organizações uma das mais excitantes e importantes tecnologias: as intranets corporativas. Basicamente, intranet envolve o uso de tecnologias desenvolvidas para a Internet para criar "Internets" privadas nas organizações.

A tecnologia WWW, com os arquivos padrão HTML, e servidores HTTP oferece um interface simples e uniforme, tornando-a um efetivo integrador e denominador comum entre diferentes plataformas.

Sem a complexidade dos velhos sistemas centralizados, as intranets compõem um ambiente de trabalho que oferece abordagens inovadoras para a autoria,gerenciamento e publicação de informações distribuídas, possibilitando dinamizar o fluxo de informações, democratizar as redes internas e ajudar a diminuir a opressiva carga de papel gerada diariamente. Numa intranet, a informação passa a ser criada e gerenciada por aqueles que a produzem, sem ter que depender de programadores para criar entradas de dados e extrair relatórios.

Outra mudança que está acontecendo nas organizações é advinda dos benefícios da computação colaborativa para grupos de trabalhos.

Com o início da grande demanda pelas intranets corporativas, todos os grandes fabricantes de software passaram a realizar investimentos significativos em soluções groupware. O esforço da Lotus, que dominava este mercado com o Notes, da Novell, e da Microsoft, que também tinham soluções proprietárias groupware, passaram a se concentrar na adaptação de seus sistemas para essa nova onda tecnológica.

Este trabalho realiza um levantamento das principais ferramentas comerciais groupware para intranets corporativas. O próximo capítulo apresenta conceitos básicos sobre groupware e CSCW. O capítulo 3 descreve a mudança de paradigma provocada pela evolução da Internet, o advento das intranets corporativas e tecnologias associadas. No capítulo 4 são analisadas algumas das ferramentas groupware disponíveis no mercado, e no capítulo 5, algumas ferramentas para colaboração em tempo real na Internet. A conclusão do trabalho, no capítulo 6, apresenta considerações sobre a situação atual do mercado de groupware para intranets, e aponta o que vemos como sendo a próxima etapa na evolução dessas tecnologias: as extranets.

2 CONCEITOS BÁSICOS::

2.1 CSCW e Groupware::

CSCW é o acrônimo para Computer-supported cooperative work (Trabalho cooperativo suportado por computador), e foi cunhado por Irene Greif e Paul Cashmann em 1984, ao organizarem um workshop com pessoas de várias disciplinas que compartilhavam o interesse em estudar como grupos trabalham, e procurar descobrir meios como a tecnologia (especialmente computadores) poderia auxiliá-los [ BAN 93, ELL 91, GRU 97] .

O termo groupware já tinha sido usado por Peter e Trudy Johnson-Lenz em 1982, mas passou a ser adotado pela comunidade CSCW para definir as tecnologias comerciais que procuram implementar sistemas CSCW. Atualmente existem conferências anuais para groupware, focalizando sistemas comerciais, e CSCW, direcionadas para sistemas experimentais e estudo da natureza do espaço do trabalho e organizações [ ELL 91, GRU 97] .

Para Ellis, Gibbs e Rein [ ELL 91] , o objetivo de groupware é dar assistência aos grupos na comunicação, colaboração e coordenação de suas atividades. Estes autores definem groupware especificamente como "sistemas de computadores que assistem grupos de pessoas engajadas em uma tarefa (ou objetivo) comum e que provêem um interface com um ambiente compartilhado".

Segundo Baecker [ BAE 93] , CSCW e groupware representam uma mudança de paradigma na ciência da computação, pois são enfatizadas a coordenação, comunicações e resolução de problemas entre humano-humano ao invés de humano-máquina. Sistemas CSCW podem integrar voz e vídeo comunicação com espaços de trabalho digitais compartilhados, e podem suportar trabalho que ocorre tanto de forma síncrona como assíncrona. Assim, a tecnologia groupware permite uma expansão dos conceitos de reunião e de trabalho colaborativo, ao habilitar aos participantes transcenderem aos requerimentos de estarem no mesmo lugar e trabalharem juntos ao mesmo tempo.

