Autor: Ioquir Afonso Sotile

A CELEPAR, em parceria com a SEAD - Secretaria de Estado da Administração, está disponibilizando desde agosto de 1995 a infra-estrutura para os serviços de Automação de Escritório e Correio Eletrônico, necessária à intercomunicação entre os diversos ambientes informatizados do Estado. Esta infra-estrutura está baseada no Lotus Notes, num projeto inicial que abrange 3.600 usuários de 90 ambientes informatizados (redes locais) de órgãos do Estado. Já estão instaladas mais de 1800 licenças, um número que cresce a cada dia, e agora nos preparamos para a troca de versão de todo o parque Notes instalado (as trocas de versão do Notes e Organizer estão garantidas por contrato, sem custo adicional).

O Notes 4 foi lançado nos Estados Unidos em janeiro deste ano durante a Lotusphere, evento anual da Lotus, porém sua versão comercial só foi disponibilizada em março, e a versão em Português chegou ao mercado apenas no final de maio.

Na versão 4, todas as funcionalidades da versão 3 são mantidas e aplicações feitas em R3 devem rodar sem modificações. Da mesma forma, estações, servidores e bases de dados, são totalmente compatíveis, excluindo-se os novos recursos da R4 (que no pior caso originam uma mensagem de erro para os usuários da R3 afirmando que o recurso não está disponível), isso significa que mesmo durante o período de troca de versão o Notes estará perfeitamente operacional.

A aparência do programa muda bastante, menus e smarticons são sensíveis ao contexto. Para auxiliar o usuário habituado com a estrutura de menus da versão 3 há uma opção de ajuda (Lotus Notes 3.0) que mostra um menu no formato da versão 3 e, à medida em que o usuário escolhe as opções, vai informando o caminho a seguir na versão 4.0.

Se as primeiras diferenças são notadas quando da carga do Notes, nos menus, outras ainda maiores vão aparecer quando você abrir sua caixa postal: a tela é dividida em três partes: à esquerda podem-se escolher as visualizações, pastas e agentes (estes dois são novos); à direita e acima fica a visualização (índice de documentos); e abaixo desta uma prévia da mensagem atual. Cada uma das três partes pode ser redimensionada de acordo com seu gosto ou necessidade.

Para a classificação das mensagens, temos a opção de criar pastas e subpastas. Para mover documentos de uma pasta para outra basta arrastá-lo: o Notes 4 é todo arrastar-e-soltar (drag-and-drop).

Ao compor um memorando, temos mais melhorias: o modelo do formulário está diferente, os botões Endereço, Checar Nomes e Enviar, que antes desapareciam quando eram digitados textos longos, estão fixos numa barra de ações. É possível ainda criar modelos para as mensagens, além de incluir nas mesmas ícones que indicam o seu caráter, tais como urgente, informal, etc. (mood stamps).

O editor do texto foi melhorado, permite criar estilos para parágrafos e acessá-los clicando um botão, criar parágrafos numerados, ou com marcadores, além de um recurso chamado caneta permanente, que permite que você escolha um estilo (fonte, tamanho, cor, etc.) e utilize-o por todo o texto já digitado, independentemente da formatação do mesmo.

E, quando receber um arquivo anexado, não vai mais precisar do programa específico para ver o conteúdo, a versão 4 traz o NotesView, que permite visualizar arquivos de 150 tipos.

A versão 4 suporta todo o OLE2 (na versão 3 só o embeding funcionava direito). Utilizando o OLE2 é possível, além de anexar arquivos, fazer ligações (linking) para arquivos em disco. Para deixar mais clara a diferença: num anexo, é feita uma cópia do arquivo em disco para dentro do documento e alterações feitas em um não afetam o outro. Por outro lado, quando se faz uma ligação, ao invés de uma cópia do arquivo, é criado um ponteiro para o arquivo em disco e alterações podem ser feitas a partir do Notes ou no próprio arquivo: em ambos os casos o arquivo em disco é alterado.

Para organizar a área de trabalho, é possível criar mais de seis pastas na mesma e ícones de réplicas (bases iguais em servidores diferentes) podem ser empilhados, poupando espaço. (Veja no exemplo a seguir, que o ícone da base Cadastro Notes x Internet referencia réplicas da base em três servidores.) Há um pequeno botão no canto superior direito do ícone, clique nele para escolher um servidor; dê um clique duplo sobre o ícone para abrir a base a partir do último servidor selecionado (não é necessário escolher o servidor cada vez).

