Autores: Raul Osvaldo Menanteaux Moreno - GPA

     Maria Alexandra V. C. da Cunha - GPA

Trabalho premiado no CONIP´98 - IV Congresso de Informática Pública, Categoria Planejamento e Gestão Empresarial.

Resumo

O Estado do Paraná tem sua estrutura de organização da informática centralizada na Companhia de Informática do Paraná – CELEPAR, apoiada pelo Conselho Estadual de Informática - CEI e representada em cada órgão da Administração Direta do Poder Executivo pelos Núcleos de Informática e Informações – NII. Os projetos de informática podem ser executados pela CELEPAR, ou através de terceiros mediante processo oficial de licitação ou, ainda, pelos próprios NII, dependendo do porte e complexidade do projeto e do nível de capacitação. Os projetos executados fora do ambiente CELEPAR têm sempre o acompanhamento técnico desta.

O volume de projetos em execução no Estado, sob supervisão ou execução na CELEPAR, exigiu a estruturação de um processo institucional de acompanhamento de projetos que permitisse não apenas o simples inventário como também contribuísse com o gerenciamento e controle daquelas variáveis mais significativas e problemáticas de projetos: tempo, custo, recursos e qualidade, e que aliados a outras, como tecnologia, experiência, prioridades e às próprias variáveis políticas, configuram um ambiente de difícil administração e acompanhamento.

Em 1995, foi definido um sistema de informações que suporta o processo de acompanhamento dos projetos por todos os envolvidos e em todos os níveis. O sistema permite o relato periódico de acompanhamento do projeto pelo órgão gerenciador, que representa o cliente dentro da CELEPAR, pelo líder do projeto e pelas várias áreas de tecnologia eventualmente contratadas.

Permite, ainda, que este seja acompanhado pelo órgão demandante (cliente), pela Diretoria da CELEPAR, pelo CEI e por qualquer interessado no projeto. Para garantir a fidedignidade dos relatos de acompanhamento - onde cada envolvido cumpre um papel bem definido - foi instituído um processo de avaliação periódica executado por equipe vinculada diretamente à Presidência da CELEPAR.

Um projeto de informatização, hoje, é acompanhado desde que surge uma necessidade em qualquer órgão da administração pública. Passa pelo reconhecimento na CELEPAR e pelo comprometimento de atendimento; pela especificação consistente da demanda e planificação do atendimento; pelo parecer e aceitação de cada área envolvida em relação a recursos, tecnologia e prazos; pela contratação interáreas, planejamento de execução e acompanhamento constante do progresso. Tudo isto apoiado por metodologia pertinente e por revisões, para a garantia da qualidade.

O suporte à Sistemática de Acompanhamento e Avaliação de projetos foi desenvolvido em Notes. O processo de planejamento é suportado pelo MS-Project, cujos cronogramas estão integrados entre si e à Base de Projetos. No Estado do Paraná há 5.000 pontos Notes em todos os órgãos da administração pública, que podem consultar a base de projetos. Em cada projeto, os autorizados a atualizá-lo são as pessoas que têm relacionamento direto com esse projeto (líderes, contratados, responsável no órgão demandante).

Introdução

Um projeto é uma seqüência bem definida de eventos, com início e fim determinados, que se destina a atingir um objetivo claro, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros estabelecidos como: tempo, custo, recursos e qualidade. Um projeto é diferente do que se faz todos os dias porque um objetivo de projeto é um evento específico e não rotineiro. A extensão do planejamento de que precisa dependerá da complexidade: quanto mais complexo o projeto, maior o esforço de planejamento.

Já o gerenciamento de projetos é, na essência, o planejamento, a organização de tarefas e recursos e o acompanhamento e gestão da evolução para atingir o objetivo proposto, geralmente com restrições de tempo e recursos.

Nos projetos de informática, as dificuldades de gerência e controle revelam-se com maior intensidade pelo fato de incorporarem variáveis de difícil mensuração – o componente subjacente de criatividade, experiência, domínio da tecnologia, especialização (redes, bancos de dados, linguagens) e a natureza multidisciplinar de muitos dos problemas que têm de ser resolvidos com os projetos de informatização.

A CELEPAR, Companhia de Informática do Paraná, é o órgão central de execução da política de informática do Estado. O Estado do Paraná tem uma estrutura de organização de informática baseada na empresa de informática (CELEPAR), no Conselho Estadual de Informática (CEI) e nos Núcleos de Informática e Informações (NII) em cada órgão da administração direta e indireta.

