Iniciamos a implantação do Correio Eletrônico Lotus Notes na COHAPAR em julho de 1996.
Através da CELEPAR e Ipardes elaboramos treinamento de inicialização do Notes (Correio Eletrônico - envio e recebimento de mensagens e uma breve introdução em utilizar um aplicativo desenvolvido em Notes).
De início disponibilizamos aos usuários as bases: Lista Telefônica e Classificados, além da utilização do Correio Eletrônico - mensagens.
Em seguida fomos implantando outras bases de consultas como: Manual de Normas, Estrutura Organizacional, Atos, Informações da DVRH, entre outras. Com isso nossos usuários foram se familiarizando com a nova ferramenta.
Procuramos, desde o início da implantação do Notes, acostumar os usuários a abrir seu correio eletrônico pelo menos uma vez pela manhã e outra à tarde, e também que as gerências enviassem suas mensagens através desta ferramenta, cobrando o recebimento e o retorno, quando necessário, pelo mesmo meio.
Com o auxílio dos técnicos da CELEPAR começamos a desenvolver outras bases com a utilização de workflow, como: Solicitação de Materiais, Trâmite de Documentos, Solicitação de Serviços, etc., sempre acompanhando a implantação e a utilização das novas bases, sendo que as solicitações só seriam atendidas quando elaboradas através do Notes.
Um dos motivos do nosso sucesso na implantação do Notes na COHAPAR foi a estratégia aplicada, ou seja, as Diretorias, as Gerências, e outras chefias adotaram esta ferramenta desde o início e cobravam de seus colaboradores a sua utilização.
Atualmente utilizamos a versão 5.0. Estamos com mais de oitenta bases implantadas e documentadas, com trezentos e noventa e cinco usuários (entre nosso escritório sede e os doze escritórios regionais no Estado), contamos com um servidor exclusivo Pentium III 550 XEON dual, 1 Gigabyte de memória RAM e 27 Gigabytes de disco, com os serviços de backup diários, semanais e anuais, em fita Dat e CD.
CORPO TÉCNICO ENVOLVIDO COM O NOTES:
Atividade vinculada à Coordenadoria de Rede e Banco de Dados.
Responsável Técnico: dois administradores da rede (um funcionário da COHAPAR e um da CELEPAR).
Responsável Administrativo: um Coordenador Administrativo e três programadores/analistas (dois funcionários da COHAPAR e um estagiário da CELEPAR).
Conseguimos uma racionalização de tempo e redução nos gastos na ordem de 80%, revendo os processos (retrabalho) e eliminando trâmite de papéis.
Com essa automação a Companhia ficou dependente desta ferramenta. Quando o Notes não está disponível os processos administrativos ficam paralisados, situação essa que ocorre raras vezes e é prontamente restabelecida.
Utilização da ferramenta - quando enviamos uma mensagem ao Grupo de Usuários, 60% abrem a mensagem no mesmo dia, 20% no dia seguinte, 10% nos dois próximos dias e os restantes 10% abrem em um período maior.
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