Para usuários móveis (notebooks), é possível criar vários perfis de localização: em casa - conectado via modem, sem conexão, conectado ao servidor X, conectado ao servidor Y, etc.Usuários móveis também são beneficiados se precisarem fazer replicações com mais de um servidor: agora basta conectar-se a um e este irá buscar as informações nos demais (pass thru). Outra vantagem na replicação é a facilidade de escolher apenas uma parte dos dados, conteúdo de uma categoria, pasta ou subpasta (replicação seletiva).

Replicação a nível de campo: nas versões anteriores, se um campo de um documento fosse alterado, todo o documento precisava ser replicado. Agora, apenas o campo alterado é replicado. Isto, e a replicação seletiva, deixam as replicações mais rápidas.

Utilizando o Agent Builder (acessível aos meros mortais, como a Lotus costuma dizer) é possível programar o Notes (sua base de correio no servidor) para disparar automaticamente mensagens diante de certa situação. Por exemplo: digamos que você vai sair de férias. É fácil criar um agente que envie uma resposta a todas as correspondências que chegarem, dizendo que você está em férias e quem é seu substituto. Você pode até criar diferentes respostas para diferentes pessoas ou grupos.

Como exemplo de melhoria na área de segurança, ao enviar uma mensagem existe a opção de proibição de cópia da mensagem enviada. Caso esta opção seja selecionada, o destinatário não pode imprimir, reenviar, ou mesmo copiar para a área de transferência a mensagem recebida.Nas aplicações, figuras podem ser acrescentadas para melhorar a aparência dos formulários e o espaço que um campo vai ocupar na tela pode ser limitado, isto é, a digitação num campo não desloca os seguintes. Em campos que contêm palavras-chaves, ou seja: valores pré-definidos, à medida em que se digita, o Notes tenta encontrar a palavra inteira; na versão 3 a procura era feita apenas pela primeira letra, agora ao digitar-se G é encontrada a primeira ocorrência com G , digitando-se S a ocorrência com GS e assim por diante.

Mas a maior melhoria é o uso de navegadores, que oferecem uma maneira gráfica de encontrar documentos ou tomar ações, sem ter de usar visualizações ou procurar comandos em menus. Como exemplo, suponha uma aplicação Notes com dados que são classificados por cidade: O navegador mostra como primeira tela o mapa do Paraná dividido em regiões, com um clique abre-se uma segunda tela: a ampliação da região selecionada com as cidades, clicando-se na cidade, abre-se o documento respectivo à mesma.

Através de um Gateway X.400 já era possível, na versão 3, enviar e receber (mediante cadastramento) mensagens da Internet. A partir da versão 4 está incorporado o navegador Web InterNotes, que permite que todos os usuários Notes naveguem pela Internet, mesmo sem ter o protocolo TCP configurado em sua máquina.

O acesso à Internet é feito através de um banco de dados Notes, que utiliza navegadores, de fácil utilização. Todas as páginas acessadas são tratadas como documentos Notes, mantendo as ligações (links) comuns na Internet, e são guardadas no servidor Notes por um período de tempo configurável. Desta forma, se um usuário buscar uma página que foi acessada há pouco por outro usuário, a carga é instantânea, pois é feita a partir do servidor Notes e não do servidor HTML. A qualquer tempo o usuário pode pedir a recarga da página. O navegador permite ainda que os usuários recomendem páginas uns aos outros, atribuindo notas de 1 a 5 e adicionando comentários.

Outro produto importante que foi incorporado é o Notes Web Publisher, que permite que bases Notes sejam publicadas na Internet, total ou parcialmente, bem como que formulários preenchidos na Internet sejam incorporados às bases Notes. É como se fosse uma réplica.

Imagine uma empresa de televendas que tem todo seu processo de venda controlado através de uma aplicação Notes. O freguês pode fazer pedidos por telefone ou pela Internet. Neste caso estará acessando a publicação de partes da aplicação em Notes e, ao preencher um formulário de pedido, estará gerando na aplicação Notes um documento similar ao preenchido pela telefonista da empresa, ou seja: a entrada do pedido na aplicação Notes.

A Lotus disponibiliza as novas versões para o InterNotes e o Web Publisher via Internet. Basta buscar e colocar no servidor Notes. Os programas de estação são automaticamente atualizados, à medida em que acessam o servidor Notes.

O processo de troca de versão para o Notes 4 tem que ser feito manualmente, máquina à máquina, de acordo com a seguinte ordem: primeiro servidores, depois estações (e eventualmente alterações em aplicações, para aproveitar melhor as funcionalidades da nova versão). Trocar a versão de uma estação de 3 para a 4 é uma tarefa simples e rápida: você instala o programa de estação, e pronto! Todas as conversões são feitas pelo programa de instalação e as configurações de usuário (área de trabalho, ícones, portas, etc.) são mantidas.

Bibliografia:

PC MAGAZINE, v. 15, n. 9 p. 23-24, maio 1996.

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