No início de 1995, não havia no Estado uma visão geral dos projetos de informatização do Estado – qual o conjunto de projetos, o que está previsto para o próximo ano, em que secretarias, vinculados a que projetos de governo, o que já foi feito em cada projeto e quando este será terminado. Este problema reproduzia-se dentro dos órgãos (cada um não sabia o que estava sendo feito dentro de casa) e dentro da Companhia de Informática.

Dentro da Companhia, cada executor conhecia a sua parte do projeto. O acompanhamento da evolução era difícil, quando era necessário, obtinham-se "fotografias" do projeto que retratavam a situação do momento mas que não permitiam o acompanhamento e avaliação sistemáticos que são necessários para um efetivo suporte à decisão pelos diversos níveis hierárquicos envolvidos, dentro da Companhia e no órgão que estava sendo atendido.

Foi, então, estruturada a necessidade de se implantar uma prática de gestão baseada em gerência de projetos que contasse com o suporte de ferramentas automatizadas.

Características Técnicas da Solução

Apoiada por softwares consolidados no mercado e com o desenvolvimento de aplicações específicas que permitem controlar o fluxo do processo, foi estabelecida e implantada, em 1995, a primeira versão do Processo de Acompanhamento e Avaliação de Projetos. O objetivo maior é o de garantir a qualidade do processo de gerenciamento de projetos e assegurar a observância e a prática de mecanismos voltados para a qualidade do produto.

Queria-se um sistema de informações que suportasse o processo de acompanhamento dos projetos em execução, por todos os envolvidos, em todos os níveis. O sistema deveria permitir o relato periódico de acompanhamento do projeto, pelo órgão demandante, o líder do projeto e pelas várias áreas de tecnologia contratadas. Além do relato, era pedido que o andamento do projeto pudesse ser acompanhado pelo órgão demandante, pela diretoria da empresa de informática, pelo Conselho Estadual e por qualquer interessado no projeto.

Um projeto de informatização, através da aplicação desenvolvida, é hoje acompanhado a partir do momento em que surge uma necessidade em qualquer órgão da administração pública. Passa pelo reconhecimento desta demanda na CELEPAR, o seu comprometimento e atendimento, a opinião e aceitação por parte das áreas envolvidas em relação a recursos, tecnologia e cumprimento de prazos, a especificação consistente da demanda (ou problema), a planificação macro para o atendimento, a contratação interáreas e o planejamento para execução de cada uma das partes, a execução em si, apoiada por metodologia pertinente e por revisões para a garantia da qualidade. O encerramento do projeto é um ato formal, onde o cliente e o responsável pelo projeto registram suas impressões, e que é submetido à apreciação da diretoria.

Para garantir a fidedignidade dos relatos de acompanhamento realizados pelos envolvidos (onde cada um deveria cumprir um papel bem definido) foi instituído um processo de avaliação periódica, por uma equipe vinculada diretamente à presidência da CELEPAR.

A solução implantada não foi simplesmente o desenvolvimento de um sistema de informações. Contemplou: a) a alteração do processo de gerenciamento de projetos; b) o desenvolvimento de uma aplicação específica e c) beneficiou-se da estrutura de rede disponível para as organizações públicas no Estado do Paraná.

a) O fluxo do gerenciamento de projetos de informática.

A sistemática de Acompanhamento e Avaliação de Projetos materializa-se a partir dos formulários eletrônicos RDD – Registro de Demanda; RDP – Registro de Projeto e RDC – Registro de Contrato, pela explicitação de uma necessidade em um projeto específico e pela contratação e execução dos trabalhos (figura 1). A evolução é referenciada através de Estados e Fases que representam o estágio em que os trabalhos se encontram e orientam, ainda, o acompanhamento e avaliação do projeto (CELEPAR, 1997).

FLUXO DIAGRAMÁTICO

Figura 1- Fluxo diagramático do processo de acompanhamento e avaliação de projetos

Todos os que se relacionam com o projeto devem fornecer informações sobre a sua participação. As áreas contratadas e o responsável pelo projeto, semanalmente. As gerências envolvidas e o responsável no cliente, quando julgarem conveniente. É feita uma avaliação periódica (prazo máximo de 15 a 20 dias) em todos os projetos, também registrada no formulário, pela GPA – Gerência de Planejamento e Avaliação, que avalia/acompanha o processo de planejamento, cronogramas, replanejamentos, problemas de relacionamento interáreas ou com terceiros e situações críticas específicas a cada projeto. Todas estas informações ficam registradas e estão disponíveis a qualquer tempo, mesmo após o encerramento do projeto.

b) A aplicação.

