A tecnologia da informação evoluiu através de sistemas eficazes de gerenciamento proporcionando maior qualidade e rapidez na busca de resultados. Apesar da informatização dos processos das corporações, na maioria das vezes a informação permanecia processada manualmente, utilizando grandes volumes de documentos.

A solução encontrada para agilizar o fluxo das informações foi a criação de métodos de conversão de documentos em papel e/ou microfilme para interligação da imagem ao dado através de sistemas de armazenamento de imagens eletrônicas. É possível armazenar, por exemplo, um arquivo de quatro gavetas (120 mil documentos) em um disco de 12 polegadas. O tempo de pesquisa não ultrapassa 30 segundos enquanto na forma de papel, o documento pode levar mais de 5 minutos. A aplicação desta tecnologia proporcionou uma maior rapidez no acesso aos documentos, melhorando o fluxo das informações dentro das empresas.

Para implantação de um sistema de armazenamento e recuperação de documentos são necessárias as seguintes etapas:

Estudo do Problema:

• Análise da eficiência do sistema atual que manipula os dados organizacionais;
• Levantamento da documentação existente;
• Diagnóstico sobre o fluxo de informações.

• Plano de abordagem da solução;
• Estratégia de desenvolvimento.

Especificação da Solução:

• Estudo de software e hardware no mercado;
• Seleção de alternativa adaptada aos sistemas já existentes;
• Definição de proposta e roteiro de implementação da solução.

Execução da Proposta:

• Execução do roteiro;
• Implementação da proposta;
• Acompanhamento dos resultados obtidos com a implantação (FEEDBACK).

No mercado existem várias soluções tanto para software como para hardware.

Para sistemas de grande porte verificamos a utilização da indexação de documentos por campos definidos dentro de uma estrutura de armazenamento. Para sistemas de pequeno e médio porte, verificamos a utilização do hipertexto onde todas as palavras contidas no documento são pesquisáveis. Isso é possível através do processo de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) aliado ao software de gerenciamento dos documentos, permitindo a pesquisa para acesso através de chaves de indexação e pelo conteúdo do documento.

A plataforma depende do porte da instalação, onde basicamente teríamos:

Um micro 486 DX2, 66 MHZ com, no mínimo, 8MB de memória, com capacidade de disco de, no mínimo 540 MB, stand alone ou em rede.

Scanner de mesa com velocidade, resolução, formato e alimentação de folhas dependendo da aplicação dentro do sistema.

Impressora de tecnologia laser com formato e velocidade dependendo da aplicação.

Unidade de gravação e leitura de discos WORM e "rewritable" dependendo da capacidade dos discos a serem utilizados.

Os discos WORM são encontrados nos tamanhos 51/4, 8, 12 e 14 polegadas. São discos semelhantes ao CD-ROM mas com maior capacidade. Permitem uma única gravação. Os discos "rewritable" podem ser gravados mais de uma vez.

Para sistemas de armazenamento de documentos são mais indicados os discos WORM e CD-ROM por não permitirem a atualização e manipulação de documentos já gravados.

Na relação acima poderíamos colocar ainda uma unidade de gravação de CD-ROM (CDR) como meio de distribuição de documentos e de baixo custo em relação às outras mídias.

Este breve relato visa difundir um pouco mais a utilização do processamento de imagens, tendo em vista que a tecnologia é emergente.

Hoje em dia, verificamos que ainda poucas organizações utilizam estes sistemas e a tendência é que haja um maior inter-relacionamento entre imagens eletrônicas e processamento de dados, proporcionando maior rapidez no fluxo de informações corporativas com a utilização desta tecnologia.