Autor: Michel Cesar dos Santos - Estagiário da GPS

Atualmente, o computador deixou de ser visto pelos empresários como uma simples ferramenta que auxilia a empresa a verificar a exatidão da parte administrativa. Hoje, a informática contribui para a tomada de decisões, sendo o computador um grande aliado para administrar o futuro da empresa. O processo de informatização, como qualquer mudança, precisa ser convenientemente planejado. Não basta comprar um computador, é necessário um trabalho de implantação de uma nova filosofia de trabalho para a empresa, em termos de administração de sistemas.

O PDI, Plano Diretor de Informática, tem a finalidade de estabelecer o planejamento da informatização na empresa, estabelecendo diretrizes básicas que nortearão as atividades relacionadas com a informática na empresa.

Pontos a serem observados na execução do PDI

Algumas vezes, na área de informática, observamos a existência de fatores que demonstram claramente que esse planejamento não foi adequadamente executado. Estes fatores seriam:

• A existência de usuários insatisfeitos;
• Pequena participação da alta administração no apoio à Informática;
• Documentação falha e desatualizada;
• Desenvolvimento de Planos Diretores de Informática sem a visão do plano de metas das empresas.

Não há observação dos aspectos que deveriam compor a elaboração do PDI. Muitas vezes, alguns erros comuns podem ser evitados se forem seguidos os procedimentos corretos. Alguns desses aspectos são citados a seguir:

• Perfeito conhecimento do Plano de Metas;
• Conhecimento e avaliação dos sistemas existentes. Os projetos não devem ser considerados isoladamente, e sim como um todo;
• Devem ser estabelecidas prioridades;
• Análise criteriosa da necessidade de evolução da estrutura técnica com relação ao período coberto pelo plano;
• Custos e benefícios;
• Recursos Humanos envolvidos;
• Os prazos precisam ser baseados em anteprojetos para que não sejam estipulados prazos, muitas vezes, irreais;
• Os equipamentos não são avaliados tecnicamente para se adaptarem ao ramo de negócio da empresa. Então, o plano precisa ter estratégias definidas quanto à tecnologia e modalidade de processamento;
• Ausência de critérios de seleção, treinamento, avaliação e promoções, gerando quadro de pessoal heterogêneo;
• O plano de carreiras deve ter estreita relação com o treinamento;
• O desenvolvimento de projetos sem estimativas nem orçamentos aprovados.

Caso esses pontos sejam observados, o PDI tem grandes chances de obter sucesso. Senão, estará condenado ao fracasso.


Dificuldades Encontradas na Execução do Plano Diretor de Informática

Durante a execução do Plano Diretor de Informática, deparamo-nos com uma série de dificuldades. Algumas delas são citadas abaixo:

• O mercado, as novas tecnologias, a economia, alteram o plano de metas da empresa, fazendo com que o Plano Diretor de Informática sofra ajustes, dificultando manter a coerência do plano com as estratégias, objetivos e diretrizes dos órgãos usuários;
• Dificuldade em quebrar a resistência a mudanças por parte de alguns funcionários da empresa. Essa dificuldade deve-se a fatores como incerteza quanto ao emprego e valores ou perspectivas diferentes. Quanto aos técnicos em informática, alguns fatores que influenciam nessa resistência são o questionamento da filosofia técnica e a incerteza de se atingir os resultados desejados;
• A possível falta de participação da alta administração e de alguns usuários é uma dificuldade a se considerar. Isso se deve ao fato da alta administração, freqüentemente, acreditar que o assunto tratado, por ser extremamente técnico, dispensa sua colaboração, limitando-se a delegar autoridade. A ausência da cúpula administrativa representa para o restante da empresa que o projeto não é importante. Então, os usuários também não se comprometem com o projeto;
• A falta de documentação dos sistemas anteriores dificulta muito a análise da situação atual, uma vez que se faz necessário o estudo dos sistemas que atualmente estão sendo utilizados na organização;
• Eventualmente, pode ocorrer dificuldade em adequar a solução proposta aos limites financeiros impostos pela alta diretoria. O fato do PDI ser bastante abrangente e requerer um grande número de pessoas altamente qualificadas e com remuneração elevada, além da eventual mudança para arquitetura de processamento distribuído ou outras mudanças substanciais, contribuem para encarecer o projeto;
• Dificuldade, em alguns casos, com a indisponibilidade e até a falta de conhecimento de recursos tecnológicos, como banco de dados, comunicação e outros;
• A aplicação de recursos em atividades não prioritárias ou sem qualquer sistematização dificulta a execução do Plano Diretor de Informática;
• A dificuldade em apropriar custos e mensurar benefícios é um grande obstáculo na execução do PDI, pois nem sempre os benefícios que a informatização trará são fáceis de se medir. Por exemplo, a rapidez na execução de determinada tarefa possibilitará a execução de mais vendas no mesmo período, acarretando um lucro maior para a empresa;
• Criar uma estrutura de serviços que responda adequadamente às necessidades de curto prazo e que, ao mesmo tempo, evolua, tendo em vista as necessidades futuras, constitui uma dificuldade a se considerar.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

[1] KUGLER, J. L. C. Planejamento de informática. [S.l.]: Secretaria Especial de Informática, [198-]

[2] RODRIGUES, P. R. Administrando a informática. São Paulo: Pioneira, 1989.

[3] SANTOS, J. R. R. dos. Planejamento estratégico e tático de informática: plano diretor. Rio de Janeiro: SCI, 1982.

[4] SAVIANI, J. R. O analista de negócios e da informação. São Paulo: Atlas, 1992.