Introdução

Uma organização produz e utiliza uma grande quantidade de informações para desenvolver com qualidade suas tarefas e produtos. Estas informações são geradas e armazenadas nas mais variadas formas: estão em sistemas informatizados em máquinas de grande porte, em rede ou em estações, há processos que geram informações em papel de forma manual ou através de aplicativos do tipo Office, existem informações históricas que são armazenadas em volumes ou de forma mais moderna em mídias digitais, etc. Como foram geradas em momentos e setores diferentes, quase sempre estas informações não utilizam uma mesma tecnologia e padrões únicos, assim a sua recuperação e integração carecem de agilidade.

Toda a tentativa de uniformizar e padronizar as informações sempre encontram os mesmos tipos de dificuldades: Como tratar de forma adequada a quantidade enorme de informações da organização? Qual o padrão que podemos adotar? O que fazer com o legado?

O objetivo deste artigo é descrever como a Secretaria da Fazenda - SEFA está tratando este problema, visando sempre melhor atender a sua missão. Neste sentido, será apresentada a solução Intranet do órgão, denominada Sefanet.

A Intranet demonstra-se uma solução eficiente para manter e distribuir informações com rapidez e eficiência em uma organização. Suas potencialidades são enormes: divulgação de informações gerais e setoriais, disseminação de conhecimentos, treinamento e suporte à distância, canal para troca de experiências, prestação de serviços de organização/ setoriais/pessoal, consultas a bases de dados existentes sob visão operacional e gerencial e outros.

Outro conceito, difundido atualmente, é o da Intranet ser o Portal da Internet para a organização. Assim, podemos ampliar significativamente os serviços e informações disponíveis na Intranet através do que está disponível na Internet. São encontrados serviços e informações específicos à área de atuação da organização na Internet, sendo que podem ser divulgados e/ou inseridos na Intranet.

O interessante é a possibilidade de integração das informações através de uma forma padrão, conhecida e bem aceita, que é o da Internet. Este formato, além de possibilitar a integração de várias mídias diferentes, permite a integração com outras ferramentas do tipo Office, agilizando a geração de novas informações.

Todas as informações já existentes na organização podem rapidamente ser aproveitadas ou adequadas para serem distribuídas através da Intranet, a partir de algumas poucas alterações no processo de geração.

A Sefanet é a solução Intranet da Secretaria da Fazenda. Está liberada para acesso através da Rede Corporativa do Governo, protegida através do que é denominado FIREWALL, que é um conjunto de equipamentos e software que restringem o acesso aos servidores da rede por equipamentos que estão fora deste ambiente. As estações da rede têm a possibilidade de se comunicar com quaisquer outros servidores. Outros mecanismos de segurança podem ser adicionados, dependendo do interesse dos usuários.

A integração de informações é propiciada através da geração de páginas HTML (padrão Internet), estáticas e dinâmicas. No desenvolvimento de páginas dinâmicas podemos acessar bancos de dados em mainframe/servidor local e Notes ou através de integração com as ferramentas Office. No caso de bancos de dados já existentes podemos manter as aplicações que atualizam as informações, simplesmente gerando novas saídas no novo padrão. Desta forma o patrimônio existente é preservado e aproveitado.

Atendendo ao requisito de agilidade no desenvolvimento foi definido o Microsoft Internet Explorer como o browser padrão para navegação. Diferentemente da Internet, onde o público é heterogêneo e as opções de escolha são as mais variadas, em uma organização pode-se padronizar a forma de acesso, em benefício de obtenção de conhecimentos mais especializados e de maior rapidez no atendimento de necessidades.

A seguir serão apresentadas aplicações da primeira versão da Sefanet já implantada e em operação. Destaca-se que a Sefanet é um site dinâmico, onde, diariamente (ou quase), são disponibilizadas novas aplicações.

Tanto o Organograma como Atribuições são páginas HTML estáticas. Nas restantes foi aproveitada uma aplicação já desenvolvida em Delphi/Paradox, sendo que o banco de dados foi convertido para SQL-Server. Novas saídas HTML foram desenvolvidas e o banco de dados continua sendo mantido pela aplicação original.

Informações de Local Físico e Equipamentos estão em páginas HTML estáticas. A Biblioteca é uma aplicação HTML e banco de dados Adabas, que disponibiliza informações de acervo das principais bibliotecas do Governo do Estado, entre elas está o da SEFA.

Cada setor interessado em disponibilizar suas informações na Sefanet, recebe uma aplicação Notes para organizar e inserir suas informações. Os usuários setoriais podem Colar ou Anexar suas informações livremente, de acordo com sua forma de trabalho. Esta aplicação é convertida para HTML via Domino.

Alguns setores, estrategicamente definidos, adicionam informações de Atos Administrativos da organização em aplicação Notes, que é convertida para HTML via Domino.

