Autores: Alba Regina Maciel Menezes, Ivan de Barros Ravedutti, Odemir Bara

Introdução

Como já citamos em publicações anteriores, as organizações que procuram explorar as vantagens do trabalho em equipe, têm se mostrado mais ágeis, melhor posicionadas no cenário onde atuam e mais competitivas.

A Administração Pública, como organização complexa que é, também precisa equacionar adequadamente estas questões.

Desta maneira a existência de infra-estrutura e ferramentas que apoiem o funcionamento do governo como uma grande equipe é, igualmente, fator decisivo para o cumprimento de seus papéis.

Neste sentido, a CELEPAR está disponibilizando os serviços de Correio Eletrônico e Automação de Escritório a nível estadual, através da instalação de servidores (agências postais) nos diversos ambientes informatizados dos órgãos do Estado, que se interligarão através da rede Integrada de Dados e Serviços do Estado do Paraná (REDEPAR).

1ª Abordagem

Plano de Implantação:

Definir atribuições dos responsáveis no cliente:

Por ser este um projeto que tem como característica principal a descentralização, da mesma forma o suporte na operação da Solução deverá ser descentralizada, fazendo com que o usuário final tenha suporte direto dentro da sua organização.

Para que este suporte ocorra de forma satisfatória, e levando em consideração que a Solução a ser implantada permite o desenvolvimento de projetos de Automação de Escritório, foram identificados três perfis que devem atuar dentro da organização, a saber:

• Responsável Técnico na Organização

  É o responsável em manter o servidor de correio do cliente em pleno funcionamento, incluindo os aspectos de segurança(back-up´s). Interação forte com a administração central do software, funcionamento do servidor do correio e o seu relacionamento com o ambiente de rede.

  Esta função pode ser realizada pelo Administrador de Ambientes Informatizados, ou pelo Operador de Rede do cliente.

• Responsável Administrativo da Organização

  Tem como atribuição principal ser o representante do cliente nos assuntos ligados a Correio Eletrônico e também responsável pela disseminação interna destas informações. É a pessoa de referência sobre o assunto dentro do cliente, com a responsabilidade de dar suporte interno aos usuários, na operação das funções do Correio Eletrônico.

  Participa de eventos ligados a esta tecnologia, tais como Workshop´s, Seminários etc. (de órgãos do governo que utilizam o Notes ), como representante da organização.

  Esta função deve ser exercida por funcionário da organização que tenha como característica possuir facilidade de relacionamento com os futuros usuários deste serviço na organização, facilidade na disseminação de informações (treinamento) e conhecimento dos processos da organização. Em pequenas instalações esta função poderá ser exercida pelo "Responsável Técnico".

• Responsável Geral da Organização

  Tem como atribuição principal definir diretrizes e linhas gerais de implementação do Correio Eletrônico dentro da Organização.

  Esta função deve ser exercida por ocupantes de cargo que possuam poder de decisão que possibilitem assegurar a implantação da Solução e assegurar também as automatizações/reestruturações dos processos internos identificados.

Clientes Implantados

Situação até o mês de outubro/95:

SEAD, SEFA, SEFA - CRE, SETI, IPARDES e TRIBUNAL DE CONTAS

Clientes em Implantação:

Situação até o mês de outubro/95:

SESA e SECS

Considerações:

Após as implantações ocorridas, o que temos a dizer é que o modelo proposto para a implantação, com a definição dos responsáveis dentro da organização, é de fundamental importância, pois o que observamos, é que onde os três papéis (citados acima) foram bem definidos, aliado ainda ao interesse existente no nível diretivo, obteve-se grande êxito na utilização deste recurso dentro da organização.

Como conclusão temos que o SUCESSO DA IMPLANTAÇÃO tem uma relação direta com o GRAU DE ENVOLVIMENTO DO CLIENTE na adoção desta nova tecnologia.

2ª Abordagem

Experiência da implantação na Celepar

Esta nova forma de comunicação, que está sendo implantada em todas as Secretaria e órgãos do Governo e que teve seu início na Celepar, começa a mudar a rotina administrativa tornando as comunicações internas mais ágeis e seguras.

Primeiros contatos

O software foi apresentado aos funcionários de maneira informal, através de palestras, pelo próprio fornecedor, com duração de 3 horas. Disponibilizado em rede na metade do mês de agosto, sem muito conhecimento sobre a ferramenta, com pouco material didático, iniciou-se uma campanha de divulgação através do desenvolvimento de aplicativos de interesse geral na tentativa de sensibilizar todos os funcionários da importância de sua utilização, pois percebia-se que o interesse era pequeno em relação ao universo pretendido pela Celepar, bem como, pelo poder da ferramenta.

A princípio, foram destinadas à Celepar 300 Caixas Postais que foram divididas em Individuais e Coletivas. As individuais pertencem a uma pessoa específica e as coletivas visam atender um grupo de funcionários lotados em determinado setor e/ou local de trabalho.