O sistema de informações foi desenvolvido em Notes, e criada a Base de Projetos. O processo de planejamento é suportado pelo MS-Project, cujos cronogramas estão integrados entre si e à Base de Projetos. No Estado do Paraná há 5.000 pontos Notes em todos os órgãos da administração pública que podem consultar a Base de Projetos. Em cada projeto os autorizados a atualizá-lo são as pessoas que têm relacionamento com esse projeto (gerentes, coordenadores, contratantes, contratados, interlocutores no órgão demandante). Dentro da empresa, o acesso à Base de Projetos é livre para consulta, e dentro dos órgãos do Estado cada responsável pode visualizar os projetos da sua organização.

Estão disponíveis gráficos de acompanhamento, semanais, que demonstram o comportamento de indicadores extraídos da Base.

A aplicação prevê diversas visões dos projetos:

• Por projetos – projetos por cliente, por fase, por responsável, por situação (adequado, inadequado ou crítico), por tipo (aquisição, automação de escritórios, comunicação de dados, consultoria, desenvolvimento de sistemas, instalação de redes, suporte, soluções integradas, ...). Estão ainda disponíveis visões dos projetos concluídos por cliente e por tempo;
• Por contratos – contratos por área, por contratante e por contratado, por líder de contrato, por fase, por Coordenador de Núcleo. Estão disponíveis visões dos contratos já concluídos;
• Por demandas – demandas por clientes, pendentes, por gerências envolvidas e especificamente da Gerência de Projetos de Sistemas e da Gerência de Serviços de Operações. Esta visão tornou conhecido o back-log a atender. Qualquer funcionário ou cliente com acesso à Base pode abrir uma demanda, que caracteriza uma necessidade ou oportunidade de informatização.
• Para a diretoria – a diretoria da CELEPAR reúne-se semanalmente com o Conselho de Informática do Estado e a ferramenta de trabalho é uma visão da base onde são expostos: todas as demandas que estão se transformando em projetos, todos os projetos que estão sendo encerrados (por conclusão ou cancelamento) e ainda aqueles projetos selecionados como críticos ou que exijam ciência ou tomada de decisão pelos níveis hierárquicos superiores às gerências da empresa.

Com as facilidades de work-flow do Notes são gerados, automaticamente ou sob demanda, documentos para os diversos envolvidos durante o cumprimento do ciclo de vida do projeto.

c) Infra-estrutura de rede.

As aplicações Notes e outros serviços de rede como: aplicações cliente-servidor dos órgãos do Governo, Internet, Intranet e outros, são apoiadas sobre uma infra-estrutura de rede de comunicação de dados, resumida na Figura 2.

A região do Centro Cívico em Curitiba é atendida por uma rede ATM-Asynchronous Transfer Mode, tecnologia de última geração a qual, através de links em fibra óptica, interliga a 155 Mbps, nove prédios da administração estadual. O interior do Estado e parte da capital, utilizam uma rede comutada por pacotes em protocolos X.25, com acessos que variam de 19.2 a 64 Kbps. Evoluindo tecnologicamente, os acessos de 64 Kbps estão sendo migrados para uma nova rede Frame-Relay, de forma a possibilitar o uso de velocidades de acesso mais alta, até 2 Mbps. Esta é uma tecnologia intermediária, enquanto não existe uma rede de fibra óptica no Estado capaz de suportar a expansão da rede ATM. Alguns órgãos utilizam ainda interconexões ponto-a-ponto, as quais ligam diretamente as instalações do órgão à CELEPAR, para uso de protocolo SNA para terminais dos mainframes e IP para aplicações cliente-servidor, Internet e Intranet. Completando o quadro, uma rede de satélites possibilita o acesso dos postos fiscais de fronteira da Secretaria da Fazenda aos sistemas de informação de fiscalização. Toda esta infra-estrutura de rede possui o seu gerenciamento de forma integrada pela CELEPAR.

Figura 2 - Infra-estrutura da Rede Corporativa do Paraná

Nível de Implementação

A primeira versão da sistemática de acompanhamento e avaliação de projetos foi implantada tendo como suporte o MS-Project e o Word – era um simples relato periódico das informações referentes a cada projeto. Entendia-se que os esforços para melhoria do gerenciamento e controle deveriam ser prévios ao desenvolvimento de uma ferramenta automatizada. Ao estruturar-se o processo, evidenciou-se a necessidade de uma ferramenta que suportasse adequadamente o processo, e que facilitasse o acesso e atualização das informações por todos os envolvidos.

A ferramenta Notes que foi denominada Base de Projetos, hoje na terceira versão, armazena mais de 500 projetos em andamento e aproximadamente 1000 concluídos.

Qualquer necessidade ou oportunidade de informatização no Estado é registrada na Base e acompanhada ao longo do ciclo de vida do atendimento a essa demanda.