Os usuários inserem Solicitações Administrativas e de Informática em páginas HTML convertidas para Notes via Domino. Os setores responsáveis recebem as solicitações, tomam providências e respondem aos solicitantes.

Neste tópico são disponibilizadas informações e serviços de cunho pessoal. Download é uma página HTML estática e Classificados é uma página HTML convertida para Notes via Domino. Em Caixas Postais Notes os usuários podem acessar em páginas HTML as suas caixas postais sem a necessidade de acessar o Notes. Em Variedades, Links Úteis e Indicadores Econômicos são acessadas informações e serviços disponíveis na Internet, tais como: programação da cidade, dicionário de português, manual de redação, sites de tradução português/inglês/português, e-mail gratuito, auxílio à lista telefônica, localização de endereços, jornais/revistas e vários outros.

Visando a execução das suas atribuições a SEFA está organizada em 4 Coordenações: Coordenação da Assuntos Econômicos - CAEC; Coordenação da Administração Financeira do Estado - CAFE; Coordenação de Orçamento e Programação - COP e Coordenação da Receita do Estado - CRE.

A Sefanet disponibiliza tópicos específicos para cada Coordenação:

• Administração Financeira:

São liberadas informações a respeito do Sistema Integrado de Administração Financeira - SIAF, desenvolvido em Natural/Adabas, tais como: Descrição, Módulos, FAQ, Tutoriais, Solicitação de Serviços, Sugestões, Consultas e outros. Várias técnicas são utilizadas: páginas HTML estáticas e dinâmicas com acesso a bancos de dados locais e no mainframe. Também são liberadas páginas HTML estáticas dos Balanços Gerais de 1997 e 1998.

• Orçamento e Programação:

São liberadas informações a respeito do Sistema de Controle de Orçamento e Programação - COP, desenvolvido em Natural/Adabas, com os mesmos itens do SIAF. Para complementar são liberadas páginas HTML estáticas da Lei Orçamentária de 1999.

• Assuntos Econômicos e Receita do Estado:

São liberadas informações e serviços das Coordenações disponibilizadas no site Internet da SEFA. Entre elas, e em Assuntos Econômicos, encontramos informações a respeito do Fundo de Participação dos Municípios no ICMS e outros. Na Receita do Estado são disponibilizadas informações a respeito de Impostos Estaduais (ICMS, IPVA, etc.), Formulários/Documentos de Arrecadação, Serviços (calendários, consultas, etc.) e área de Download.

Neste tópico são disponibilizados links para sites de informações e serviços disponíveis na Internet, tais como: mecanismos de busca nacionais e internacionais, sites do governo federal/estaduais e instituições financeiras internacionais.

Neste tópico são disponibilizadas páginas HTML convertidas para bases Notes via Domino para oferecimento de Sugestões para a Secretaria, Coordenações e para a Sefanet.

Neste tópico é disponibilizada página HTML convertida para base Notes via Domino, para criação e operacionalização de Grupos de Discussão.

Neste tópico são disponibilizadas várias informações de interesse geral da organização, tais como: Dicas de Funcionamento e FAQ da Sefanet, Dicas de Microinformática, Glossário Internet, Resumos de Projetos de Informática da SEFA junto ao Programa Nacional de Administração Financeira - PNAFE, etc. São aplicações em páginas estáticas e dinâmicas com acesso a banco de dados locais.

Nota: quem tiver acesso à rede corporativa está convidado a ver na prática o site da Sefanet através do endereço: http://10.12.1.2/sefanet.

Vislumbrando as potencialidades que a Intranet pode oferecer para a organização, entende-se que o trabalho está apenas iniciando. A equipe de desenvolvimento, formada por técnicos da SEFA e CELEPAR, sabe quais os benefícios do projeto, está aprimorando os seus conhecimentos, desenvolvendo competências e organizando o ambiente e os processos para obter agilidade no atendimento das necessidades.

Anima-se com os resultados alcançados e a partir disto está estabelecendo novos desafios mais ambiciosos. Interessante é verificar o aspecto humano do projeto. Junta-se e destaca-se talentos: pessoas com conhecimento no negócio com pessoas com conhecimento técnico dos novos processos e tecnologias envolvidos. Estabelecidos os objetivos, o grupo demonstra-se com capacidade e habilidade para alcançá-los.

A receptividade da organização ao produto é heterogênea e isto é visto como naturalidade. Alguns assimilam com mais rapidez os novos conceitos, procurando maneiras de obter seus próprios resultados com o que está sendo disponibilizado. Outros apresentam dúvidas sobre a efetividade e as reais possibilidades do produto. São necessárias, pois suas críticas e sugestões farão com que a equipe de desenvolvimento se desdobre em novas formas de atendimento, evoluindo, assim, todo o processo.

O importante de tudo é que o projeto tem apoio do grupo diretivo da organização, que entende que a ferramenta pode auxiliar na consecução de seus objetivos. Isto é imprescindível, pois o restante são desafios que certamente serão vencidos.