Ferramentas de apoio

Com o objetivo de implementar recursos que motivassem o uso do Correio Eletrônico, foram disponibilizadas algumas aplicações, batizadas de Quadros de Avisos, iguais aos usados normalmente afixados em lugares estratégicos como portarias e locais de acesso dos diversos setores, onde são colocados em áreas de acesso comum, notícias e informações de interesse geral. Até o momento já foram criados 14 quadros de avisos, alguns dos quais são setoriais e não estão disponíveis para todos os usuários Notes.

Alguns exemplos de quadros disponíveis:

• Informações Gerenciais - usado pelas Diretorias e Gerências para relatar periodicamente os principais projetos e ações de cada área;
• Biblioteca - apresenta as aquisições bibliográficas da Celepar e outras informações;
• Recursos Humanos - divulga notícias sobre assuntos da área;
• Atos Administrativos - divulgas os atos da Diretoria, tais como portarias, instruções normativas e outros;
• Funcel - destinado a informar as atividades sociais da Fundação e benefícios;
• Lista Telefônica - lista todos os funcionários com sua respectiva lotação e número de ramal;
• Alteração de lotação - formulário próprio para informar o novo enDereço funcional. Este será utilizado por vários setores que mantém dados desta natureza.
• Classificados - espaço aberto a todos os funcionários que podem fazer anúncios de compra, venda, troca e outras informações que sua imaginação permitir.

Como destaque na utilização dos quadros de avisos, citamos o de Informações Gerenciais que até final do mês de outubro já tinha sido consultado 5022 vezes, número este que mostra o interesse dos funcionários quanto as principais ações e projetos da empresa.

Estratégia de divulgação

Na tentativa de suprir a falta de material didático sobre o Lotus Notes e ao mesmo tempo apresentar as aplicações disponíveis no Correio Eletrônico, foi editado um "Informe da Celepar", contendo informações básicas, escrito de forma simples com explicações passo a passo de como acessar pela primeira vez uma caixa postal, como enviar e receber mensagens, como acessar os aplicativos disponíveis e dicas de utilização geral do software, bem como, a divulgação de uma equipe de apoio ao uso, com condições de atender desde problemas com instalação até o uso diário do correio. Foram feitas também, 4 sessões Tira Dúvidas com duração de 3 horas e de participação livre, onde as pessoas traziam suas dúvidas/perguntas e eram auxiliados por um técnico da equipe de apoio. Além de tudo isso, foi disponibilizada uma caixa postal chamada de "DÚVIDAS DO CORREIO" onde os usuários podem enviar suas dúvidas/problemas que serão tratados pela equipe já citada.

Metas atingidas

Alguns tabus já começam a ser derrubados e, aos poucos, os papéis estão começando a desaparecer de circulação, deixando o espaço ocupado pela facilidade, agilidade e confiabilidade que o Lotus Notes oferece aos seus usuários.

Os aplicativos tiveram rápida aceitação por parte dos funcionários, pudemos perceber que após essa disponibilização aumentou consideravelmente o interesse pela ferramenta, fazendo com que as pessoas se instalassem e procurassem as informações que estão disponíveis nos quadros de avisos; assim sendo, estão em desenvolvimento novos aplicativos que virão somar esta estatística, confirmando que nosso objetivo principal que é diminuir o fluxo de papéis, agilizar o processo de informação e facilitar a rotina administrativa da Empresa, está sendo atingido.

3ªAbordagem

O uso do Correio Eletrônico, no desenvolvimento de sistemas

A possibilidade de utilizar o LOTUS NOTES para permitir a comunicação entre 2 usuários de um sistema instalado em locais diferentes, ligados pela REDEPAR, é bastante interessante de se analisar no momento em que se deseja uma solução simples, segura e de boa apresentação ao cliente.

Da mesma forma que se anexa um texto do WORD a um memorando do NOTES, pode-se anexar um arquivo disponibilizado por um aplicativo a um Documento Eletrônico do NOTES. Para se entender melhor, Documento Eletrônico é aquela tela pré-formatada utilizada, por exemplo, para comunicar alteração de ramal telefônico já disponível no ambiente NOTES da CELEPAR. Pode-se, inclusive definir algumas consistências básicas para os campos.

Um exemplo bem simples para melhor entendimento pode ser visualizado num sistema de controle de almoxarifado, onde a requisição de material se faz através de um Documento Eletrônico. Este documento é endereçado para a caixa postal do responsável pela administração de materiais no cliente. Este, manual ou automaticamente pode receber as requisições, analisá-las, atualizar os arquivos correspondentes e responder ao remetente.

Para fazer automaticamente, necessário se faz a utilização de macros; porém não se assuste, porque já existem no mercado, setores se dedicando a este segmento de trabalho na área da informática com resultados satisfatórios. Não é, portanto, apenas uma solução acadêmica, já tem uso comercial! Logo, logo o seu cliente vai ver em algum lugar, e vai perguntar porque você não disse que funcionava tão fácil assim para resolver aquele problema de tratamento de documentos!

O objetivo deste trabalho é apresentar de forma simples uma ferramenta de desenvolvimento bastante eficaz para a solução de muitos problemas nos clientes. Apenas com trabalho e dedicação se pode diagnosticar o âmbito e sofistificação atingível pelo produto.