Resultados

Os resultados alcançados são significativos, e superaram o pretendido quando da instalação da idéia de uma sistemática de acompanha-mento e avaliação de projetos. Houve uma melhoria significativa do processo de gestão pelos órgãos do Estado. A Companhia de Informática e o Conselho Estadual, a qualquer momento, podem acompanhar os projetos do seu interesse. Têm informações gerenciais de quais projetos estão em andamento normal, os que apresentam problemas e quais os considerados como em estado "crítico", em cima dos quais devem ser tomadas ações.

Há uma efetiva gerência de projeto e acompanhamento por todas as áreas envolvidas dentro da Companhia de Informática. Prazos, recursos e compromissos estão registrados e são formalmente acompanhados, pela empresa e pela organização demandante. Alterações de prioridade podem ser negociadas em cima de compromissos já estabelecidos e novos prazos e replanejamentos ficam registrados nas informações de cada projeto. O cliente acompanha o andamento do seu projeto e pode registrar seus pareceres sobre a forma como está sendo atendido e a evolução do trabalho.

Há geração de gráficos e indicadores de acompanhamento do todo.

Conflitos interáreas normalmente relacionados à escassez de recursos ficaram evidenciados.

Para a tomada de decisão executiva, a Base de Projetos permitiu o exercício de práticas de gestão que antes não eram permitidas pela escassez de informações. Qualquer questionamento, sobre qualquer projeto no Estado, pode ser respondido mediante uma visualização do projeto correspondente - situações críticas, problemas ocorridos, ações tomadas - sem que seja preciso consultar o responsável pelo projeto num primeiro momento. Esta característica é especialmente importante no contexto das organizações estaduais de informática que atendem vários órgãos da administração direta e indireta, de natureza e porte diferentes, e projetos de informatização também de porte e natureza diferentes.

A Base possibilitou análises visando medidas corretivas para o conjunto dos projetos. A radiografia que três anos de registro sistemático provê permitiu que fossem tomadas ações em relação a pontos críticos no gerenciamento de projetos - prazos de execução muito longos, com a identificação de problemas como excesso de otimismo no planejamento, ou um processo de planejamento não muito efetivo, má definição de produtos, objetivos inadequados, projetos com prazos muito longos e sem objetivos precisos, entre outros. Foram realizadas análises sobre projetos já concluídos e em andamento.

Facilidade de Reprodução

A Base de Projetos pode ser reproduzida em qualquer organização, desde que tenha a infra-estrutura de rede e Notes, exigida pela aplicação. A sistemática de acompanhamento e avaliação de projetos incorpora práticas de gestão conhecidas, mas sua implantação depende, fortemente, de variáveis organizacionais que se por vezes a facilitam, por vezes determinam o seu insucesso. No Estado do Paraná, foram fatores decisivos de sucesso: a) a determinação do acompanhamento de projetos como uma prática de gestão a ser implantada em todos os setores estaduais no Governo Jaime Lerner; b) a vontade e patrocínio da diretoria da CELEPAR em implantar a gestão de projetos; c) a criação de uma equipe de Planejamento e Avaliação de Projetos vinculada hierarquicamente à presidência da empresa e d) a disponibilidade de infra-estrutura de rede do Estado;

Esta solução já foi passada à prefeitura da cidade de Curitiba. Cada projeto da prefeitura, multidisciplinar e multisecretaria tem um coordenador de projeto. O Prefeito acompanha semanalmente os projetos, em reuniões virtuais com o suporte da Base, ou pessoalmente. Tal como no Estado, cada registro de Projeto está vinculado a um ou mais cronogramas no Project. A versão inicial da prefeitura foi cedida pela CELEPAR, mas hoje já incorpora características próprias ao ambiente da prefeitura.

Conclusão

A ferramenta desenvolvida suportou a instalação da sistemática de acompanhamento e avaliação de projetos necessária à gestão e controle dos projetos de informatização do Estado do Paraná. Sob o patrocínio da diretoria e beneficiando-se da infra-estrutura de rede disponível, a "Base de Projetos" trouxe benefícios para a execução da política de informática do Estado. Facilitou a incorporação de mecanismos de gestão dentro da Companhia de Informática e hoje permite uma visão clara do que está sendo feito em cada órgão do Estado, e de qual a situação do projeto.

A ferramenta é de fácil reprodução, mas necessita de alteração de fluxo gerencial, o que pode ser facilitado ou dificultado pela cultura e práticas de gestão, próprias a cada organização.

Referências Bibliográficas

COMPANHIA DE INFORMÁTICA DO PARANÁ. Adequação da sistemática de acompanhamento e avaliação de projetos – Projeto Descritivo v. 3.0. Curitiba : CELEPAR, 1997. 50 p.