FERRAMENTAS GROUPWARE PARA INTRANETS

Autor: Ozir Francisco de Andrade Zotto

RESUMO:

Nesta edição do Bate Byte apresentamos a parte final deste artigo. O capítulo 4 analisa algumas ferramentas groupware para intranets, e no capítulo 5 são apresentadas algumas ferramentas para colaboração em tempo real na Internet. O trabalho conclui no capítulo 6, fazendo considerações sobre a situação atual do mercado de groupware para intranets e apontando a próxima etapa na evolução dessas tecnologias: as extranets.

4 ANÁLISE DAS FERRAMENTAS

4.1 IBM / Lotus

Lotus Notes é o mais amplamente conhecido de todos os produtos groupware e parece ser o produto definidor da categoria. A primeira versão do Notes surgiu em 1989. Algumas pessoas consideram-no uma tecnologia dos anos 80, mas, certamente, estava muito à frente de seu tempo quando foi lançado, e permaneceu num constante curso de aperfeiçoamento.

A Lotus foi adquirida em junho de 1995 por US $ 3,5 bilhões pela IBM, que prometeu mantê-la como uma companhia independente. O outro problema da Lotus foi a Internet, que do dia para a noite pareceu tornar muito do software da companhia obsoleto [ MCC 96] .

Entretanto, desde maio de 1993, com o Notes R3 que incluía suporte nativo ao protocolo TCP/IP, a Lotus estava seguindo em passos firmes e mensuráveis para integração com a Internet. Outros passos foram o InterNotes News em 1994, o InterNotes Web Publisher e o InterNotes Web Navigator em 1995, e o Notes Release 4.5 com o servidor Domino de tecnologia Web totalmente integrada em 1996 [ INT 97] .

4.1.1 Notes Release 4.5

Quando muita gente pensa em groupware, pensa em Lotus Notes. Ao adotar os padrões Internet o Notes cada vez mais está se integrando na Internet e intranets, mas ainda é uma tecnologia proprietária.

O Notes executa na maioria das plataformas e provê uma variedade de ferramentas. Desde que o Notes é groupware por natureza, veremos o que provê aos usuários e grupos, especialmente em interfaces com a intranet [ HIL 97] .

  • Os bancos de dados Notes armazenam documentos e informações.
  • Um processador de texto simples permite a grupos editar documentos no banco de dados.
  • Fóruns de discussão acontecem através de documentos Notes.
  • Bibliotecas de documentos para Microsoft Office e Lotus SmartSuite para os usuários criarem e compartilharem planilhas ou apresentações.
  • E-mail Notes consiste de documentos enviados. A caixa de entrada é simplesmente outro banco de dados Notes. Os usuários Notes podem utilizar qualquer cliente mail, como Netscape Navigator, Microsoft Windows 95 Inbox, ou Eudora da Qualcomm, para recuperar seus e-mail Notes.
  • Calendário e horário de grupos integrados (scheduling).
  • O browser InterNotes Web Navigator provê acesso Web a partir de qualquer Notes, e inclui o Web Tours, que permite compartilhar com outros uma lista de sites visitados, para pesquisas colaborativas na Web; o Site Minder, que notifica aos usuários mudanças ocorridas em páginas Web especificadas e o WebAhead, que recupera páginas Web em background.
  • InterNotes News 2.0, que provê acesso aos newsgroups Internet e às listas de assuntos internos.
  • Acesso remoto e replicação permite ao sistema descarregar ou replicar bancos de dados dos servidores Notes. Com o Server Passthru podem ser acessados múltiplos servidores em múltiplos locais, chamando um único servidor.
  • Ferramentas de desenvolvimento de aplicativos que permitem criar aplicativos de fluxo de trabalho (workflow) customizados.
  • Ferramentas para conectar em bancos de dados relacionais e sistemas legados transacionais.

4.1.2 InterNotes Web Publisher 4.0

O InterNotes Web Publisher anun-ciado em março de 1996 marcou a entrada da Lotus na Web. Com essa ferramenta o Notes pode ser usado para criar e gerenciar um Web site e uma intranet. Qualquer documento ou formulário Notes pode ser traduzido para páginas HTML. Um mecanismo de pesquisa em texto pode ser usado para pesquisar no conteúdo de documentos. Qualquer usuário com um browser Web pode registrar informações em formulários de aplicativos Notes workflow. O InterNotes Web Publisher, então, passa essas informações para um banco de dados Notes para utilização no processo do negócio.

4.1.3 Domino

No Release 4.5 do Notes o servidor passou a ser chamado Domino, incorporando as tecnologias de um servidor Notes e um servidor Web. As características do Domino incluem o seguinte:

  • Repositório de conteúdo para armazenamento e gerenciamento de objetos Web.
  • Discussões encadeadas.
  • Serviços de diretório para facilitar o gerenciamento e a localização de usuários e recursos.
  • Replicação e resolução de conflitos, mesmo abaixo do nível de campo.
  • E-mail e suporte a mensagens por POP3, MAPI, e eventualmente, IMAP4.
  • Segurança a dados criptografados e autenticação de servidores por SSL (Secure Sockets Layer).
  • Ferramenta de projeto de formulários gráficos.
  • Mensagens integradas para aplicativos fluxo de trabalho (workflow).

