INTRODUÇÃO

O Sistema COP pertence à Coordenação de Orçamento e Programação que está subordinada à Secretaria de Estado da Fazenda. Atende todas as Secretarias e suas indiretas, assim como os Outros Poderes. A finalidade principal deste sistema é a elaboração, emissão e controle do Orçamento do Estado.

O Orçamento é o primeiro componente no controle dos gastos do Estado. Na atual conjuntura, onde o dinheiro é algo raro, o orçamento se torna fundamental para o planejamento do Estado e conseqüentemente a melhor utilização dos recursos. Assim, um Sistema Orçamentário com mais controle, maior facilidade de uso e com informações íntegras e oportunas, permite mais eficiência no remanejamento de recursos e maior eficácia na tomada de decisões de Governo. Neste contexto, procura-se sempre inovar e tornando o Sistema COP mais adequado às novas necessidades de seus usuários.

Orçamento segundo Sanches[1], "Documento que prevê as quantias de moeda que, num período determinado (normalmente um ano), devem entrar e sair dos cofres públicos (receitas e despesas públicas), com especificação de suas fontes de financiamento e das categorias de despesa mais relevantes. Usualmente formalizado através de Lei, proposta pelo Poder Executivo e apreciada e ajustada pelo Poder Legislativo na forma definida na Constituição."

A mudança do Sistema COP é constante, seja por necessidade de alteração da legislação, como pela incorporação de novas funcionalidades. As últimas alterações que foram executadas tornaram o sistema mais robusto e trouxeram ganhos para a Coordenação e para os usuários do Sistema. As novidades serão destacadas a seguir, com ênfase na rotina de Alteração Orçamentária:

Os pedidos chegavam de diversas formas. Por telefone, fax, malote, mas a forma principal era por uma pessoa da Secretaria solicitante que trazia até a Coordenação o pedido. Além disto, a COP e as Unidades Orçamentárias não tinham controle das solicitações. Isto acabava dificultando o trâmite e principalmente as análises dos pedidos.

Com a implantação desta rotina automatizada, houve uma padronização da forma de envio dos pedidos, uma maior agilidade no trâmite destes e um maior controle. Aumentou também a segurança e a confiabilidade com as consistências incorporadas na elaboração do pedido, reduzindo-se, assim, o tempo na entrega dos pedidos. Outro resultado importante foi a obtenção de uma base de informações para consultas e análises futuras.

O trâmite dos pedidos pode ser consultado por todos os envolvidos (Unidades, Grupos Financeiros e Coordenação), desde sua elaboração até a oficialização do processo. Isto trouxe economia de telefone e tempo para o Governo. Foi desenvolvida também uma rotina de aviso de trâmite, que acelera o processo, avisando ao responsável que necessita tomar uma decisão sobre o pedido.

Com os pedidos chegando digitados e validados, os técnicos da Coordenação podem aproveitar o tempo em uma análise mais apurada dos pedidos ou em outros trabalhos.

A rotina de emissão de anexos, consiste em emitir os anexos vinculados aos Atos de Alteração Orçamentária. A nova rotina de emissão de anexos foi implantada e trouxe como benefício imediato para a Coordenação, um melhor controle dos processos dos atos (Portarias, Decretos, Resoluções). Facilitou também a reemissão dos Anexos, possibilitando sua impressão simultânea. Otimizou-se a rotina de controle de oficialização dos processos, onde são informados quais processos de cada Anexo estão pendentes e a data e número do ato.

Esta rotina permite também que sejam emitidos os anexos via correio eletrônico Notes e enviados eletronicamente para a Imprensa Oficial para publicação.

Os processos possuem lançamentos com alterações da despesa, receitas centralizada e descentralizada e obras. A oficialização antes era feita individualmente para cada um dos tipos e sendo informada a data e o número do ato. Isto, as vezes ocasionava erros na informação destes dados, gerando dados inconsistentes como, por exemplo, um ato composto de lançamentos com datas diferentes, gerando trabalho a mais para os técnicos da COP na correção destes erros. Além deste problema, poderia ocorrer esquecimento de um destes tipos de processos, obrigando um rastreamento e reemissão de anexos.

