V Congresso de Informática Pública II Prêmio CONIP de Informática Pública
Ozir Francisco de Andrade Zotto – GPT
Lilia M. Vargas
Luís Otávio Campos Alvares – UFRGS
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Esse artigo ficou em 3º lugar na Categoria Administração e Finanças do V Congresso de Informática Pública, que aconteceu em São Paulo, de 14 a 16 de junho. A divulgação está no site: http://www.conip99.com.br ou diretamente na página http://www.conip99.com.br/regupremio.html. RESUMO Em 1995, o Estado do Paraná escolheu o software Lotus Notes como solução de correio eletrônico distribuído e automação de escritórios para suas estruturas organizacionais. Desde então, a implantação dessa ferramenta groupware está ocorrendo em todos os níveis da administração pública. Este artigo resume o histórico da implantação do Lotus Notes e apresenta alguns resultados preliminares de um projeto em andamento na Companhia de Informática do Paraná – Celepar, para analisar os impactos organizacionais e sociais produzidos pela utilização dessa tecnologia groupware na administração pública do Estado. Esse projeto também está sendo utilizado como base para uma dissertação de Mestrado em Ciência da Computação pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul. 1. Introdução Seguindo as tendências tecnológicas dos anos 90, que apontavam para um ambiente de processamento distribuído, o Estado do Paraná, em 1995, através de uma licitação pública, escolheu o software Lotus Notes como solução de correio eletrônico distribuído e automação de escritórios para suas estruturas organizacionais. Desde então, a implantação dessa ferramenta groupware está ocorrendo em todos os níveis da administração pública do Estado. Após mais de 3 anos do início desse processo, a previsão inicial de 3.600 licenças já foi amplamente superada. Existem atualmente mais de 7.000 usuários Lotus Notes, alocados em praticamente todos os níveis da administração pública. Nesse mesmo período, mais de quatrocentas aplicações Lotus Notes foram desenvolvidas. Numericamente o objetivo inicial já foi superado e um ganho imediato de produtividade pode ser percebido com a melhoria de comunicação entre os órgãos que adotaram o Lotus Notes. Além de terem seus processos de comunicação agilizados, os diversos órgãos da administração pública agora trabalham de forma muito mais integrada, com maior padronização de procedimentos, ordenação dos fluxos de trabalhos e mais transparência nos processos. Entretanto, pouco se conhece sobre os impactos sociais e a melhoria na eficácia obtida com a utilização dessa ferramenta groupware. Com este artigo apresentamos um resumo do histórico da implantação do Lotus Notes e mostramos alguns resultados preliminares de uma pesquisa para avaliar esses resultados na administração pública do Paraná. 2. Inovações – do Teleprocessamento para a Rede de Computadores Até 1993, o ambiente de informática do Estado do Paraná era caracterizado por um modelo centralizado. No centro desse modelo estava a Companhia de Processamento de Dados do Paraná - a Celepar, que desde sua fundação, em 1964, ocupava uma posição de domínio de todos os processos de informatização e de desenvolvimento de aplicativos para os demais órgãos do Estado. As exceções eram os CPDs da COPEL (Companhia de Energia do Paraná), Banestado (Banco Estadual do Paraná) e a partir de 1991, da Sanepar (Companhia de Saneamento do Paraná) (CUNHA, 1994; KANTEK, 1993). A interiorização dos serviços da CELEPAR já havia iniciado em 1984, através da instalação de terminais IBM 3270 no IAPAR em Londrina. Em 1989, esse atendimento já se estendia para 42 pontos em 22 municípios no interior do Estado. Em 1993 a topologia dessa rede já atingia 119 pontos em 39 municípios do Estado. Os principais clientes eram os Núcleos Regionais da Secretaria de Educação, as Gerências de Recursos Humanos da Secretaria da Administração e as Delegacias Regionais da Secretaria da Fazenda, que operavam seus sistemas diretamente das várias regiões do Estado. Os usuários desses sistemas corporativos apresentavam uma forte demanda de comunicação por troca de mensagens. Como conseqüência, esses próprios sistemas começaram a gerar mecanismos simples de comunicação. Ainda não se conhecia a Internet, e o conceito de correio eletrônico estava para ser descoberto num futuro próximo, então esses mecanismos eram relativamente primitivos, pela tecnologia empregada. Mas os resultados foram bem interessantes, pois era bem mais eficiente enviar mensagens pelo próprio sistema do que telefonar ou enviar fax, cada vez que fosse necessário comunicar-se com os demais usuários em qualquer ponto do Estado (SCALET, 1998). Essas soluções "caseiras" caracterizavam um primeiro conceito de grupos de interesse, mostrando um potencial para se buscar uma solução de automação de escritórios de todo o governo. Desde 1993 já existiam estudos internos na CELEPAR (BARA, 1993) que comentavam a existência do correio eletrônico e a necessidade de atender aos padrões internacionais na sua adoção. A aquisição dessa solução só viria a ser encaminhada a partir das Câmaras Técnicas do SEI - Sistema Estadual de Informações. O SEI, instituído por decreto governamental, tinha como objetivo a integração de todos os sistemas de informação da administração direta e indireta do Poder Executivo. 