Autores:Marcelo Fermann Guimarães - GPS
               Rejane Raskin Rotenberg - SEAP

O surgimento da sociedade industrial e da visão sistêmica trouxeram consigo a convicção das vantagens do trabalho em grupo sobre as atividades individuais.

O trabalho em grupo apresenta a capacidade de resolver mais problemas e uma maior velocidade para tomar decisões.

O processo de automação de escritório implantado na Secretaria de Estado da Administração e da Previdência e em toda a Administração Pública Estadual é de fundamental importância para as organizações que procuram as vantagens do trabalho em equipe, com o objetivo de se tornar mais ágeis, melhor posicionadas no cenário onde atuam e mais competitivas.

Para melhorar a comunicação interna tem sido disseminada pela SEAP, com o apoio da CELEPAR - Companhia de Informática do Paraná, a ferramenta Lotus Notes, para ser utilizada em todo o Estado, com o intuito de viabilizar projetos completos de Automação de Escritório, tanto em nível interno de cada órgão quanto em nível corporativo.

Essa ferramenta foi adotada como padrão do Estado no que tange a Automação de Escritório.

Vários órgãos adotaram a ferramenta como uma forma de racionalização na troca de informações e encontram-se hoje em um estágio avançado na utilização de seus recursos; outros, apenas comunicam-se eletronicamente, através de troca de mensagens do correio Notes.

O objetivo principal da Secretaria de Estado da Administração e da Previdência com a implantação da ferramenta Lotus Notes no serviço público, nessa primeira etapa, foi de promover a padronização da automação dos processos administrativos e a integração entre os órgãos do Estado, pertencentes aos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário.

O enfoque foi o do gerenciamento das informações – atualizadas e disponíveis em todos os níveis hierárquicos - instrumentalizando a tomada de decisão através da potencialização e do uso de aplicativos integrados de automação de escritório, favorecendo, assim, a troca de informações e trabalho cooperativo entre todos os usuários.

Priorizou-se a capacidade adaptativa, com a transformação da estrutura, levando em consideração a necessidade de enfrentar e superar resistências culturais e políticas às mudanças, mediante uma eficaz combinação de ações de curto, médio e longo prazos.

Houve um esforço contínuo e persistente de implantação da cultura gerencial e de modificação de procedimentos, normas e rotinas administrativas, visando internalizar nos agentes públicos a adesão a práticas voltadas para objetivos.

Preocupou-se com a transparência, através da enunciação clara a todos os envolvidos, através de seus representantes e lideranças, dos propósitos das mudanças e dos instrumentos a serem utilizados para sua concretização.

Priorizou-se a adesão e participação, através do envolvimento dos dirigentes e servidores públicos em todas as etapas do processo, motivando-os a implementá-las não só pelo benefício de melhorar o desempenho das funções públicas, como pela capacitação sistemática.

A principal vantagem da automação de escritório foi auxiliar os usuários na comunicação, colaboração e coordenação de suas atividades, e trouxe como uma das consequências, a modernização administrativa, agilizando os processos tradicionalmente emperrados que limitavam a eficiência das unidades de governo.

A aproximação da SEAP com os servidores públicos, aconteceu com a democratização do acesso aos serviços e à informação, com a melhoria na qualidade do atendimento e prestação dos serviços.

Os documentos oficiais e não oficiais, solicitações de serviços, memorandos, ofícios, comunicados internos e interórgãos são apenas alguns exemplos de papéis que foram gerados e tramitavam diariamente nos órgãos da Administração Estadual.

Este grande volume de papéis circulando, muitas vezes causava morosidade nos processos e exigia muita atenção para que se reconhecesse os que solicitavam ações mais urgentes.

A necessidade de diminuição do volume de papéis gerados, a distinção de prioridades, a divergência sobre qual é a informação correta, bem como a padronização de processos comuns a diversos órgãos tornou fundamental a automação dos processos administrativos do Estado.

Assim, a SEAP, como gestora do processo de automação do Estado, com o apoio da CELEPAR - Companhia de Informática do Paraná, adotou formas de gestão integrada, para melhorar os esforços dos diferentes órgãos públicos na atuação conjunta para a solução dos problemas.

A SEAP estimulou a descentralização para assegurar respostas mais rápidas às demandas da população nos postos de atendimento de serviços públicos, favoreceu a participação dos servidores na elaboração de políticas, programas e projetos do governo e estabeleceu a administração responsável, no sentido de que responda por resultados.

Como continuidade dessa primeira etapa, vários projetos estão sendo implementados e nos próximos artigos serão divulgadas as características dessas soluções.