Na mesma obra, Baecker também cita Lynch, Snyder, e Vogel (1990), para caracterizar a distinção entre softwares comuns e softwares groupware:

"...groupware torna o usuário consciente de que ele é parte de um grupo, enquanto outros softwares procuram esconder e proteger os usuários uns dos outros.

...groupware é um software que acentua o ambiente multiusuário, coordenando e orquestrando coisas, então os usuários podem ver aos outros, ainda que sem conflitar com os outros."

Borges [ BOR 95] considera que sistemas que promovem a comunicação entre os membros de um grupo de trabalho, como o correio eletrônico, são sistemas groupware, pois contribuem para que o resultado seja maior do que a soma das contribuições individuais.

Numa visão ainda mais prática Hills [ HIL 97] , considera que groupware é qualquer ferramenta que ajuda as pessoas a trabalhar juntas mais fácil e eficazmente, citando o telefone como a mais simples e comumente utilizada dessas ferramentas.

Para o contexto computacional, a mesma autora define groupware como um conjunto de hardware e software numa rede, que procura atender a três propósitos:

Comunicação - Ajudar pessoas a compartilhar informações.
Coordenação - Ajudar pessoas a coordenar seus papéis pessoais com os outros.
Colaboração - Ajudar pessoas a trabalhar juntas.

Para realizar esses propósitos, groupware deve permitir que duas ou mais pessoas trabalhem juntas ajudando a compartilhar seus conhecimentos e especialidades, automatizar suas atividades, criar uma memória organizacional, e a conectá-las, mesmo através de pontos geográficos e tempos diferentes.

2.2 Classificação dos Sistemas Groupware

Na literatura existem diferentes abordagens para classificar sistemas groupware. São freqüentemente citadas [ BOR 95, BER 97] referências aos trabalhos de Ellis, Gibbs e Rein [ ELL 91] , Nunamaker et al [ NUN 91] , e Grudin [ GRU 94] .

Conforme ilustra a figura 2.1, [ ELL 91] apresenta duas formas para classificação de groupware. A primeira baseada na noção de espaço e tempo; a segunda no nível de funcionalidade.

[ NUM 91] , num projeto para um sistema de suporte a reuniões (EMS -Eletronic Meeting System) desenvolvido na Universidade do Arizona, incorporou a noção de tamanho do grupo nas dimensões espaço-temporais. A classificação de Nunamaker et al está representada na figura 2.2.

A contribuição de [GRU 94] foi a de incluir o conceito de previsibilidade, considerando se o lugar e/ou o momento são previsíveis. A figura 2.3 ilustra essa classificação.

Para o presente trabalho, a classificação que vai mais interessar é o nível de funcionalidade do aplicativo. A lista abaixo apresentada por Ellis [ELL 91] serve para dar uma idéia geral da amplitude de domínio de groupware.

Sistemas de mensagens.

Editores multiusuários.

Sistemas de suporte a decisão.

Salas de reunião eletrônicas.

Conferência por computador.

Conferência por computador em tempo real.

Teleconferência por computador.

Conferência desktop.

Agentes inteligentes.

Sistemas de coordenação.

2.3 Requisitos para Sistemas Groupware

Toda organização é composta de grupos formais e informais. É importante entender que groupware não é apenas mais um estágio da tecnologia de computação. Seu objetivo é permitir a eficácia dos grupos existentes, dentro das estruturas naturais da organização.

Um resumo dos principais requisitos de sistemas CSCW é apresentado por Borges [ BOR 95] :

Facilitar a cooperação entre indivíduos, ao invés de impor práticas que causem mudanças radicais na forma de trabalho;

Possibilitar redefinição de procedimentos e processos, pois nesse contexto mudanças são freqüentes;

Disseminar as mudanças entre os participantes;

Preferir a construção de aplicações menores e interrelacionadas, ao invés de aplicações monolíticas que incluem o conjunto completo de tarefas.

