Autora: Clecy Maria Amadori Cavet

1. Introdução

“No princípio, era o Protocolo Integrado, no mainframe...”.

Ao escrever esta proposta, não tive grandes preocupações quanto a parte tecnológica, considerando que não tenho conhecimento técnico para desenhar uma solução, mas conclui que isto fica sob a responsabilidade da CELEPAR, a qual é detentora deste segmento.

O slogan escolhido para este trabalho é “ Protocolo Integrado, no mainframe, é coisa do passado!”.

2. A proposta

O que conheço do contexto do Protocolo Integrado é decorrente do uso no dia a dia e da percepção do processo, bem como do utilização do próprio sistema.

Podemos começar com o seu nome/sigla. O nome do aplicativo - Sistema Integrado de Protocolo é interessante, mas não tem cumprido sua função. Não é nenhum pouco difícil identificar vários sistemas de protocolos existentes em órgãos diversos. A antiga sigla SPI, tinha tudo a ver com o nome, porém, quando mudou para AAX, passou a não corresponder mais com a sua identidade inicial. Entendemos que devemos utilizar siglas semelhantes ao nome, justamente para que o nosso lado intuitivo nos auxilie nas tarefas do dia-a-dia. Nesta questão, como sugestão, se realmente fosse desenvolvido uma nova solução para todos os órgãos, poderíamos chamá-lo de Gestão Integrada de Protocolos -- GIP.

Definido o nome, a primeira tarefa seria identificar as soluções existentes em cada órgão, mapeando as diversas características que cada uma possui e o que é importante para cada instituição, de forma que a nova solução contemple as necessidades globais e individuais percebidas.

Como característica determinante, a integração entre órgãos, processos e sistemas deveria ser perseguida avidamente por esta solução, vislumbrando inclusive a possibilidade de que o processo seja totalmente eletrônico, desde a sua geração até a finalização, dando inclusive insumos automáticos para outros sistemas, tais como o de Legislação na Internet e envio para publicação de atos no DIOE, racionalizando espaço de armazenamento de documentos eletrônicos. Esta solução poderia prever um módulo que instrumentalizaria o DETO na realização de seus procedimentos de remessa.

As telas do Protocolo Integrado são de difícil entendimento. O fato é que nos acostumamos com telas amigáveis, ícones, enfim, algo mais interativo, o que não são características atuais do Sistema de Protocolo. Portanto, para esta questão, vou arriscar usar um termo técnico, a solução seria desenhar uma nova interface para ele.

Inserir a tecnologia de código de barras no processo de protocolo também representaria um diferencial significativo, pois traria agilidade na tramitação e assertividade na questão da digitação dos números dos protocolos, trazendo ganhos para a Administração Pública, nas questões de economicidade de tempo e recursos humanos.

Tabelas genéricas de assuntos, palavras chaves e de temporalidade de documentos, racionalizaria o tempo que cada processo ficaria nos setores/órgão, estabelecendo padrões e propiciando agilidade no cadastramento inicial do processo eletrônico. Com a tabulação dos dados, haveria a possibilidade de emissão e elaboração de relatórios gerenciais e estatísticos subsidiando a tomada de decisão dos dirigentes.

Prevendo neste projeto o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, teria-se a preservação documental de forma segura, transparente e confiável, pois haveria inibição da tramitação física dos documentos. Isto facilitaria a sua localização e permitiria consultas e emissão de pareceres, simultaneamente pelos diversos órgãos envolvidos. Inerente a esta etapa, utilizar-se-ia a tecnologia workflow, o que auxiliaria no processo de tramitação, tanto dos documentos, quanto do próprio encaminhamento. Deve-se ressaltar que esta solução deve prever um controle de acesso de funções e de pessoas/órgãos.

Com esta proposta, será necessário a reformulação de consultas na Internet, possibilitando ao usuário, informações mais precisas do processo, além da disponibilização em um único sítio, já que a integração do protocolo será uma característica predominante.

Considerando a questão cultural e de legislação, esta solução pode ser implementada de forma gradativa ou através de um projeto piloto, envolvendo um número pequeno de órgãos, até o seu refinamento e aprimoramento, reduzindo-se assim, impactos da mudança.

3. Benefícios

- Visualização mais simples, intuitiva das informações;

- Integração de informações, processos, sistemas e órgãos;

- Agilidade do processo com o uso de código de barras, além de redução de erros na digitação;

- Racionalização de espaços físicos e virtuais no armazenamento dos documentos;

- Redução de custos operacionais e de recursos humanos;

- Redução do nível de retrabalho nas diversas instâncias de tramitação dos documentos;

- Com o uso da tecnologia de workflow, haverá maior transparência, segurança e confiabilidade dos processos e das informações;

- Padronização nos procedimentos de Protocolo em toda a estrutura do estado;

- Possibilidade de geração de informações e relatórios estatísticos as diversas instâncias administrativas;

- Possibilidade de disponibilização da íntegra das informações relativas à um processo, inclusive com visualização dos documentos componentes do protocolado;

- Dando ênfase na segurança, a tramitação é inalterável, fazendo parte integrante do histórico do processo;

- Com o controle de acesso, possibilitará que cada órgão acesse somente suas informações, fazendo um acompanhamento dos seus processos.

- Para o cidadão, possibilitará uma visualização mais amigável e completa do processo na Internet em um único endereço eletrônico.

4. Conclusão

Dada a especificidade deste trabalho, esta proposta não elenca todas as características que um Sistema deste porte requer, mas, delineia os pontos principais, que irão nortear um estudo mais aprofundado quando chegar na instância técnica.

Convém ressaltar a importância que este projeto terá na transformação de uma estrutura de governo mais transparente, dinâmica e voltada para resultados.

Este projeto não é voltado a um segmento específico, mas sua abrangência atinge toda esfera governamental do estado através do seu nível instrumental, promovendo o aperfeiçoamento e a otimização dos procedimentos administrativos, oferecendo serviços com excelência e qualidade, cumprindo assim, de forma integral com o seu papel. Representando também, ganhos expressivos para a comunidade, propiciando ao cidadão um acesso facilitado às informações.