Autor: Vitório Yoshinori Furusho

."Onde há ordem, há planejamento. Onde há planejamento, há metas a atingir. Onde há metas a atingir, há resultados. Onde há resultados positivos, há sucesso. Onde há sucesso, há progresso."

"Quem planeja por um dia, deve criar moscas. Quem planeja por alguns meses, deve criar frangos. Quem planeja por um ano, deve plantar cereais. Quem planeja por uma década, deve cultivar pomares. Quem planeja por uma geração deve educar e preparar o homem para o sucesso." Quem planeja por uma qualidade de vida melhor, deve utilizar o planejamento como uma atividade dinâmica e permanente em sua organização.

Diz um ditado "Quando se falha em planejar, planeja-se falhar".

A informática vem ganhando importância estratégica no mundo dos negócios e no cotidiano de cada pessoa. Nos anos 60, 70 e até os anos 80 a informática nas organizações foi aplicada, até de certa forma, com prioridade nas atividades meio (setor de pessoal, contabilidade, finanças, almoxarifado, etc.). Na metade dos anos 80 e, principalmente, na década de 90 tem sido uma ênfase e prioridade das instituições, a informatização das atividades fins. Vemos alguns exemplos, tais como: setor bancário e supermercados, como os mais bem informatizados.

Atualmente, as Tecnologias de Informações - TI são muito mais complexas e abrangentes que o tradicional processamento de dados, incluindo, além deste, uma imensa variedade de recursos, classificados sob os mais variados títulos: Sistemas de Informações Gerenciais, Sistemas de Suporte de Decisões, Sistemas de Suporte à Gestão, Automação de Escritório, Automação de Processos, Automação Industrial, Inteligência Artificial, Sistemas Especialistas, Automação Comercial, Automação Bancária, Geoprocessamento, Captura Direta de Informações, Internet, Intranet etc.

As TI, com toda essa abrangência, estão transformando os valores atuais, no mundo empresarial, governamental e doméstico, muito mais profunda e rapidamente que qualquer outra transformação na história da humanidade. Quem imaginaria que um dia pudesse jogar um game com várias pessoas ao mesmo tempo de localidades diversas; realizar transações bancárias da sua própria casa; realizar compras sem ir às lojas; entregar declaração de imposto de renda sem enfrentar filas; comprar pizza; enviar uma carta a qualquer canto do mundo sem ir ao correio, etc.

O impacto das TI já foi suficientemente grande para que alguns autores concluíssem que as mudanças delas decorrentes trarão conseqüências muito mais profundas e rápidas que todas as revoluções tecnológicas anteriores, alterando, drasticamente, o perfil de toda a sociedade e de suas organizações.

Num ambiente cada vez mais complexo tecnologicamente, o sucesso empresarial e governamental passa a depender, essencialmente, da capacidade da organização em termos de administrar a sua base informacional, e de aproveitar as oportunidades de diferenciação que as novas Tecnologias de Informações oferecem.

A informática vem se tornando, cada vez mais, um dos elementos fundamentais na melhoria da qualidade dos produtos e serviços das organizações. TI utilizadas estrategicamente podem mudar de maneira profunda os requisitos da competitividade empresarial. A informação integra produtos, serviços, organizações e nações, e já não pode ser deixada de lado. As organizações que não se preocupam com este assunto estão fadadas ao isolamento, obsolescência e falência.

Cada vez mais, o foco de atenção para o uso dos recursos de informática se desloca para resultados, por meio de abordagens inovadoras, que diferenciam produtos, mudam as relações de força de mercado, criam ou eliminam dependências entre organizações, prendem clientes a fornecedores, reduzem prazos para atividades essenciais da organização (como o lançamento de novos produtos e serviços), mudam, drasticamente, as estruturas de seus custos, criam canais de comunicação com o mercado, inimagináveis há alguns anos. Tudo isso é possível e já está sendo utilizado nas organizações que perceberam a importância estratégica das Tecnologias de informática. Por exemplo: bancos, supermercados, postos de gasolina, indústrias e boa parte dos órgãos públicos.

Por muito tempo as organizações têm feito uso das TI, mas de forma não administrada ou inadequadamente administrada. A maior parte das organizações ainda utiliza os recursos de informática orientados para dentro da instituição, isto é, para resolver problemas internos de processamento de informações ou simplesmente alguma coisa de automação de escritório, sem integração interna e externa. Obviamente, esse tipo de uso também é necessário, mas é importante que a visão das possibilidades de utilização daquelas tecnologia seja ampliada e contemple o novo universo que, cada vez mais, mudará as relações de competitividade em todos os segmentos da economia. Ao lado do uso estratégico, tais tecnologias representam, também, um papel importante como agentes de integração e coesão organizacional.

Além disso, o papel tradicional de processamento de dados, orientado para as operações básicas da organização, registrando e recuperando transações, processando documentos e dando apoio ao trabalho funcional, continua sendo uma das dimensões do uso adequado das TI.