O InterNotes Web Publisher converte documentos Notes em batch para HTML e armazena-os como HTML para publicação de documentos estáticos, enquanto que o Domino converte-os para HTML em tempo de execução e armaze-na-os como documentos Notes para publicação de dados dinâmicos.

O recentemente anunciado servidor Domino II é um servidor totalmente baseado em padrões Internet, tais como TCP/IP, HTTP, SMTP, POP3, IMAP4, SSL, e LDAP para diretórios. Isso inclui o repositório de objetos Notes para arquivamento e recuperação de objetos. A Lotus adicionará servidores especializados para correio e serviços de diretório, um pacote Interactive Application Designer para construção de aplicativos críticos, e o Mobile Web Information Manager, um cliente Web para usuários móveis, que suporta correio e colaboração.

4.2 Netscape / Collabra

A Netscape foi fundada em abril de 1994, e em pouco tempo mudou o curso da computação com o browser Navigator. Este aplicativo em menos de 18 meses contava com aproximadamente 40 milhões de usuários, e transformou um obscuro passatempo - procurar informações e rodar aplicativos na Internet - numa atividade de rotina para dezenas de milhões de pessoas [ UDE 97] . O fenomenal sucesso com o Navigator, entretanto, obscureceu o fato de que a Netscape há tempos oferecia uma ampla gama de softwares para unir plataformas diferentes, projetados para facilitar o intercâmbio de informações e permitir a condução de comércio na Internet e outras redes intranet privadas baseadas no protocolo TCP/IP. Em 1996, 50% das vendas da companhia advieram de softwares para desenvolvimento de intranets corporativas, e no início de 1997, segundo diretores da empresa, já representam 80% [ MCC 96] .

4.2.1 Comunicação e Colaboração

Desde a versão 2 o

Navigator tem sido um conjunto de aplicativos, pois, além do browser, também o correio e o leitor de notícias (newsgroups) ativam URLs, suportando hipertexto básico. Assim, as mensagens podem conter links para documentos, em vez de cópias dos mesmos [UDE 97] .

A estratégia da Netscape para disponibilizar groupware para intranets está centrada num conjunto de servidores multi-plataformas, denominado SuiteSpot. Através de uma série de acordos de licenciamento, compras de códigos fonte, aquisições de produtos, junto com seu próprio desenvolvimento de produto, a companhia formou um conjunto de produtos intranet com variados níveis de integração. Na avaliação de [ LIP 97] , com o sacrifício de alguma funcionalidade, o Netscape SuiteSpot e o seu cliente Communicator são um atrativo pacote para colaboração, oferecendo simplicidade e interoperabilidade.

4.2.2 Netscape SuiteSpot

A família SuiteSpot consiste de nove servidores, todos baseados em torno dos padrões Internet, incluindo aqueles para correio (SMTP, POP3, IMAP4, e MIME), documentos Web (HTTP e HTML), discussões (NNTP), e serviços de diretório (LDAP e X.509). O SuiteSpot executa em Windows NT e em múltiplas estações de trabalho UNIX. O único protocolo de rede que o SuiteSpot suporta é o TCP/IP. A integração dos servidores ocorre em três áreas principais: administração, segurança e ambiente de desenvolvimento de aplicações.

A Figura 4.1 ilustra uma típica instalação da família SuiteSpot de servidores.

Algumas das capacidades de groupware serão resultado de novas características a serem implementadas nos servidores, tais como as seguintes [ HIL 97, LIP 97] :

  • Enterprise Server. Gerenciamento e publicação de HTML.
  • Mail Server. É um servidor de correio que pode ser acessado de qualquer cliente Internet, via POP3 ou IMAP4 - um protocolo que oferece características de acesso remoto semelhantes àquelas disponíveis nos tradicionais produtos groupware. A versão a ser incorporada ao Orion, ainda em 1997, incluirá o seguinte:
  • Calendário e horário. Deverá incluir acesso off-line, mais a habilidade de enviar e-mail Internet para marcar reuniões com pessoas fora da empresa.
  • Visões do catálogo. Em conjunto com o servidor de catálogo, os usuários poderão ter visões personalizadas do correio e grupos de discussões. Também poderão usar o servidor de catálogo para pesquisar simultaneamente em fontes de informação de toda a empresa.
  • News Server. Depois de e-mail, grupos de discussão é o que melhor caracteriza groupware. Na Internet, o padrão para grupos de discussão são os newsgroups Usenet, que são replicados em todo mundo por servidores de Notícias NNTP. O servidor de notícias Netscape Collabra Server foi construído em volta do produto de conferência e discussão de grupos Collabra Share, adquirido pela Netscape em 1995. É totalmente compatível com servidores NNTP e provê newsgroups externos e internos. As futuras capacidades incluirão o seguinte:
  • Grupos de notícias seguros.
  • Processamento off-line e ressincronização automática.
  • Grupos de discussão podem ser criados instantaneamente por usuá-rios, que podem facilmente migrar de e para o correio.
  • Agentes que podem classificar e filtrar mensagens e fornecer aos usuários somente o que eles precisam.
  • Grupos de notícias replicados por e-mail através do fire-wall para empresas associadas.
  • Grupos de notícias como aplicativos customizados através de Java, JavaScript, e APIs.
  • Ferramentas de migração para o News Server Netscape a partir do Lotus Notes e do Microsoft Exchange.
  • Catalog Server. É um servidor de catálogo que permitirá aos usuários criarem visões pessoais organizadas por tópicos específicos.
  • Proxy Server. Para controle de acessos ao site e replicação na Web.
  • Calendar Server. Deverá apresentar características para uso online e off-line, programação de horários para pessoas e recursos, notificação, tarefas pes-soais, e usuários "procuradores", para possibilitar que outras pessoas geren-ciem sua agenda.
  • Directory Server. Armazena informações do usuário e disponibiliza para usuários e administradores através do protocolo LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), que possibilita pesquisas do tipo lista telefônica em qualquer servidor LDAP na Internet.
  • Certificate Server. Emite e gerencia certificados digitais X.509, requeridos por protocolos seguros como o Secure Sockets Layer (SSL) e S/MIME.

