A Infoimagem'2002 (Document Management Conference & Exposition) é um evento que ocorre anualmente sobre Gestão Eletrônica de Documentos (GED), e que é patrocinado pelo CENADEM (Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento de Informação).

O objetivo principal do evento é promover e difundir o GED para os profissionais envolvidos com a informação em suas organizações, e todas as suas tecnologias inerentes, como Workflow, COLD/ERM, Document Imaging, Document Management, Rercords and Information Management, EDMS, Forms Processing, OCR/ICR e outras.

A preocupação com o gerenciamento dessas informações passou a abordar a necessidade de administração e tratamento das mesmas, como forma de agilizar e tornar eficiente o acesso aos conteúdos que apóiam os processos decisórios da empresa.

Como o gerenciamento de documentos engloba o diagnóstico, triagem e indexação documental independente de seu suporte, aliado a preocupação com os aspectos do documento já em formato digital como versões, validade e acesso. Acredita-se que além das soluções de GED ou anterior a elas exista um processo de tratamento e a somatória desses dois passos fez surgir o Content Management (CM), que foi o tema central do evento deste ano.

Para nós que tínhamos interesse especial em Gestão de Documentos, não faltaram apresentações. Foi interessante verificar que, finalmente, até mesmo os fornecedores de produtos de GED/CM estão preocupados com a gestão documental, e reconhecem que sem esta etapa, a grande maioria dos projetos de GED/CM pode falhar. Como estes projetos costumam representar um investimento alto, tanto em equipamentos quanto em sistemas, torna-se de fundamental importância que todas as instituições dediquem um bom tempo de seus projetos na etapa primordial que é a gestão documental.

Tivemos a oportunidade de representar a CELEPAR numa das conferências do evento, ocasião em que mostramos a metodologia que estamos desenvolvendo para uso em projetos de Gestão Documental. Cabe ressaltar que a política de atuação da CELEPAR em GED/CM para o Governo do Paraná considera a Gestão Documental como primeira fase, sendo as demais fases: definição de tecnologias para GED/CM, avaliação de produtos que melhor suportam as tecnologias escolhidas, desenvolvimento e implantação da solução.

Nesta apresentação deixamos claro que a maior dificuldade encontrada foi que no início do nosso projeto não encontramos organizações que tivessem tratado metodologicamente suas informações, ou melhor, sua massa documental, mas encontramos organizações em diferentes estágios de microfilmagem e digitalização.

Por este motivo, partimos em busca de referências para a elaboração desta metodologia, que poderá ser utilizada por qualquer órgão interessado.

Mostramos então todas as etapas do projeto, que são: elaboração do formulário para diagnóstico da massa documental, levantamento e diagnóstico da massa documental, elaboração do plano de classificação de documentos, elaboração da tabela de temporalidade documental específica e política de descarte, revisão dos processos e fluxos de trabalho e, finalmente, o resgate histórico da CELEPAR.

Apresentamos ainda o aplicativo para Diagnóstico de Documentos desenvolvido em Lotus Notes, bem como as nossas minutas de Plano de Classificação Documental e da Tabela de Temporalidade.

A Feira Internacional sobre GED/CM e tecnologias correlatas, que é a segunda maior no mundo no seu gênero, é um capítulo à parte no evento. Estavam presentes os líderes mundiais do setor, mostrando o estado da arte em soluções, serviços e produtos para GED/CM, e tecnologias correlatas. Foi interessante verificar que, apesar da grande quantidade de conferências disponíveis, pois eram 7 auditórios com apresentação de trabalhos ao mesmo tempo, era sempre possível observar que os estandes se encontravam lotados a maior parte do tempo.