Autor: Raul Osvaldo Menanteaux Moreno - GPA

No mundo nada se cria, tudo de transforma.

LAVOISIER

Enfrenta-se hoje, na CELEPAR, um desafio duplo por todos aqueles que para executar um trabalho oficial, não rotineiro e de certa complexidade devam, por definição da Empresa, proceder inicialmente ao seu planejamento.

Em primeiro lugar pela disciplina que o processo de planejamento impõe, tanto na formulação quanto na execução, porque planejar exige a identificação precisa dos objetivos, a definição e o ordenamento prévios de todas as atividades necessárias que devam ser executadas para atingir os propósitos e os objetivos resultantes desse trabalho, estabelecendo claramente a melhor seqüência de execução das atividades e associando, a cada uma destas, os recursos necessários para sua realização. Note-se que aqui surge um outro propósito de empresa que é o de estimular a integração interáreas e a globalização do planejamento, como forma de melhor administrar o atendimento às demandas por serviços formuladas pelos clientes e as da própria CELEPAR.

Em segundo lugar pelo aplicativo MS-Project, por tratar-se de um software novo na empresa e desde o ponto de vista da sua utilização, possa trazer inicialmente algumas dificuldades de operação e uso. Embora a CELEPAR tenha proporcionado treinamento específico a este respeito para uma parte do seu quadro técnico, a GPA - Gerência de Planejamento e Avaliação, está organizando novas turmas para dar continuidade a este processo, uma vez que o uso oficial do MS-Project proporciona a formatação padrão para o planejamento de todos os projetos.

0 MS-Project, por tratar-se de uma ferramenta, é apenas um meio que auxilia no planejamento de projetos na facilidade em organizar as tarefas, de fazer simulações e gerar diversas formas de resultados que auxiliam na avaliação do plano até resultar no melhor plano possível, considerando as restrições tradicionais de recursos e prazos, reservando sempre para o técnico o mérito (ou a obrigação) de formular o plano.

0 planejamento de projetos na CELEPAR, a partir de agora, deixa de ser uma atividade pró forma ou um privilégio só daqueles que consideram importante organizar seu trabalho antes de começar a execução; passa a ser uma obrigação direta de todos aqueles que gerenciam, coordenam ou lideram um projeto. Exige-se o planejamento, o acompanhamento e, se necessário, o replanejamento de projetos, de forma a que a empresa toda possa saber qual a situação e os prazos comprometidos com o trabalho em si, desde um Diretor até qualquer participante de um projeto.

A necessidade de planejamento é institucional, pois o compromisso com um cliente é institucional e não apenas pessoal. 0 planejamento é uma necessidade profissional, pois ajuda não apenas a melhor organizar o trabalho a ser realizado como também determina o esforço necessário, a demanda de recursos para sua execução e é determinante para a definição dos prazos que, em última instância, é o que mais interessa ao cliente, desde que o produto lhe seja entregue com pontualidade, com a qualidade desejada e, principalmente, que cumpra de forma efetiva com os propósitos para os quais foi contratado. Se não houver planejamento, como poderemos assumir um compromisso com um cliente e nos comprometermos em uma determinada data? Como poderemos avaliar o progresso de um projeto se não temos um marco referencial de comparação?

0 planejamento quando bem realizado pode garantir êxito no processo de execução de um projeto, porém não assegura necessariamente o seu conteúdo; para isto, estão sendo elaborados Roteiros Técnicos, sob a coordenação da GPT - Gerência de Prospecção Tecnológica e vinculados à MDS-CELEPAR, para minimizar os riscos de insucesso de um projeto desde o ponto de vista da sua efetividade.

Objetivando facilitar as coisas para quem tenha que planejar, o MS-Project proporciona a facilidade de utilização de Templates, ou modelos preformatados de planos, que têm grande utilidade no momento em que se iniciam os "ensaios" para o efetivo planejamento de um projeto. já a GPA estruturou diversos templates, adequados a cada tipo de projeto, e encontram-se à disposição no subdiretório - raiz - destinado aos arquivos de projetos: K:=CEL-GPSSYS:PRJCELEPAR, com extensão.MPT.

Desta forma, os Templates caracterizam-se por servir de orientação ou oferecer uma sugestão de planejamento / programação dos passos (tarefas) necessários para a elaboração efetiva de um plano, além de proporcionar o ambiente customizado para uso da ferramenta. É possível encontrar modelos de planos para Elaboração de Planos Setoriais de Informática, para Projetos Preliminares, para programação e registro de Atividades Contínuas nas suas diversas finalidades e para projetos em geral.

Na medida do necessário e como forma de oferecer maiores facilidades para o planejamento de projetos, novos modelos deverão ser definidos pela GPA, contando sempre com as sugestões e colaboração dos seus usuários.

0 uso dos Modelos, de caráter obrigatório, além de propiciar a homogeneização do ambiente, agiliza a operação do software, pois basta o usuário selecionar, entre os modelos disponíveis, o mais adequado às características do seu projeto e, a partir deste, proceder as adaptações necessárias definindo novas tarefas, excluindo ou redefinindo outras e verificando ou reformulando o vínculo entre estas.

Em síntese, é possível "transformar" facilmente um Template num plano adequado de execução de um projeto, pela sugestão de planejamento que oferece, e ao mesmo tempo, pelo propósito da empresa de introduzir a prática do planejamento, é possível "transformar" o estilo e a organização do nosso trabalho.