A Figura 4.1 ilustra uma típica instalação da família SuiteSpot de servidores.

Algumas das capacidades de groupware serão resultado de novas características a serem implementadas nos servidores, tais como as seguintes [ HIL 97, LIP 97] :

  • Enterprise Server. Gerenciamento e publicação de HTML.
  • Mail Server. É um servidor de correio que pode ser acessado de qualquer cliente internet, via POP3 ou IMAP4 - um protocolo que oferece características de acesso remoto semelhantes àquelas disponíveis nos tradicionais produtos groupware. A versão a ser incorporada ao Orion, ainda em 1997, incluirá o seguinte:
  • Calendário e horário. Deverá incluir acesso off-line, mais a habilidade de enviar e-mail Internet para marcar reuniões com pessoas fora da empresa.
  • Visões do catálogo. Em conjunto com o servidor de catálogo, os usuários poderão ter visões personalizadas do correio e grupos de discussões. Também poderão usar o servidor de catálogo para pesquisar simultaneamente em fontes de informação de toda a empresa.
  • News Server. Depois de e-mail, grupos de discussão é o que melhor caracteriza groupware. Na Internet, o padrão para grupos de discussão são os newsgroups Usenet, que são replicados em todo mundo por servidores de Notícias NNTP. O servidor de notícias Netscape Collabra Server foi construído em volta do produto de conferência e discussão de grupos Collabra Share, adquirido pela Netscape em 1995. É totalmente compatível com servidores NNTP e provê newsgroups externos e internos. As futuras capacidades incluirão o seguinte:
  • Grupos de notícias seguros.
  • Processamento off-line e ressincronização automática.
  • Grupos de discussão podem ser criados instantaneamente por usuá-rios, que podem facilmente migrar de e para o correio.
  • Agentes que podem classificar e filtrar mensagens e fornecer aos usuários somente o que eles precisam.
  • Grupos de notícias replicados por e-mail através do fire-wall para empresas associadas.
  • Grupos de notícias como aplicativos customizados através de Java, JavaScript, e APIs.
  • Ferramentas de migração para o News Server Netscape a partir do Lotus Notes e do Microsoft Exchange.
  • Catalog Server. É um servidor de catálogo que permitirá aos usuários criarem visões pessoais organizadas por tópicos específicos.
  • Proxy Server. Para controle de acessos ao site e replicação na Web.
  • Calendar Server. Deverá apresentar características para uso online e off-line, programação de horários para pessoas e recursos, notificação, tarefas pes-soais, e usuários "procuradores", para possibilitar que outras pessoas geren-ciem sua agenda.
  • Directory Server. Armazena informações do usuário e disponibiliza para usuários e administradores através do protocolo LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), que possibilita pesquisas do tipo lista telefônica em qualquer servidor LDAP na Internet.

    Certificate Server. Emite e gerencia certificados digitais X.509, requeridos por protocolos seguros como o Secure Sockets Layer (SSL) e S/MIME.

    4.2.3 Communicator e Communicator Professional Edition

    Muitas das características anun-ciadas anteriormente por [ ROB 96, HIL 97, LIP 97] , já estão disponíveis no cliente Netscape denominado Communicator. O Communicator é um conjunto completo de ferramentas de comunicação Internet e intranet. A versão padrão inclui o browser Navigator 4.0, o utilitário de correio Messenger e o editor de HTML Composer, Netscape Collabra (groupware) e Conference (com voz e quadro-branco de conferência). A versão Communicator Pro oferece ainda mais: a nova interface de desktop Constellation, Calendar, para programação de grupos de trabalho, Autoadmin, para configuração centralizada do Communicator, e emulação 3270 para acesso a mainframes baseado em Java [ LOS 97] .

    Outras características que já estavam disponíveis desde o Navigator 3.0 incluem:

    • LiveMedia. Com LiveMedia Audio e LiveMedia Video é possível ouvir áudio e ver vídeos diretamente das página Web, sem acionar outros aplicativos. Isto provê um excelente meio de compartilhar apresentações. Com Live3D os usuários podem viajar através de mundos 3D interativos, o que permite a engenheiros, arquitetos e projetistas de produtos navegar juntos através de complexos objetos e dados.
    • Plug-ins. Plug-ins são adicionais às capacidades do browser, desenvolvidos por uma vasta gama de fornecedores. Estes são alguns dos produtos plug-ins atualmente disponíveis, relacionados com groupware:
    • AboutPeople e AboutTime, produ-zidos pela Now Software. Permite a visualização de agendas e livros de endereço.
    • Acrobat Reader 3.0, da Acrobat, para visualização e impressão de arquivos PDF (Portable Document Format).
    • CarbonCopy/Net, da Microcom, per-mite o controle remoto de um outro PC através da Internet, possi-bilitando executar aplicativos e ver ou editar documentos.
    • Concerto, da Alpha Software, per-mite a entrada e a validação dos dados de formulários no browser, que pode ser utilizado para fluxo de trabalho.
    • Ichat, da Ichat, provê capacidades de conversas (chat) no Navigator.
    • Look@Me, da Farallon, permite que a tela de outro usuário seja vista, possibilitando apresentação de infor-mações, treinamento, revisão de do-cumentos, e suporte a distância.
    • OpenScape, da Onewave, permite a construção de aplicativos interativos através de um ambiente de script prender-e-arrastar Visual Basic.
    • Quick View Plus, da Inso, possibilita a visualização, cópia, e impressão de documentos de processadores de texto, planilhas, bancos de da-dos, gráficos e arquivos de apre-sentação para mais de 200 formatos de arquivos.
    • Shockwave da Macromedia, para apresentações multimídias inte-rativas.
    • LiveConnect, permite a conexão de aplicativos Java, JavaScript, e plug-ins.

    A Netscape comprou a Paper Software, que produz o plug-in WebFX VRML, devendo incorporá-lo, e o padrão Moving Worlds VRML em seus produtos.

    4.2.4 Ferramentas para Aplicativos Workflow

    A Netscape informa ser possível construir aplicativos workflow do tipo adhoc, para processos a nível departamental e automação de escritórios, usando formulários HTML e JavaScript. Com o LiveWire e a LiveWire Database Connectivity Library podem ser criados programas para pesquisa e atualização de bancos de dados relacionais na intranet, possibilitando a criação de aplicativos workflow.

    4.3 Microsoft

    Alguns analistas consideram a Microsoft como a maior ameaça para o domínio da Lotus Notes no mercado groupware. A Microsoft oferece conferência com voz, quadros brancos e chat através do produto NetMeeting, e e-mail e newsgroups através do Internet Explorer 3.0. Também provê ferramentas para criar e suportar repositórios de conhecimento através do Internet Information Server (IIS), e publicação Web pelo Front Page. Para o gerenciamento de agenda e horário oferece o Outlook, e o Office 97 como ferramentas de editoração e autoria compartilhada.

    4.3.1 Exchange 5.0

    Na avaliação da PC Magazine [POM 97], o servidor Microsoft Exchange Server 5.0 conjugado com o novo cliente Microsoft Outlook 97 oferece um impressionante sistema integrado de mensagens, calendário e gerenciamento de características de informações. A mais recente versão Exchange é rica em serviços padrão Internet, incluindo um servidor NNTP para newsgroups, um diretório baseado no protocolo LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), e um servidor de correio POP3.

    O Exchange é o aplicativo central da Microsoft para prover serviços groupware, tanto na linha proprietária de clientes, como nos clientes baseados nos padrões internet. Baseado no protocolo MAPI (Messaging Application Program Interface), o servidor Exchange atua como um sistema de armazenar documentos e mensagens para os vários serviços Internet.

    No lado cliente, o Outlook é um atrativo substituto para o cliente Exchange. Apresenta um a interface intuitiva e fácil de usar para gerenciamento de mensagens, bancos de dados públicos, calendário, e uma variedade de outras tarefas. Ainda não estão disponíveis versões do Outlook para outras plataformas diferentes do Windows 95 e Windows NT.

    As características do Exchange relacionadas com a intranet são as seguintes [HIL 97]:

    • E-mail e newsgroup. O Exchange provê uma entrada universal de correio para e-mail, fax, solicitação de reuniões e formulários eletrônicos. O servidor Exchange atualmente suporta os protocolos SMTP, POP3 e IMAP para e-mail, NNTP para newsgroups e LDAP para diretórios.
    • Discussões e repositórios de conhecimentos. As bibliotecas de documentos e bulletin boards são acessíveis por browsers Web.
    • Formulários eletrônicos e workflow.
    • Replicação baseada em mensagens.

    O Exchange pode traduzir seus textos proprietários para o formato HTML, visível para clientes POP3 que podem ler HTML. Clientes POP3 que não podem ler HTML, como o Eudora, podem desabilitar essa característica e visualizar apenas como texto.

    4.3.2 Office 97

    O Microsoft Office 97 consiste do conjunto de ferramentas individuais de produtividade já conhecidas, como Word, Excel, Access e PowerPoint que serão integradas como ferramentas de colaboração e editoração compartilhada. O Office 97 também incluirá um gerenciador de informações denominado Outlook.