A oficialização centralizada dos processos trouxe uma maior agilidade e eficiência, aumentou a integridade das informações. Enfim, deu uma grande satisfação ao cliente e melhorou bastante também a integração com o Sistema SIAF.

Antes da liberação do sistema para Elaboração do Orçamento, é executada, pela Coordenação, a distribuição dos limites de cada Secretaria e o fechamento da Receita Centralizada e das Fontes de Recursos.

Todo este trabalho era desenvolvido a partir de planilhas em MS-Excel, sem relacionamentos entre elas. Assim se houvesse uma alteração num valor poderia haver a necessidade de alterar diversas tabelas. Isto tornava este serviço trabalhoso e passível de erros.

A implantação de rotina automatizada, desenvolvida em Visual Basic e utilizando o banco relacional SQL-Server 7.0 para armazenamento, facilitou e tornou mais seguros os fechamentos de valores para a Elaboração do Orçamento.

A tabela de Receita Centralizada pode ser alimentada pelas tabelas geradas por esta rotina, assim como o quadro com Serviços Centralizados e de Vinculações Constitucionais, adiantando e facilitando a elaboração do Orçamento.

5 - Consultas a QDDs na SEFANet

Na SEFANet (Intranet da SEFA) foi construída uma aplicação para consultas a Quadros de Detalhamentos da Despesa (QDD). Nesta aplicação podem ser detalhados os Projetos-Atividades, as Unidades e Órgãos e a consolidação do Estado, com opção de escolha das colunas a serem impressas, além de outras funcionalidades.

A vantagem é que estes dados estão sempre atualizados e com uma melhor visualização, que as aplicações WEB podem proporcionar.

O Sistema SIAF (Sistema Integrado de Administração Financeira) mantém uma forte integração com o Sistema COP.

O COP é responsável pelos dados orçamentários e o SIAF responsável pelos dados de execução orçamentária, financeiros e contábeis. Os sistemas são complementares e hoje estão integrados on-line. Anteriormente havia uma defasagem que podia chegar a 24 horas.

No site da SEFA (www.pr.gov.br/sefa) está disponível, no link Orçamento do Estado, a página da Coordenação de Orçamento e Programação com os Quadros Resumos da Lei Orçamentária Anual dos exercícios de 1999, 2000 e 2001. Estão disponíveis, também, a Lei de Diretrizes Orçamentárias de 2001 e o Plano Plurianual 2000 a 2003.

Nos exercícios de 2000 e 2001, o conteúdo da Lei Orçamentária foi gravado em CD para ser distribuído. O CD do exercício de 2000 foi distribuido por essa Coordenação e o do exercício de 2001 está sendo encaminhado.

Existe também trabalho em conjunto com o Departamento de Imprensa Oficial do Estado (DIOE) para facilitar a publicação da Lei Orçamentária no Diário Oficial do Estado. Neste trabalho é enviado eletronicamente um arquivo no formato documento(.DOC). As quebras de página na Lei Orçamentária e no Diário Oficial são diferentes, assim, está prevista para a publicação da próxima Lei Orçamentária uma conversão deste arquivo para resolver ou pelo menos facilitar ainda mais a publicação.

Estando a parte operacional do sistema bem guarnecida de funcionalidades, agora as atenções estão voltadas para a montagem de uma base gerencial, que permitirá mais agilidade e facilidade na extração das informações voltadas ao processo de acompanhamento e tomada de decisão.

O COP possui relatórios que foram desenvolvidos exatamente para este fim, mas o desenvolvimento é lento se comparado com as potencialidades das novas tecnologias. Além disto, as possibilidades de extração de informações serão maiores pela utilização de ferramentas de desenvolvimento.

Controlar o Orçamento é uma tarefa árdua e muitas vezes ingrata, onde muitos reclamam da austeridade imposta pelo Governo. É controlada pela Coordenação de Orçamento e Programação. As novas funcionalidades incorporadas ao Sistema, contribuem para que a COP desempenhe muito bem o seu papel.

Todos sabemos o quanto é importante haver controle para o sucesso de qualquer empreendimento.

[1] SANCHES, O. M. Dicionário de orçamento, planejamento e áreas afins. Brasília: Prisma, 1997.