Emerge, então, uma situação complexa em que muitos fatores de grande impacto empresarial precisam ser analisados. Esta é a função do planejamento de informática: pesquisa, adequar e planejar o uso das TI, contemplando a multiplicidade e as possibilidades de uso dessas tecnologia.

É necessário um processo sistemático que facilite a abordagem do planejamento de uso das Tecnologias de Informática, capaz de tratá-las sob enfoques essencialmente técnicos, ao lado de uma abordagem orientada para a missão da instituição. O planejamento do uso das TI deixa de ser uma preocupação técnica para assumir uma importância estratégica, passando a ser responsável por grande parte do sucesso da organização.

Para poder trabalhar de forma organizada e planejada, otimizando os recursos e até informatizando de forma sábia os setores mais prioritários dentro de cada órgão e estado, tornou-se necessário o planejamento também na área de informática. Como diz um velho ditado "Quem falha em planejar, planeja falhar".

É essencial que o Planejamento Setorial em Informática - PSI seja parte integrante do Plano Estratégico do Órgão, convergindo para os mesmos objetivos e metas a serem alcançados pela instituição.

Quando o Planejamento em Informática é elaborado juntamente com o Planejamento Estratégico da Organização, obtém-se um resultado muito mais positivo que um planejamento isolado. Caso a instituição já possua um Plano Estratégico, é importante que o PSI seja elaborado a partir deste plano e do diagnóstico organizacional.

Ao planejar a informatização ou a sua evolução, deve-se levar também em conta o estágio de informatização em que se encontra a instituição, evitando-se com isso o gasto desnecessário para o momento. Tem-se observado que muitos órgãos pretendem informatizá-los elevando-se ao Estágio de Informatização muito além da demanda, no entanto, é importante ater-se para uma informatização gradativa, evitando-se disponibilizar mais tecnologia que a própria demanda de cada setor.

O PSI das Secretarias e Vinculadas é elaborado, obedecendo um modelo básico, uma metodologia específica do Estado.

Para a elaboração do PSI, são considerados os seguintes documentos e diretrizes: Plano de Governo; Programas Prioritários do Governo; Diretrizes e Políticas do Governo quanto à informatização; A Missão institucional da Secretaria e/ou Vinculada; Regulamento Interno; Plano de Ações; Metas e Prioridades; Estágio de Informatização em que se encontra e onde se deseja chegar; A potencialidade existente no órgão para informatizar; Os recursos de informática existentes; A distribuição atual dos recursos de informática; A capacitação do pessoal para o uso da tecnologia de informática; Adequação tecnológica às necessidades; Reengenharia de processos; Custo/Benefícios; Capacidade de investimentos em informática; Contribuição para a melhoria da produtividade e qualidade dos serviços prestados pelo órgão e contribuição para a melhoria da qualidade de vida do cidadão.

O plano contém, essencialmente, os seguintes tópicos: apresentação, objetivos, benefícios, abrangência, caracterização do órgão, missão do órgão e suas atribuições, estrutura organizacional(estrutura básica e organograma), sua distribuição geográfica, sua integração com outras entidades, as diretrizes do plano de governo, as diretrizes do plano de ações do órgão, as diretrizes para informatização, a análise da situação atual, modelo funcionalatual, descrição dos principais processos, dados estatísticos, a evolução da informática no órgão, o estágio de informatização em que se encontra o órgão, os recursos de informática existentes e sua plataforma tecnológica hardware, topologia de rede, software e sistema, informações sobre a organização da área de informática, diagnóstico organizacional (pontos positivos, pontos negativos, restrições, problemas estruturais, etc.) e a sua infra-estrutura espaço físico, instalação elétrica, instalação lógica e móveis), investimentos realizados em treinamento, o quanto o órgão tem investido em informatização, quais são as necessidades de informaçõese perspectivas, proposição conceitual de solução, resumo da solução proposta, seus benefícios, uma visão sistêmica da solução, os novos sistemas de informações a serem implantados, a automação de escritório, plataforma tecnológica a ser adotada (hardware, topologia de rede e softwares), Internet e Intranet, solução de sistema de comunicações de dados, quais são as melhorias de processos, a infra-estrutura a ser implantada no órgão (espaço físico, instalação elétrica, instalação lógica, móveis, material de consumo para informática, etc.), proposição da criação de um Núcleo de Informática, orientações sobre manutenção dos recursos de informática, plano de treinamento, planilha de custos e fonte de recursos financeiros, o planejamento para implantação do plano com a estratégia de implantação, o cronograma de desenvolvimento, o cronograma de aquisição/instalação de equipamentos, o cronograma estimado de desembolso financeiro e considerações gerais. 

Nesses últimos dois anos e meio, foram elaborados Planos de quase a totalidade dos órgãos do Estado. A partir desses Planos são implantados: a infra-estrutura de informática e os sistemas, buscando a modernização dos serviços públicos do Paraná.

Os Planos de Informática serão revisados periodicamente (1 a 2 anos) visando a sua adequação às demandas (principalmente) e à tecnologia.

O setor público, principalmente, no Paraná, a partir de 1995, vem tomando um rumo de informatização jamais visto antes no setor.