Segundo Bannon [ BAN 93] , enquanto groupware visa os problemas técnicos de aperfeiçoar a interface humano-computador provendo facilidades multiusuárias para qualquer programa aplicativo, CSCW precisa direcionar os seguintes requerimentos específicos do trabalho cooperativo, que constituem o âmago de CSCW:

Articulação do trabalho cooperativo;
Compartilhamento de um espaço de informação;
Adaptação da tecnologia para a organização, e vice-versa.

Grudin [ GRU 93] faz uma boa análise dos problemas envolvidos no desenvolvimento de sistemas groupware, destacando que repetidos fracassos neste campo são motivados por cinco fatores:

A disparidade entre quem faz o trabalho e quem recebe o benefício.

Trabalho adicional é requerido de algumas pessoas, que não são as que irão beneficiar-se diretamente com o uso da aplicação.

Fatores sociais, políticos e motivacionais.

Groupware pode levar a atividades que violam tabus sociais, ameaçam estruturas políticas existentes, ou desmotivam usuários que são cruciais para seu sucesso.

Manipulação de exceções em grupos de trabalho.

Groupware pode fracassar se não permitir a manipulação de um largo campo de exceções e improvisações que caracterizam muitas atividades de grupo.

A subestimada dificuldade em avaliar groupware.

Estes aplicativos complexos introduzem obstáculos quase insuportáveis para compreensão, análise generalizável e avaliação.

A quebra da tomada de decisão intuitiva.

O processo de desenvolvimento groupware falha porque nossas intuições são especialmente pobres para aplicativos multiusuários.

2.4 Internet e Intranets

A Internet é a rede mundial de computadores que se comunicam por um conjunto de protocolos de software abertos. A Internet iniciou nos anos 60 como um projeto do Departamento de Defesa dos Estados Unidos patrocinando pesquisas para conectar uma rede experimental denominada ARPANET, e outras várias redes de rádio e satélite [ KRO 94, TEL 95, ZAC 97] .

Intranet é uma rede interna de computadores de uma corporação baseada nos padrões de funcionamento da Internet, como o protocolo Transmission Control Protocol / Internet Protocol (TCP/IP), arquivos HyperText Markup Language (HTML), e servidores HyperText Transfer Protocol (HTTP), que caracterizam a World Wide Web (WWW), o serviço mais popular e de maior crescimento na Internet. Normalmente a intranet fica protegida de acessos externos pela Internet por um firewall.

Firewall é um mecanismo entre duas redes que seletivamente filtra as informações que estão passando.

3 A MUDANÇA DE PARADIGMA

Nos últimos anos, a Internet transformou-se num fenômeno mundial, com um crescimento exponencial e aumento de popularidade que indicam atualmente ser composta por mais de 16 milhões de computadores hosts [ ZAK 97] .

Diversos fatores contribuíram para a explosão da taxa de seu crescimento.

A ARPANET original foi abandonada em 1990, substituída pelos backbonesda National Science Foundation (NSF), que desde meados dos anos 80 passou a custear o crescimento da Internet. Apenas no início dos anos 90 a National Science Foundation permitiu a participação de empresas comerciais na Internet, um dos fatores iniciais de seu crescimento.

Até o final dos anos 80 as informações compartilhadas na Internet consistiam, primariamente, de trocas de mensagens de correio eletrônico e arquivos de dados de computadores. Nessa época começaram a surgir os arquivos multimídia que, além de textos, continham também figuras, sons e ligações (hyperlinks) que permitiam ao usuário "saltar" dentro de arquivos de um modo não linear, ou até mesmo saltar para outros arquivos contendo informações relacionadas.