    As características de workflow e colaboração que deverão estar incluídas no Office 97 incluem o seguinte [HIL 97]:

    • Editoração compartilhada. Permitirá que usuários compartilhem os mesmos documentos Word e Excel. Quando múltiplas mudanças forem feitas nos mesmos dados, o Office deixa que o proprietário do documento decida qual modificação utilizar. Será possível juntar diversas versões de documentos distribuídos por e-mail para revisão num único arquivo. O histórico das revisões feitas por diferentes usuários aparecerá em cores ou formatos diferentes.
    • Pesquisa. A ferramenta Web Find Fast executará pesquisas através de qualquer tipo de rede e para uma variedade de tipos de documentos.
    • Repositório de documento. Documentos Excel ou Word poderão ser facilmente publicados na Web. Ligações para documentos serão feitas por caixas de diálogo. O Access disporá de um assistente Publish Web Wizard que permitirá colocar os bancos de dados Access na intranet para publicação dinâmica. Será possível converter formulários de bancos de dados para HTML e ligá-los aos bancos de dados Access. Os usuários poderão fazer consultas, entrada e atualização de dados a partir de qualquer browser, e replicar bancos de dados através da Internet ou Intranet.
    • Workflow. Com a adição de Visual Basic e controles ActiveX no Office 97 será possível construir aplicativos workflow.

     

    4.3.3 Outlook

    Vendido junto com o Exchange Server 5.0 e com o Microsoft Office 97, o Outlook é um aplicativo integrado de mensagens, calendário e gerenciamento de tarefas que pode operar tanto isoladamente como numa rede.

    Na avaliação de [POM 97], o Out-look tem um a interface intuitiva para localizar e reusar informações, com um excelente uso das características de "arrastar e largar" para customizar visões, facilidade para reordenar, classificar e categorizar visões com "clicks" nos cabeçalhos das colunas.

    Como reconhece URLs nos textos, pode acionar browsers Web. A versão ActiveX do Microsoft Internet Explorer pode ser instalada opcionalmente como parte do Outlook, com a vantagem de o browser poder ser usado enquanto mantendo acesso aos menus e ferramentas do Outlook.

    Para a criação de aplicativos, como customização de e-mail, permite projetar novos formulários. De forma similar ao Notes, permite a especificação de tipos de campos, como números, datas, texto, e até mesmo a especificação de regras para validação de entradas. Como faz uso do VBScript (uma eficiente versão do Visual Basic) para a criação automática de formulários, é possível produzir aplicativos para grupos de trabalho. Com o VBScript oferece aos desenvolvedores ferramentas com alto nível de acesso ao armazém de documentos, ao diretório e outros serviços Exchange.

    4.4 GroupWise 5.1 da Novell

    Na avaliação da PC Magazine [GOT 97], o GroupWise 5.1 da Novell é uma sólida plataforma groupware, mais adequada para empresas com NetWare instalada, procurando por um pacote com provisão de rica funcionalidade e um sólido gerenciamento de documentos. GroupWise foi um dos primeiros produtos groupware proprietários a prover acesso a e-mail por browsers Web, mas continua atrás em relação a integração com à Internet. A seu favor, o pacote inclui o servidor Web NetWare 4.11, com suporte TCP/IP.

    O GroupWise dispõe de e-mail integrado com calendário e horário (sche-duling), gerenciamento de tarefas, discussões encadeadas, gerenciamento de documentos e uma nova interface com o u-suário totalmente remodelada.

    Usar o GroupWise em modo cliente/servidor requer TCP/IP em todas as estações e servidores. Também pode ser usado em modo direto, como um sistema de correio de arquivo compartilhado, onde a maior parte do trabalho é executado no cliente. Essa opção pode ser preferida por pequenas organizações que não estão preparadas para implementar TCP/IP. O GroupWise permite que ambas as opções sejam utilizadas simultaneamente.

    Atualmente, Lotus, Netscape e Microsoft posicionam seus produtos como prontos para acesso Internet por clientes abertos, mas a Novell não provê o mesmo nível de acesso com o GroupWise. O WebAccess do GroupWise deixa os usuá-rios checarem e-mail e calendários, enviar mensagens e marcar compromissos através de browsers Web. Todas as informações são mostradas em HTML.

    O GroupWise usa o banco de dados Novell Directory Service (NDS) como seu diretório master. Toda a administração é executada com o programa NetWare Administrator, conhecido como NWAdmin. Como o NDS atualmente executa apenas em servidores NetWare 4.x, GroupWise exige pelo menos um servidor NetWare 4.x.

    O GroupWise inclui um aplicativo robusto de horários de grupos, incluindo pesquisa de tempo livre e gerenciamento de recursos. Também é possível gerenciar tarefas pessoais e de outros usuários.

    Pastas compartilhadas provêem um repositório onde múltiplos usuários podem manter discussões ou armazenar itens relevantes para o grupo. Entretanto, o acesso não é permitido a grupos, mas apenas a indivíduos. Qualquer usuário pode criar uma pasta compartilhada e decidir quem pode ler, editar e excluir mensagens na pasta. Quando uma nova pasta é criada, uma mensagem é enviada aos usuários autorizados. Quando o usuário lê a notícia, um agente é automaticamente acionado e inclui a pasta para o cliente.

    Um dos pontos altos do GroupWise é a inclusão do software de gerenciamento de documentos anteriormente denominado SoftSolutions. Com um mínimo de administração por parte do usuário, GroupWise provê robustas funcionalidades de gerenciamento de documentos, incluin-do controle de acessos, versões, e check-in/check-out. Os documentos são arma-zenados em bibliotecas que podem residir no servidor de correio ou em servidores de-dicados.

    Assim como os clientes Notes e Exchange, o mesmo cliente GroupWise é usado para servidor e acesso remoto. O cliente detecta automaticamente se a rede está presente e decide usar o armazém de mensagens da rede ou uma cópia local.

