O foco deste 5º artigo sobre Gerência de Projetos é o tempo. Veremos os principais passos necessários para chegarmos à definição de quando começa e de quando termina o projeto, que é uma das informações mais requeridas pelos intervenientes.

Definição das atividades (Item 6.1 do PMBOK)

Na EAP (Estrutura Analítica do Projeto), criada na etapa anterior, encontram-se especificados os principais componentes (produtos) do projeto. Decompondo cada um deles em tantos níveis quantos forem necessários, chega-se a uma lista das atividades necessárias para que os produtos previstos sejam gerados. É possível que ao fazer essa decomposição conclua-se pela necessidade de ajustes na EAP, o que é perfeitamente normal.

Cada atividade identificada na lista deve ser descrita e cada detalhe registrado. Isto é necessário para não se perder a memória das definições e para auxiliar a equipe de trabalho quando estiver executando a atividade.

Definir uma seqüência para as atividades (Item 6.2 do PMBOK)

De posse da lista de atividades cabe agora definir uma seqüência lógica de como serão realizadas. Isto porque enquanto algumas atividades podem ser feitas paralelamente ou de forma independente, outras são dependentes do início, término ou tempo de execução de outra atividade. O resultado deste passo é um diagrama de rede do projeto, conforme exemplo abaixo.

É bem possível que ao se estabelecer a seqüência das atividades seja identificada a necessidade de ajustes na lista de atividades, o que também é perfeitamente normal.

Planejamento dos recursos (Item 7.1 do PMBOK)

Para poder estimar o tempo necessário para cada atividade, o que será feito no próximo passo, é preciso antes estimar os recursos que estarão disponíveis para sua execução. O tempo para execução de uma atividade varia muito se tiver uma pessoa, duas ou mais dedicadas à mesma.

Para cada atividade devem ser estimados os recursos humanos, equipamentos e materiais necessários e que estarão disponíveis para o projeto.

Estimativa da duração das atividades (Item 6.3 do PMBOK)

Este passo exige um cuidado todo especial. A duração de cada atividade deve ser calculada com muita atenção. Qualquer "chute" é problema certo no futuro. Deve-se buscar dados históricos e técnicos de fontes seguras para se fazer as estimativas. É comum que se trabalhe com um prazo pessimista e um otimista. Existem alguns softwares que ajudam no cálculo do prazo. A técnica mais utilizada, conhecida e aceita é a Análise de Monte Carlo.

Já de posse de todos os elementos necessários, pode-se então determinar a data do início e do fim do projeto.

Essas datas são identificadas ao se ressaltar o caminho crítico do projeto. O Caminho crítico é constituído pelas atividades menos flexíveis em relação ao tempo. Por isso, o gerente do projeto deve dispensar uma atenção toda especial à elas.

Existe uma grande e variada quantidade de técnicas e softwares para a elaboração de um cronograma. Os softwares mais conhecidos são o "Microsoft Project" e o "Primavera". A forma mais comum de representar o cronograma é através de gráfico de barras, conforme exemplo abaixo.

Além do cronograma, também deve ser desenvolvido nesta etapa o Plano de gerência do tempo (ou cronograma). Basicamente esse plano dispõe de como as necessidades de mudanças do cronograma serão gerenciadas.

Disponível na Internet no endereço www.nereu.com.br.