2.1 Correio Eletrônico - Proposta de Padronização A Câmara Técnica de Integração de Sistemas Computacionais (CTISC) foi instalada em 10/02/1994, com a participação das seguintes instituições: Banestado, Celepar, Copel, Sanepar, SEAD, SEED e SETI. O primeiro documento emitido pela Câmara foi a norma CTISC-001, que estabelecia como objetivos (BARA, 1994):
Tendo essa norma como base, o Estado do Paraná publicou um edital em março de 1995 para adquirir uma Solução de Correio Eletrônico com funções de Automação de Escritório. Como resultado desse edital, sagrou-se vencedora uma proposta baseada no software Lotus Notes. 3. A Implantação do Lotus Notes Desde agosto de 1995, quando foi ativado o primeiro servidor Lotus Notes na Celepar, a implantação dessa tecnologia vem acontecendo numa evolução constante, como pode ser visto na Tabela 1. Tabela 1 – Evolução da implantação do Lotus Notes
3.1 Estratégia de Implantação Para iniciar o processo de implantação da tecnologia de Automação de Escritórios no Estado a CELEPAR estabeleceu uma parceria com a SEAD, que cuidou da contratação da solução como um assunto de interesse do Estado. Isso garantiu um ganho de escala e evitou que cada órgão fosse buscar sua própria solução. Também garantiu um ponto crucial para a maioria dos órgãos: uma verba única e centralizada para a execução total do projeto. Escolhido e adquirido o produto, a próxima etapa foi usar a própria CELEPAR como "laboratório" de implantação, para assimilar a nova tecnologia e reproduzir o modelo nos demais órgãos do Estado. A mudança cultural trazida pelo Lotus Notes foi grandiosa e assimilada aos poucos pelos funcionários. A função principal - o carro-chefe do Notes - era o correio eletrônico. Mas as pessoas estavam muito acostumadas a usar a comunicação por memorandos e por telefone. Tanto que, no início, algumas pessoas enviavam uma mensagem e em seguida ligavam avisando, pois nem sempre o receptor tomava conhecimento. Nesse estágio, foi fundamental a decisão da própria Diretoria, que exigiu que todas as informações para eles fossem enviadas através do Lotus Notes, provocando um efeito em cascata no resto da hierarquia da empresa. Assim mesmo, um acompanhamento demonstrou a demora de quase 6 meses para que todos os funcionários tivessem aberto pelo menos uma vez a sua caixa postal. E isso foi conseguido somente com uma dedicação intensa do encarregado administrativo do Lotus Notes, atuando diretamente junto às chefias das pessoas mais resistentes. A facilidade de uso e agilidade no fluxo de informações acabou prevalecendo. E logo o Lotus Notes passou a ser, não somente o meio de comunicação oficial na empresa, mas também considerado como imprescindível pela maioria dos seus usuários (ZOTTO, 1999). 3.2 A Evolução dos Aplicativos No inicio, as primeiras bases criadas eram simples Quadros de Avisos, como a Lista Telefônica interna e outras informações, como as Normas Técnicas da Empresa e os Atos Administrativos da Diretoria. Em seguida, foi criado um primeiro aplicativo, a Alteração de Lotação, onde o próprio funcionário podia atualizar dados sobre o seu local de trabalho no seu próprio computador. Outro aplicativo criado, por iniciativa da Diretoria Técnica, foi a base de "Informações Gerenciais", onde todas as gerências colocavam livremente as informações de suas áreas. Esse foi o primeiro aplicativo corporativo da empresa, e o interesse pela sua utilização foi tão grande que acabou evoluindo para um sistema de Gerenciamento de Projetos, hoje em sua versão 4. Atualmente esse aplicativo é considerado um modelo de gestão de projetos, tendo sido inclusive premiado no CONIP’98 (MORENO e CUNHA, 1998). À medida que o interesse pelo Lotus Notes crescia, começaram a surgir dezenas de novas bases de dados, muitas envolvendo utilização de fluxo de trabalho, que o Notes facilita operacionalizar, como por exemplo: Solicitação de Serviços, Requisição de Materiais, Autorização de Viagem, etc. A evolução do uso de outra tecnologia muito importante, que iniciou na CELEPAR na mesma época que o Notes – a Internet – induziu a evolução dos aplicativos Notes, que passaram também a ser usados para dispor informações de interesse do cidadão na rede mundial de computadores. 