    O GroupWise não provê nenhuma ferramenta de desenvolvimento de aplicativos similar ao LotusScript ou VBScript. Mas os desenvolvedores podem estender o programa usando o GroupWise Object API e Custom 3rd Party Objects (C3PO) Manager em conjunto com ferramentas de desenvolvimento populares, como Microsoft Visual Basic e Delphi da Borland.

    4.5 InterOffice da Oracle

    A Oracle Corporation coloca-se como a maior provedora de softwares para gerenciamento de informações. Nessa condição, a empresa considera que tem a experiência e a tecnologia para prover uma solução escalável, gerenciável e suficientemente segura para tratar massivas quantidades de dados e milhares de usuários concorrentes, independentes de hardware e software.

    Seguindo essa proposição, a Oracle está desenvolvendo um conjunto de aplicativos construídos especificamente para a Web, ao invés de simplesmente criar uma nova interface gráfica para aplicativos cliente/servidor já existentes [ORA 97].

    A estratégia da Oracle ao lançar o InterOffice visa posicionar a empresa além do groupware, procurando integrar as bases de dados relacionais e os grupos de trabalho.

    Os serviços colaborativos do Inter-Office - mensagens, serviços de diretório, calendário e horário, gerenciamento de documentos e workflow - são baseados em tecnologia de banco de dados relacionais para viabilizar compartilhamento, troca, e gerenciamento de informações.

    Construído na arquitetura cliente/servidor, o InterOffice funciona em múltiplas plataformas de hardware, sistemas operacionais e redes, maximizando a independência tecnológica.

    4.6 Livelink Intranet da Open Text

Figura 4.2 Desenho de mapa de worfflow feito com o Livelink Workflow Painter.

Hills [HIL 97] considera o Livelink Intranet como um dos primeiros conjuntos de aplicativos workflow realmente integrados numa intranet. Na avaliação da autora, o Livelink Intranet permite que grupos trabalhem juntos facilmente em projetos a partir de qualquer localização, e ajuda acompanhar os muitos passos e tarefas envolvidas, pois provê um ambiente colaborativo que pode suportar qualquer número de usuários, sistemas, ou localizações.

Com apenas um browser Web e uma senha, grupos de trabalho e gerentes trabalhando de qualquer parte do mundo, podem utilizar as ferramentas Livelink para projetos colaborativos, pesquisa em repositórios de conhecimento, workflow, gerenciamento de documentos, conferências e discussões. O aplicativo também utiliza processadores de texto convencionais.

O conjunto de ferramentas Livelink Intranet é focado em projetos e inclui os seguintes mecanismos [HIL 97, OPE 97]:

  • Livelink Search. Ferramentas de pesquisa e indexação que suportam mais de 40 diferentes formatos de arquivos.
  • Livelink Workflow. Provê gerenciamento e acompanhamento de workflow de projetos, através de "caixas de entrada", gerando mapas da situação do projeto em tempo real. Os desenvolvedores podem adicionar applets Java ou objetos ActiveX para estender as capacidades de workflow.
  • Livelink Library for Document Management. Provê check-in e check-out de documentos, e controle automático de versões automática. Para fazer isso no ambiente intranet não é necessário saber que se está trabalhando com um banco de dados de gerenciamento de documentos. A pesquisa e o gerenciamento de documentos, juntos, provêem e suportam um repositório de documentos, onde usuários autorizados podem definir múltiplos níveis de permissão e atributos aos documentos.
  • Livelink Project Collaboration. Provê bancos de dados de discussão semelhantes aos newsgroups.

A figura 4.2, ilustra a capacidade do Livelink para desenhar mapas de workflow.

4.7 Web Crossing da Lundeen & Asso-ciates

O Web Crossing provê fóruns públicos e privados de discussão que podem ser acessados por browsers Web. Essa ferramenta está disponível para plataformas Windows NT, Windows 95, Macintosh e uma variedade de Unix [LUN 97].

Os fóruns podem ser livres ou controlados por moderadores.

Ao invés de estruturas encadeadas de discussões, como os Usenet News groups, o Web Crossing força um fluxo linear das discussões em cada tópico.

4.8 Open Mind da Attachmate

O Open Mind provê conferências e repositórios de conhecimentos que podem ser recuperados por browsers Web compatíveis com HTML 3.0.

As características do Open Mind incluem o seguinte [HIL 97]:

  • Discussões.
  • Gerenciamento de documentos.
  • Replicação de discussões, mensagens e arquivos.
  • Limitada editoração em grupo através de check-in/check-out, com história e controle de versões.
  • Visualização para Excel, Word, WordPerfect, 1-2-3, e outros tipos de arquivos.
  • Pesquisas avançadas.
  • Contas Open Mind criadas pelo usuário.

5 SOFTWARES DE COLABORAÇÃO EM TEMPO REAL

Enquanto groupware tende a focalizar no compartilhamento de informações e construção de consenso ao longo do tempo, os softwares para colaboração em tempo real na Internet permitem que um grupo rapidamente finalize um memorando, ou produza novas idéias em brainstorm. Três desses produtos são apresentados a seguir: Microsoft NetMeeting, Netscape Conference, e Internet Conference Professional, da Vocal Tech.

Para facilitar a colaboração através da Internet, esses produtos utilizam quadros-brancos, compartilhamento de aplicativos, chats, e transferência de arquivos.