Foi necessário criar novos protocolos para atender a esses novos requerimentos. O padrão de arquivo HTML (Hyper Text Markup Language) e o padrão servidor HTTP (HyperText Transfer Protocol) resultaram de um projeto do CERN (European Particle Physics Laboratory), em 1989. Estes padrões forneceram as bases para o surgimento da World Wide Web (WWW) - o serviço de maior popularidade da Internet e grande responsável pelo seu atual crescimento exponencial.

Backbones são redes centralizadas de alta velocidade, que conectam redes menores independentes.

Outro fator fundamental foi a criação de interfaces gráficos conhecidos como browsers em 1993.

Logo após a introdução de browsers gráficos avançados como o Mosaic e o Netscape, as empresas começaram a participar da World Wide Web de forma massiva. Estas novas ferramentas tornavam possível a qualquer companhia criar home pages com informações gráficas em hipertextos, contendo textos em fontes reais, cores, figuras, som e vídeo, tudo acessível de forma fácil e amigável, através de hiperlinks acionados por um click no mouse [ BER 96] .

O número total de nomes de domínios Internet registrados subiu de 16.000 em julho de 1992 para 46.000 dois anos depois. Em janeiro de 1997 o número total de domínios era de 828.000, enquanto que o total de hosts ultrapassava os 16 milhões [ ZAK 97] . Para conhecer um resumo dos fatos e números do crescimento da Internet, consultar [ ZAK 97] .

3.1 Como Surgiram as Intranets

Com o sucesso da World Wide Web na solução do problema de distribuição e heterogeneidade de informação, que caracteriza a Internet em escala global, diversas empresas pioneiras reconheceram os benefícios potenciais de disponibilizar a tecnologia Internet dentro de suas próprias organizações.

Como relatado por McCartney [ MCC 96] , todo o fenômeno intranet realmente começou em 1994, em algumas empresas de vanguarda. O termo intranet foi cunhado por Steven L. Telleen, em julho de 1994, ao trabalhar num projeto interno da Amdahl para colocar um interface em dados legados e torná-los acessíveis a todos.

O artigo original de Telleen [ TEL 95] , onde foram introduzidos os conceitos da Metodologia intranet, contém um sumário da história da Internet; desde seu nascimento, as principais etapas em sua evolução, até o surgimento do conceito de cliente universal, os browsers gráficos usados para recuperar e mostrar arquivos HTML.Telleen já antevia o potencial destas tecnologias para transformar o mundo dos negócios ao afirmar:

"Enquanto esta tecnologia é ainda muito jovem, parece estar havendo um efeito análogo no gerenciamento de informação ao da invenção dos circuitos eletrônicos de estado sólido e microprocessadores na indústria de computadores. São modularizações de funções e simplificações de aplicativos permitindo-nos mudar para um novo nível de integração que é mais próximo das funções de negócio da empresa." [ TEL 95]

Uma revolução silenciosa e inexorável estava começando. Primeiro manuais e documentos internos passaram a ser colocados em servidores Web com infra-estrutura idêntica da Internet, num seguro ambiente atrás do firewall. O tão sonhado "escritório sem papel" começava a surgir em forma embrionária. Com a criação de listas de assuntos internos, semelhantes aos newsgroups da Internet, já estava praticamente caracterizado o início do uso das intranets como ferramentas de apoio ao trabalho de grupos [ BER 96, HIL 97] .

Desde então, o crescimento das intranets tem sido espetacular. Não sabemos quantas intranets existem e quão rápido elas estão crescendo. Estimativas apontam que existiam 100.000 servidores intranet Web em 1995, e que no ano 2000 este número crescerá para 4,7 milhões. Quanto aos browsers Web, em 1995 eram aproximadamente 10 milhões, sendo esperado que pelo ano 2000 sejam 180 milhões. São números fenomenais, que demonstram um mercado de potencial surpreendente [ HIL 97] .