3.3 A Implantação do Notes nos demais Órgãos do Estado Ao findar o processo de implantação na Celepar, o grupo de trabalho responsável já tinha experiência suficiente para estabelecer critérios e orientações para realizar o mesmo trabalho com sucesso nos demais órgãos. Assim, foi possível para a CELEPAR implantar e reproduzir o seu modelo de utilização do Notes no resto do Estado. Em abril de 1999, já pode ser considerado que toda a administração pública do Paraná está conectada, utilizando o Lotus Notes, através de 59 servidores, em 81 órgãos e atendendo a um total de 7.027 usuários. A evolução da implantação do Lotus Notes no Estado do Paraná pode ser vista na Tabela 1, anteriormente apresentada. 4. Resultados Autores como (Grudin, 1993) consideram sistemas groupware como de difícil compreensão, análise e avaliação. Esse autor alerta que a subestimada dificuldade que temos em avaliar groupware seria um dos motivos para os repetidos fracassos no desenvolvimento desse tipo de sistema. Pode ser extremamente difícil quantificar os ganhos obtidos em produtividade com a utilização dessa tecnologia. Mas os benefícios de sua utilização no trabalho são inquestionáveis, como pode ser comprovado por um projeto em andamento na Celepar, que está procurando analisar os impactos organizacionais e sociais produzidos pela utilização do Lotus Notes na administração pública do Estado. 4.1 A Avaliação dos Próprios Usuários O principal instrumento de coleta de informações dessa pesquisa foram questionários virtuais desenvolvidos, enviados, coletados e analisados através do Lotus Notes. Foram elaborados dois tipos de questionários. O primeiro (Q1) foi enviado a todos os usuários do correio eletrônico do Lotus Notes. O segundo (Q2) era um questionário complementar, somente para as chefias. Também foram realizadas visitas aos órgãos para observação direta, entrevistas gravadas com usuários e análises de logs do sistema. Os resultados preliminares indicam que há uma aprovação majoritária, e até quase um entusiasmo pelo uso do Notes. 68% dos respondentes consideram que sua produtividade melhorou com o uso dessa tecnologia, enquanto que 31% consideram que o Lotus Notes não interferiu em sua produtividade. Menos de 1% (7 pessoas em 869) consideram que a sua produtividade diminuiu. Através dos 869 usuários que responderam ao Q1, obteve-se uma tabela de características e indicadores de freqüência relativa quanto ao uso do Lotus Notes, como mostra a Tabela 2. Tabela 2 – Efeitos decorrentes do uso do Lotus Notes no trabalho
Fonte: ZOTTO (1999) Os benefícios administrativos obtidos pela organização com a utilização do Lotus Notes foi qualificada pelas 124 pessoas com cargos de chefia que responderam ao Q2, e podem ser vistos na Tabela 3. Tabela 3 – Benefícios administrativos / organizacionais do Lotus Notes
Fonte: ZOTTO (1999) 4.2 A Avaliação do Estado Num evento sobre Automação de Escritório do Governo, o Diretor Técnico da CELEPAR qualificou e deu exemplos das vantagens da adoção de uma ferramenta groupware por uma estrutura administrativa complexa, como o Estado do Paraná (SCALET, 1998):
5. Facilidade de Reprodução Como forma de comprovação da funcionalidade desse modelo, além de executar a implantação nos órgãos da administração direta, a CELEPAR também tem apoiado implantações do Lotus Notes na administração indireta. Esse trabalho já foi realizado em empresas de economia mista, como a COPEL (Companhia de Energia do Paraná), o Banestado (Banco Estadual do Paraná), a Sanepar (Companhia de Saneamento do Paraná) e na própria prefeitura municipal de Curitiba, onde, em menos de 3 meses, foram instalados 13 servidores Notes para atender 1.000 usuários. 6. Conclusão A adoção da tecnologia groupware Lotus Notes melhorou significativamente a produtividade e a qualidade dos serviços prestados pela administração pública do Paraná. Além de terem seus processos de comunicação agilizados, os diversos órgãos agora trabalham de forma muito mais integrada, com maior padronização de procedimentos, ordenação dos fluxos de trabalhos e mais transparência nos processos. O importante não é destacar a ferramenta, mas sim os processos que foram melhorados e as novas soluções disponibilizadas. A economia não é apenas de tempo e dinheiro. O verdadeiro ganho é a capacidade para tomar decisões corretas e mais rapidamente. Muitas oportunidades revolucionárias surgem para as organizações quando adotam uma tecnologia groupware como o Lotus Notes. Em menor ou maior grau, o Estado do Paraná já está se beneficiando de todas elas (SCALET, 1998):
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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