A primeira distinção crítica entre esses softwares refere-se ao número de usuários simultâneos. Netscape Conference pode manipular apenas dois usuários, enquanto que NetMeeting pode gerenciar até 32 usuários. Segundo a Vocal Tech, o ICP pode tratar até 255 usuários simultâneos. O suporte a sistemas operacionais também varia: O NetMeeting está disponível apenas para Windows 95 e Windows NT, enquanto que ICP está disponível para todas as versões Windows, e Conference executa em Mac e Unix, além de Windows.

A seguir são apresentada outras características específicas dos produtos [OZE 97]:

5.1 Quadro-Branco (White Board)

Quadros-brancos são programas de software que permitem que os usuários desenhem, digitem, e anotem numa superfície eletrônica, geralmente grandes retângulos brancos cercados por ferramentas de desenho. As imagens ou telas podem ser copiadas de outros programas, ou desenhados desde o início. Cada um dos programas oferece funções quadro-branco similares, com uma variedade de implementações de desenho e outras ferramentas, tais como, apontamento remoto e captura de telas.

5.2 Compartilhamento de Aplicativos

Apenas ICP e NetMeeting oferecem compartilhamento de aplicativos, que permite a múltiplos usuários editarem o mesmo documento. ICP permite que os usuários vejam o documento compartilhado de dentro do seu quadro-branco, com completo acesso a todas as ferramentas de anotação. NetMeeting não oferece nenhuma integração entre as duas funções. Por outro lado, NetMeeting usa um protocolo denominado T.Share, que permite que todos os conferencistas vejam e editem o documento, mesmo que o aplicativo fonte não esteja instalado em seus sistemas. ICP utiliza OLE, que permite aos usuários que têm o aplicativo fonte instalado, editar o documento, enquanto que os outros podem apenas vê-lo.

5.3 Outros Serviços

A transferência colaborativa de arquivos é útil na distribuição de arquivos antes, durante, ou após conferências. Chats em texto provêm uma primitiva forma de comunicação quando o telefone e a audioconferência (Internet Phone) não estiverem funcionando. De uma maneira geral, as características de transferência de arquivo, chats e audioconferência das três ferramentas são equivalentes.

Uma habilidade única do ICP é a capacidade para salvar uma inteira sessão de conferência. Enquanto NetMeeting e Conference podem armazenar o conteúdo do quadro-branco ou das sessões chat separadamente, ICP armazena ambos num arquivo combinado, com um sumário contendo o assunto da conferência, data, hora e participantes.

6 CONCLUSÃO

Intranets corporativas e ferramentas groupware integradas nas intranets representam avanços significativos na melhoria da comunicação e produtividade das empresas. A comunicação rápida com clientes e sócios torna uma empresa mais eficaz, pois a pessoa que cria a informação está disponível para as pessoas que a utilizam, e o ciclo de interação pode ocorrer em tempo real. O compartilhamento de informações entre departamentos e indivíduos torna a companhia mais dinâmica.

Este trabalho realizou um levantamento das principais ferramentas comerciais groupware para intranets corporativas. Inicialmente, foram descritos os desafios que as empresas têm enfrentado para gerenciar os vastos fluxos de dados e informações gerados diariamente, e os recentes desenvolvimentos que concorreram para colocar esses objetivos ao alcance de qualquer organização. No segundo capítulo foram apresentados conceitos básicos sobre groupware e CSCW (Computer-Supported Cooperative Work). O terceiro descreveu a mudança de paradigma provocada pela evolução da Internet, o advento das intranets corporativas e tec-nologias associadas. Nos capítulos se-guintes, foram analisadas algumas das prin-cipais ferramentas groupware dis-poníveis no mercado, incluindo softwares de cola-boração em tempo real.

A avaliação de ferramentas groupware para ambientes intranet não é uma tarefa fácil. Como já foi citado ante-riormente, a principal dificuldade refere-se à crescente popularidade da Web. As características, padrões, e protocolos para controlá-la evoluem tão rapidamente que é comum a liberação de duas versões de um mesmo produto num mesmo ano.

Exceto algumas experimentações com os fóruns de discussão Web Crossing da Lundeen & Associates, e a utilização do Communicator da Netscape, não foi possí-vel a utilização das próprias ferramentas para uma avaliação pessoal. Assim, esse trabalho baseou-se em pesquisas em tra-balhos acadêmicos, livros especializados recentemente editados, e na Internet - esse vasto e continuamente crescente repositório de informações e conhecimento.

Com este trabalho não se pretendeu exaurir o assunto, mas dispor de um pano-rama geral que possibilitasse uma com-tinuidade imediata: a escolha de ferra-mentas para o desenvolvimento de um am-biente colaborativo através da Internet para os professores da rede pública do Estado do Paraná.

Embora a tecnologia Web não seja a melhor solução para todos os problemas, ela pode ser muito bem utilizada em empresas que já tenham redes internas com protocolo TCP/IP, e que possuam grupos de trabalho dispersos, mas conec-tados, e uma alta taxa de computadores pa-ra funcionários [BER 96].

Em variados graus, todos os sis-temas groupware são hoje uma mistura de funções proprietárias e padrões Internet. Atualmente, os sistemas proprietários ainda provêem mais funcionalidade do que as im-plementações com base na Internet [POM 97a].