3.2 Comparação de Intranets e Groupware Proprietários

3.2.1 Vantagens das Intranets

Na avaliação de [HIL 96], a World Wide Web tornou-se popular nas organizações por ser fácil de preparar e utilizar, apresentando uma riqueza de informações com gráficos, sons e até vídeo, ao alcance do click do mouse. A autora também classifica as vantagens das intranets pelos seus benefícios tangíveis e intangíveis:

Benefícios tangíveis

Custo baixo, rapidez e facilidade para implementar;
Facilidade de uso;
Economia de custos e tempo;
Provê eficiência operacional;
Baseada em padrões abertos;
Conexão e comunicação entre diferentes plataformas;
Os usuários têm o controle de seus dados;
Segurança;
Escalabilidade;
Flexibilidade;
Provê a riqueza da multimídia;
Alavanca a infra-estrutura das aplicações existentes.

      2. Benefícios intangíveis

Provê melhor comunicação;
Provê acesso para informações mais corretas;
Captação e compartilhamento de conhecimento e especialidades;
Provê melhor coordenação e colaboração;
Oportuniza criatividade e inovação;
Provê novas oportunidades de negócios e novas formas de relacionamentos comerciais através do acesso por fornecedores e clientes.

3.2.2 Vantagens das Intranets sobre Groupware Proprietários

[HIL 96] conclui que as intranets também têm vantagens sobre softwares proprietários de workflow e groupware nos seguintes aspectos:

Os servidores Web são baseados em tecnologia aberta, com mais ferramentas e opções disponíveis do que os produtos proprietários groupware;

Os browsers e servidores Web são bem menos dispendiosos do que a maioria dos sistemas proprietários;

Uma Web interna é muito simples de gerenciar e requer pouco treinamento;

As ferramentas Web estão incorporando muitas das facilidades dos groupwares proprietários, tais como: correio eletrônico, grupos de discussões, agendamento e horário, e vídeoconferência num interface único e fácil-de-usar.

Notes é um banco de dados que replica dados. Um servidor Web pode ser alcançado de, praticamente, qualquer local, tornando desnecessária a replicação.

3.2.3 Desvantagens e Riscos das Intranets

As principais desvantagens e riscos das intranets apontadas por [HIL 96] incluem:

Potencial para o caos;
Riscos de segurança e de integração;
Temor gerencial;
Sobrecarga de informações;
Perda da produtividade;
Complexidade e custos escondidos ou desconhecidos.

3.3 A Integração de Groupwate nas Intranets

Na conferência GroupWare ’93, entre 54 apresentações, painéis e sessões, apenas um artigo [ WEB 93] saudava entusiasticamente o início da era da multimídia na Internet. O mercado de groupware pertencia totalmente a empresas produtoras de softwares proprietários.

Com o início da grande demanda por intranets corporativas, todos os grandes fabricantes de software passaram a realizar investimentos significativos em soluções groupware. O esforço da Lotus, que dominava este mercado com o Notes, e o da Novell e da Microsoft, que também tinham soluções proprietárias groupware, passaram a se concentrar na adaptação de seus sistemas para essa nova onda tecnológica [ MAN 96] .

Um relatório do Yankee Group, citado em [ MCC 96] , previu como o uso das intranets poderia evoluir: Durante um primeiro estágio, que poderia se estender até 1997, as empresas usariam a intranet primariamente para publicação interna de documentos Web. O estágio dois, de 1997 até 1999, seria uma era de aplicativos colaborativos. O estágio três, de 1999 em diante, seria um período de integração encadeada de valores. Essa última etapa está sendo definida como funções intranet-intranet, onde as empresas abrem partes de sua rede para clientes, fornecedores e empresas associadas (ver conclusão no capítulo 6).

É de se esperar que essa evolução não ocorra de forma homogênea e padronizada, pois empresas diferentes respondem diferentemente às condições do mercado. Para validar o rápido amadurecimento desse segmento, na próxima edição do BateByte serão apresentas algumas ferramentas groupware para intranets atualmente disponíveis, e mesmo algumas ainda com características em estágio de testes.

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