Empresas que já dispõem de groupware proprietário podem encontrar soluções de convivência "pacífica", como a sugerida por [ROB 96] para aplicativos de comércio na Web usando o Lotus Notes.

Uma projeção da Hambrecht & Quist citada em [MCC 96] avalia que o mercado de softwares para intranets crescerá para US$ 10 bilhões no ano 2000. Entretanto, mais do que somente procurar dominar esse mercado bilionário, o que as grandes empresas produtoras de software estão visando é o controle de toda a infra-estrutura futura das corporações. Pois se e-mail e groupware estão sendo as tecno-logias chaves atualmente, o que realmente irá acelerar o uso das tecnologias Web é a tecnologia extranet.

Essa tecnologia, que está rapi-damente emergindo, é descrita como uma extensão das intranets. Com a extranet uma empresa pode abrir partes de sua intranet para clientes selecionados, for-necedores, e empresas associadas. Prote-gida por firewalls virtuais, a extranet permite que empresas expandam o inter-câmbio eletrônico de aplicativos através da rede. Como exemplos de uso de uma extranet podemos citar o compartilhamento de catá-logos de produtos e suas dispo-nibilidades; fluxo do andamento de pedidos em tempo real; controle e gerenciamento de projetos para companhias que fazem parte de um projeto comum; programas de treinamento ou outros programas edu-cativos; grupos de interesse privados para cooperação no de-senvolvimento de idéias e experiências; suporte a clientes e vendedores.

Como considera [REI 97], os termos intranet e extranet não são geralmente muito significativos como categorias de re-des. Talvez fosse mais prático vê-los como classes de aplicativos. Aplicativos intranet, extranet, e Internet (públicos), todos pro-cessando na mesma infra-estrutura de rede, com seus programas e dados sendo administrados por níveis diferentes de acesso e segurança.

Diversos aspectos precisam ser considerados como riscos na implantação de intranets e extranets:

As empresas vão ter que rede-senvolver seus aplicativos para o ambiente Web, produzindo múltiplas versões de apli-cativos supostamente padrões. Devido ao rápido crescimento da Internet, também há questões de escalabilidade. As ferramentas para a Web estão em processo de amadu-recimento. Ainda não se dispõe de sistemas transacionais seguros e integrados com as operações de suporte back-end e os sis-temas de bancos de dados que serão ne-cessários para executar essas atividades, de forma confiável e para grandes volumes. Nos aspectos de segurança, as ameaças advêm não apenas do acesso externo não autorizado, mas também pela má utilização por funcionários com falta de ética, descontentes, ou pouco habilitados [FRA 97, REI 97].

As questões de segurança, desem-penho, e níveis de serviço têm como alternativa as redes de transporte privadas carrier-based, que estão começando a surgir [GIR 96].

Os aspectos humanos, certamente, devem merecer consideração prioritária. A vida e a subsistência de pessoas serão afe-tadas pela adoção de novas formas de trabalhar. Até hoje, as pessoas, e mesmo as próprias estruturas organizacionais, ain-da refletem o princípio de que informação é sinônimo de poder. Não há benefícios óbvios para os indivíduos em tornar seu co-nhecimento especializado disponível para toda a organização, mas os custos são fa-cilmente percebidos. Será necessário criar incentivos para o compartilhamento de co-nhecimento que resulte em benefício para a empresa e para os funcionários. Mas um re-volucionário benefício do trabalho coo-perativo, que está apenas começando a ser discernido, é o seu enorme potencial para acelerar o aprendizado organizacional. [MAN 97] cita Michael Schrage, autor de "Shared Minds", um livro que explora a ex-plosão criativa prometida por novas tecnologias colaborativas:

"Uma das mais importantes coisas que esses tipos de tecnologias e infra-estruturas estão fazendo é que estão tornando as pessoas conscientes da diferença entre transmitir informação - o compartilhamento de conhecimento espe-cializado - e mudança comportamental". Schrage acredita que as empresas tendem a tratar o aprendizado como, prima-riamente, uma transferência estática de informação de quem sabe para quem não sabe, em vez de um esforço colaborativo dinâmico para adicionar novos valores e criar novos conhecimentos. Ele considera que, a menos que se mude o compor-tamento e a definição de aprendizado, de transferência de símbolo para ação e ex-periência, as empresas não terão êxito na nova economia. "Em vez de compartilhar experiências, nós estaremos no futuro nos concentrando em construir experiências compartilhadas." ... "O poder real está no modo como as pessoas interagem com as outras, em vez de no modo como elas processam informações e tomam decisões como indivíduos."

Compreendendo a direção global desse desenvolvimento é possível antecipar melhor e acelerar o processo. Estamos nos encaminhando para a economia digital, as corporações virtuais e a erosão das fron-teiras organizacionais em comunidades di-nâmicas de participantes no comércio digital e sociedade em geral. Ferramentas integradas para comunicação, colaboração, coordenação e publicação são necessárias para suportar as atividades de rela-cionamento nessas comunidades ele-trônicas. As diferenças fundamentais entre os dois planos serão apenas graduações de segurança, privacidade e controle de gerenciamento [REI 97].

As ferramentas para sedimentar o ideal de um mundo unido, que antes era apenas sonho de poetas, ficcionistas ou visionários místicos [EFF 77], estão tomando forma no mundo concreto.

 

BIBLIOGRAFIA

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